Microsoft Office 365: Schreibhilfen, Focused Inbox & nicht lineare Präsentationen
Microsoft hat die Abo-Office-Suite Office 365 um neue Funktionen zur Unterstützung der Arbeit mit Outlook, PowerPoint und Word ergänzt. Word erhält mit dem Researcher und Editor neue Recherche- und Korrektur-Möglichkeiten, Outlook soll wichtige Informationen hervorheben und PowerPoint nicht lineare Präsentationen vereinfachen.
Recherche-Hilfe aus Word heraus
Mit Researcher erhält Word eine Cloud-basierte Funktion, die den Nutzern dabei helfen soll, direkt aus Word heraus schnell zuverlässige Quellen zu einem Thema zu finden und inklusive korrekter Zitation in ihr Dokument einzufügen. Wie gut dies insbesondere im Hinblick auf wissenschaftliche Arbeiten funktioniert, muss sich noch zeigen. Dies wird nicht zuletzt vom Datenpool abhängen, der zur Verfügung steht.
Researcher greift hierzu auf den Bing Knowledge Graph zurück, mit dessen Hilfe passende Informationen gesucht und strukturiert dargestellt werden. Dessen Datenbasis soll in Zukunft unter anderem um Informationen aus bekannten Enzyklopädien, historischen Datenbanken sowie von Wissenschafts- und Gesundheitseinrichtungen erweitert werden.
Aktuell ist Researcher nur für Word 2016 für Windows-Desktops verfügbar, in Kürze soll die Funktion aber auch auf Mobilgeräten nutzbar sein.
Mehr Stilsicherheit mit dem Editor
Sind die ersten Informationen gefunden, geht es für gewöhnlich ans Schreiben. Auch hierbei soll Word in Zukunft noch stärker als bisher helfen. Der neue Schreibassistent für Word 2016 nennt sich Editor und soll – wiederum mit Hilfe der Cloud – stilistisch mit Rat zur Seite stehen. Maschinelles Lernen und die Verarbeitung natürlicher Sprache durch den Computer werden dabei mit Vorgaben von Linguisten kombiniert.
Der Editor macht dem Schreiber aktuell beispielsweise Vorschläge, die den Text vereinfachen und verschlanken sollen und hebt unklare Sätze sowie komplexe Wörter hervor und bietet Alternativen an. Im Laufe der Zeit sollen aber noch weitere Funktionen folgen.
So sollen die Rechtschreib- und Grammatikprüfung nach einem weiteren Update im Herbst in der Lage sein zu erklären, warum bestimmte Worte oder Redewendungen ungenau sind. Zudem wird mit dem Update die optische Hervorhebung von Hinweisen überarbeitet, um direkt sichtbar zu machen, ob ein möglicher Fehler die Rechtschreibung (roter Kringel), Grammatik (doppelt blau unterstrichen) oder den Stil (golden gepunktet unterstrichen) betrifft.
Tabs für Wichtiges und Unwichtiges im Outlook-Posteingang
Mit dem aktuellen Update stellt Microsoft die Focused Inbox für die Web-Versionen des Personal Information Managers zur Verfügung, nachdem bisher nur die Mobil-Varianten für Android und iOS diese Funktion boten. In den Mac- und Windows-Versionen von Office 365 soll die Focused Inbox ab Anfang September verfügbar sein, zeitgleich wird die bisherige Funktion Clutter eingestellt, die ähnlich funktionierte, die E-Mails aber in verschiedene Ordner verschob.
Der Posteingang wird dabei für mehr Übersichtlichkeit in die beiden Tabs „Relevant“ und „Sonstige“ aufgeteilt, in die potenziell wichtige respektive nicht so wichtige E-Mails einsortiert werden. Das Filtern erfolgt dabei automatisch auf Basis der Häufigkeit, mit der mit einem Kontakt kommuniziert wird, sowie des Inhalts einer E-Mail, wobei zum Beispiel Newsletter erst einmal unter Sonstiges landen. Durch das manuelle Verschieben von E-Mails in den einen oder anderen Tab kann der Algorithmus aber hinzu lernen.
Kontakte in E-Mails markieren
Eine weitere Neuerung in Outlook 2016 für Mac und Windows sind die bereits aus der Web-Version bekannten „@mentions“, die es Outlook-Nutzern einfacher machen sollen E-Mails zu erkennen, die ihre Aufmerksamkeit erfordern. Tipp der Nutzer im Text ein „@“ ohne vorangestellten Buchstaben, schlägt Outlook eine Liste der Kontakte vor, deren Namen eingetragen werden können. In der Mail werden diese später zum leichten Auffinden blau hervorgehoben, zudem wird die E-Mail-Adresse des Kontakts automatisch in das Feld „An:“ eingetragen. Dass er in einer E-Mail erwähnt wird, erkennt der Empfänger gleich im Posteingang von Outlook. Die jeweilige E-Mail wird durch ein @-Zeichen oberhalb der Empfangszeit markiert. In den Outlook-Versionen für Android, iOS und Windows 10 Mobile sollen die @mentions in Kürze ebenfalls funktionieren.
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@mentions in Outlook (Bild: Microsoft)
Zoom ermöglicht PowerPoint-Präsentationen mit flexibler Navigation
Die Windows-Version von Microsofts Präsentations-Programm PowerPoint erhält mit Zoom ein neues Werkzeug, das beim Erstellen von interaktiven, nicht-linearen Präsentationen hilft, die beispielsweise von einer Zusammenfassungsfolie aus geführt werden können. In welcher Reihenfolge die Folien gezeigt werden, ist dabei egal, was mehr Flexibilität bei der Ausgestaltung für unterschiedliches Publikum bieten soll.
