Adobe-Studie: Deutschland auf dem Weg zum papierlosen Büro [Anzeige]

Seit den 1970er-Jahren als Vision verfolgt, ist das papierlose Arbeiten in Unternehmen inzwischen weit vorangekommen. Zuletzt gaben 75 Prozent der befragten deutschen Firmen an, Maßnahmen zur Papierreduzierung getroffen zu haben. Kein Wunder, sind wesentliche Argumente doch geringere Kosten und eine viel höhere Effizienz.

Papierloses Arbeiten ist keine Vision mehr

Papierreduziertes Arbeiten hat in deutschen Unternehmen eine große Bedeutung. 89 Prozent der befragten Firmen räumen dem papierreduzierten Arbeiten einen (sehr) hohen Stellenwert ein. Doch nicht nur das.

Bei 75 Prozent der Befragten deutschen Unternehmen mit 10 bis 1.000 Mitarbeiter*innen wurden Maßnahmen zur Papierreduzierung umgesetzt und 24 Prozent haben Entsprechendes geplant. Nur 1 Prozent hat diesen Schritt nicht auf der Agenda.

Die Unternehmen, die entsprechende Maßnahmen zum papierreduzierten oder gar papierlosen Arbeiten planen, wollen das Thema dabei nicht mehr auf die lange Bank schieben. 52 Prozent wollen im nächsten Jahr handeln, weitere 42 Prozent in den kommenden zwei bis drei Jahren – ganz unabhängig von der Unternehmensgröße.

Gründe für papierreduziertes Arbeiten

Fragt man die 75 Prozent der Firmen, die schon Maßnahmen ergriffen haben, nach ihrer Motivation, sind messbare Einsparungen bei den Betriebskosten (78 %) an erster Stelle. Auf Platz 2 liegt das Ziel der Effizienzsteigerung (59 %).

Auf den Plätzen 3 und 4 folgen die positiven Auswirkungen einer weniger auf Papier basierenden Arbeitswelt auf die Nachhaltigkeits- (55 %) sowie die Digitalisierungsstrategie (50 %).

Und auch die Kund*innen hatten viele Unternehmen vor der Umsetzung der Maßnahmen im Blick: Die Customer-Experience sollte steigen (38 %), beispielsweise durch digitale Vertragsunterzeichnungen.

Von Erfolg gekrönt

Und diese Erwartungen wurden erfüllt: 94 Prozent der befragten Unternehmen, die Maßnahmen ergriffen haben, berichten von hohen (56 %) oder gar sehr hohen (38 %) Effizienzsteigerungen. Und noch besser: Die Akzeptanz der Mitarbeiter*innen für die Umstellungen ist in 90 Prozent der Fälle (sehr) hoch.

Die Erfolge mit den größten Auswirkungen haben Unternehmen eigenen Angaben zufolge bei der direkten Kosteneinsparung in Folge reduzierter Papier- und Druckkosten sowie der neuen Möglichkeit, auf digitale Dokumente von jedem Ort (Remote) zuzugreifen, erzielt. Auf dem dritten Platz liegen die Effizienzgewinne und freigewordene Lagerflächen für zuvor archivierte Papierdokumente.

Bedenken bei der Umsetzung papierloser Prozesse

Die positiven Erfahrungen der Unternehmen, die den Einsatz von Papier in den Arbeitsprozessen bereits reduziert haben, sprechen eindeutig dafür, es ihnen gleichzutun. Nach den Gründen gefragt, noch nicht gehandelt zu haben, nennen Firmen wiederum Unsicherheiten im Datenschutz, eine unzureichende IT-Unterstützung und die Archivierbarkeit der dann in Zukunft rein digitalen Dokumente an erster Stelle.

Auf die Menschen und die IT kommt es an

Die positiven Erfahrungen der handelnden und die Bedenken der zögernden Unternehmen haben die von den schon aktiven Firmen genannten praktisch erlebten Herausforderungen beim Wechsel von papiergebundenen zu digitalen Prozessoren bereits vorweggenommen:

Als größte Herausforderungen bei der Umstellung auf papierlose Prozesse werden etablierte Gewohnheiten als kultureller Faktor (46 %) und Anschaffungskosten für digitale Technologien (45 %) genannt.

Kein Wunder: Für 78 Prozent der Befragten sind digitale Lösungen zur Papierreduzierung im Büro die wichtigste Maßnahme. Dafür bedarf es passender Technologien mit auf neue Prozesse geschulten Mitarbeiter*innen.

Bereits eine Vielzahl von Prozessen wurde erfolgreich digitalisiert, wobei nur wenige als nicht papierlos gestaltbar gelten. Unter den digitalen Lösungen, die ehemalige Papierprozesse ersetzt haben, stehen Dokumentenmanagement-Systeme (78 %), Cloud-Speicher (73 %) und elektronische Unterschriftensysteme (64 %) ganz oben auf der Liste.

Der Markt bietet in allen drei Bereichen ein breites Angebot an Lösungen an:

• Dokumentenmanagement-Systeme
  • SharePoint von Microsoft, Alfresco, Adobe Acrobat Pro
• Cloud-Speicher
  • Google Drive, One Drive
• Elektronische Unterschriftensysteme
  • AdobeSign, DocuSign

Der Aufwand ist gut einschätzbar

Sieht man sich die Unternehmen an, die den Schritt bereits gegangen sind, wird klar, dass die Umstellungen auf papierreduziertes Arbeiten besonders gut planbar sind. Vier von fünf Befragten sagen, dass der Aufwand für die Implementierung genau richtig eingeschätzt wurde.

Adobe Acrobat Pro: eine unverzichtbare Ressource

Adobe Acrobat Pro ist eine unverzichtbare Ressource, um den Übergang zu einem papierlosen Büro nicht nur möglich, sondern auch nahtlos und effizient zu gestalten.

Mit Acrobat Pro können Dokumente einfach unterschrieben, elektronische Unterschriften eingeholt, PDF-Dateien bearbeitet und mit anderen abgestimmt werden; alles aus einem einzigen Programm heraus. Acrobat Pro kann von überall aus genutzt werden, ob auf einem Desktop-PC, Notebook, dem Smartphone, Tablet oder per Browser spielt keine Rolle.

Mit nur wenigen Klicks können PDF-Dateien allumfassend bearbeitet, Formulare unterschrieben oder digitale Unterschriften angefordert werden – ohne dass die Unterzeichnenden ein eigenes Acrobat-Konto benötigen.

Adobe Acrobat Pro ist der nächste Schritt in Richtung Effizienz und Umweltbewusstsein und macht in der Praxis erlebbar, wie einfach die Verwaltung digitaler Dokumente sein kann. Acrobat Pro kann 7 Tage kostenfrei getestet werden.

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Fazit

Das papierreduzierte Büro ist zunächst mit Initialkosten verbunden. Langfristig betrachtet bietet es jedoch eine deutliche Effizienzsteigerung aller Arbeitsabläufe, führt zu Kosteneinsparungen und trägt zur positiven Entwicklung von Unternehmen auf dem Weg in eine digitale und nachhaltigere Zukunft bei.

Studiendesign und Methodik

Die präsentierten Ergebnisse basieren auf einer Online-Befragung von Dezember 2023 bis Januar 2024, die das Marktforschungsinstitut Statista im Auftrag von Adobe durchgeführt hat. Teilgenommen haben 400 deutsche Unternehmen mit einer Größe von 10 bis 1.000 Beschäftigten. Von den 400 Firmen sind 300 bereits digital aufgestellt und 100 Betrieben steht noch eine Papierreduktion bevor.

• Das komplette Whitepaper zur Studie gibt es auf Adobe.com

Wie sieht es in der Community aus?

Wie steht es in der Community um das papierlose Arbeiten? Ersetzen digitale Prozesse papierbasierte Vorgänger bereits? Wie viel Arbeit findet immer noch ausschließlich oder parallel zur digitalen Variante auf Papier statt?

Weitere Details zu den bereits gemachten Fortschritten, den Vorteilen, aber auch den Hindernissen sind in den Kommentaren gerne gesehen.

• Mein Unternehmen hat bereits Maßnahmen umgesetzt
  70,7 %
• Mein Unternehmen plant mit Maßnahmen
  11,7 %
• Mein Unternehmen hat das nicht auf der Agenda
  17,6 %

205 Teilnehmer  +  43 Enthaltungen  •  Endergebnis