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Rechnungen Digitalisieren und Aufbewahren

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Dynasty

Ensign
Registriert
Dez. 2013
Beiträge
249
Hallo Jungs:)


So langsam aber wird es Zeit das ich meine Idee verwirkliche, seit gestern ist es mir auch zu viel geworden mit den vielen Rechnungen jedesmal verschwende ich meine Zeit mit Rechnungen suchen.



Vorstellung:

Sobald ich Rechnungen erhalte, werde ich die Blätter aus dem Cover entnehmen und die Blätter direkt in den Einzug des Drucker einlegen der sollte dann mit einem Knopfdruck die Blätter scannen und direkt auf mein NAS abspeichern.

Ich denke so ist es doch am einfachsten oder gibt es noch gute Programme die Texte erkennt und so korrekt sortiert ?
Kennt Ihr noch einen Scanner der extra für solche Anwendungen gedacht ist ?

Ich bin offen für alle Vorschläge.
Das ganze ist für Privatgebrauch gedacht.

Vielen Dank!
 
Moin, eventuell wäre das hier ja was für Dich? Habe von einem Bekannten gehört der es super findet.

https://box.fileee.com
 
sowas kann ja jeder normaler Scanner;)

Das wird aber so nix an deiner Situation ändern, denn dann liegen die Rechnungen nicht mehr auf deinem Papierstapel sondern im NAS und suchen musst du weiterhin!;), denn bis jetzt habe ich keine Software gesehen, die eine automatische Dateibeschriftung nach Rechnungsinhalt vornimmt.
Entweder wird einfach durchnummeriert oder es gibt einen Zeitstempel!
Für das sortieren musst du am Ende selber sorgen, in dem du deine gescannten Rechnungen ordentlich beschriftest und ggf. im richtigen Ordner im NAS ablegst!

@eselwald:
wieder was gelernt...was es nicht alles gibt! sieht interessant aus!
 
Zuletzt bearbeitet:
habe damit auch vor einigen jahren angefangen :D

ein drucker/scanner mit (manueller) duplex funktion ist hilfreich da der die seiten dann auch direkt sortiert. ein programm das den briefkopf ausließt und als dateinamen mit datum speicher habe ich leider nicht gefunden.
wenn man keinen drucker/scanner benutzen will kann man sich mal die dafür vorgesehenen dokumentenscanner anschauen, die sind aber ein gutes stück teurer als ein normaler drucker/scanner.

um texte zu erkennen kann man OCR verwenden, aber da jede firma einen anderen briefkopf hat wird es schwierig das dem programm beizubringen.

ich mache es so, dass ich einen ordner für die jeweiligen absender mache und den pdfs das absendedatum als namen gebe. so kann man das am einfachsten finden.
 
Die einfachste Möglichkeit die Rechnungen incl. OCR abzulegen wäre, diese einzuscannen und als durchsuchbares PDF zu speichern.
 
Und für die Ablage wäre ein digitalarchiv wie ELO oder MediaWiki mit der Extension pdfembed nötig. Sonst kann man die Rechnung nicht über Stichworte wiederfinden...
 
Icewurm schrieb:
Die einfachste Möglichkeit die Rechnungen incl. OCR abzulegen wäre, diese einzuscannen und als durchsuchbares PDF zu speichern.
Zum Vergrößern anklicken....

Ja, OCR wäre sehr praktisch bei der suche.
 
Ich werfe mal ELOOffice in den Raum. Ist für max 500 Dokumente auch kostenlos. Wenn es um Rechnungen geht, sollte das eine ganze Weile reichen da du ja auch einige wieder löschen wirst sobald nicht mehr benötigt?

Hat auch eine OCR, kann Briefköpfe erkennen und alles automatisch ablegen nach deinen Regeln sowie eine Verschlagwortung vornehmen.
 
jep. scanner mit ocr, ein netzwerklaufwerk am pc eines ordners des nas erstellen und "auf pc als pdf kopieren".

nur: diesen aufwand kannst du dir sparen. schlussendlich musst du die gescannte rechnung im bedarfsfall wieder ausdrucken... irgendwie digitaler-pleonasmus...
Kauf einen ordner, loche die rechnung und ordne die der reihenfolge ein. aufwand pro rechnung unter 30 sek.
aufwand mit scannen 1.minuten pro rechnung (scannen, umbennen).
 
Ich machs auch so, anschließend bennen ich das pdf mit Datum und Namen der Firma und Namen des Produktes.
Anschließend leg ichs ins Google Drive (das ist halt vom Datenschutzgedanken her so naja....)

Das beste an Google Drive ist, dass der auch pdfs durchsuchen kann.

Gebe ich im Google Drive in der Suche irgendwas ein, was nicht im Dateinamen steht
Zack, findet er mir die Rechnung, weil er auch in der pdf sucht.

@chrigu
Aber wenn du was suchst im nachhinein bist 1000mal schneller.
 
Zuletzt bearbeitet:
Ic3HanDs schrieb:
Ich werfe mal ELOOffice in den Raum. Ist für max 500 Dokumente auch kostenlos. Wenn es um Rechnungen geht, sollte das eine ganze Weile reichen da du ja auch einige wieder löschen wirst sobald nicht mehr benötigt?
Zum Vergrößern anklicken....

Löschen werde ich die nicht. Aber das ist kein Problem kann die Vollversion kaufen.

Ich Scanne die Rechnungen wie gewohnt über Scanner speichere die z.B Ordner: Scanner ab. Die ELOOffice findet dann alle Pdfs im Ordner Scanner und kann dann mit der Software die Dokumente verwalten und mit der Extension pdfembed die Dokumente dann auch suchen und finden, stimmt das soweit?
Ergänzung ()

Freak_On_Silicon schrieb:
Ich machs auch so, anschließend bennen ich das pdf mit Datum und Namen der Firma und Namen des Produktes.
Anschließend leg ichs ins Google Drive (das ist halt vom Datenschutzgedanken her so naja....)

Das beste an Google Drive ist, dass der auch pdfs durchsuchen kann.

Gebe ich im Google Drive in der Suche irgendwas ein, was nicht im Dateinamen steht
Zack, findet er mir die Rechnung, weil er auch in der pdf sucht.
Zum Vergrößern anklicken....

Super Danke, das wäre eine sparsame Methode.
 
das hochladen auf server meiner dokumente find ich jetzt nicht so berauschend.
dann lieber die briefe zusammenfassen, mit OCR durchsuchbar machen und per lesezeichen unterteilen. geht auch alles mit software die nichts kostet.

wenn es etwas schneller gehen soll kann ich auch den Quick PDF Scanner empfehlen. der rückt die bilder auch gerade (falls man mal aus einem schiefen winkel ein bild macht), wandelt es in pdf um und kann es lesbar machen.
 
chrigu schrieb:
jep. scanner mit ocr, ein netzwerklaufwerk am pc eines ordners des nas erstellen und "auf pc als pdf kopieren".

nur: diesen aufwand kannst du dir sparen. schlussendlich musst du die gescannte rechnung im bedarfsfall wieder ausdrucken... irgendwie digitaler-pleonasmus...
Kauf einen ordner, loche die rechnung und ordne die der reihenfolge ein. aufwand pro rechnung unter 30 sek.
aufwand mit scannen 1.minuten pro rechnung (scannen, umbennen).
Zum Vergrößern anklicken....

Wieso muss ich die ausdrucken?

Ich will die Rechnungen Digital Aufbewahren, sobald ich die Rechnungen bezahlt habe, liegt die auf meinem NAS Server.
Müsste ich dann mal was suchen kann ich es bequem auf dem Bett mit dem Laptop machen.
Ergänzung ()

Battletoad schrieb:
das hochladen auf server meiner dokumente find ich jetzt nicht so berauschend.
dann lieber die briefe zusammenfassen, mit OCR durchsuchbar machen und per lesezeichen unterteilen. geht auch alles mit software die nichts kostet.

wenn es etwas schneller gehen soll kann ich auch den Quick PDF Scanner empfehlen. der rückt die bilder auch gerade (falls man mal aus einem schiefen winkel ein bild macht), wandelt es in pdf um und kann es lesbar machen.
Zum Vergrößern anklicken....

Danke! Kann ich dann auch testen.
 
Du scannst die Dokumente direkt in ELO rein. Der erkennt dann alles und legt die entsprechend deinen Einstellungen ab. Habe es seit Jahren nicht genutzt, damals war es aber so das er im Endeffekt alles so abgelegt hat das man im Notfall auch mit dem normalen Explorer alles findet und er alles weitere nur zusätzlich in seiner Datenbank ablegt.

Also im Endeffekt macht ELO alles schon ab scan. Du öffnest ELO, scannst damit und alles weitere macht ELO für dich (Nachdem du es einmal eingerichtet hast..)
 
Zwar etwas Offtopic, aber was zur Hölle kauft ihr denn jeden Monat an garantiefälligem Zeug?

Digitalisieren schön und gut, aber was Bedarf es denn länger als 2 Jahre, außer Bankkredite?
 
Rechnungen Archivieren?

- Eingangsstempel drauf,
- Eingangsrechnungsnummer drauf kritzeln (am besten durch ein ERP System einpflegen (Waren-Wirtschaftssystem)
- Tackerungen mit Klammeraffe lösen
- nach ER-Nummer Sortieren
- Einmal alle Rechnungen am Ende der Woche als PDF Scannen.
- PDF24 öffnen, PDF ausseinander pflücken und Rechnungen als "Rechnung (ER-1710xxxx)" Speichern und im ERP System Hinterlegen.

...
20 Minuten Arbeit für 35 Rechnungen mit 2-5 Seitigen, angehängten Dokumenten.


#justmytwocents

Rechnung kommt rein, Eingangsstempel, mit ER Nummer versehen, Lochen,ab in den Ordner nach ER-Nummer sortiert. 1 Ordner, ~200 Rechnungen mit 2-5 Seitigem anhang ...

147 Abs. 1 Nr. 5 AO
§ 147 Abs. 1 AO
§ 257 Abs. 1 HGB
§ 14b Abs. 1 Satz 2 UStG
§ 147 Abs. 2 AO i.V..m Teilziffer 8 GoBS
wo: § 146 Abs. 2 AO

Zehn Jahre müssen aufbewahrt werden: Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen (auch zu deren Verständnis erforderliche Organisationsunterlagen oder Arbeitsanweisungen), Buchungsbelege, Rechnungen, mit EDV-Mitteln abgegebene Zollanmeldungen (ATLAS).
Secht Jahre :Handelsbriefe und Geschäftsbriefe (empfangene im Original, versendete in Wiedergaben). Sonstige steuerlich relevante Unterlagen
 
Zuletzt bearbeitet:
also automatisch hab ich das auch noch nicht hinbekommen. Was ich aber mache ist:

- per Duplex-Scanner Scannen
- direkt auf NAS Speichern (der Scanner kann das auf SMB Freigaben speichern)
- händisch umbenennen nach Schema: Firmenname - Typ - Datum (zb "Conrad Elektronik - Rechnung - 19.09.2016.pdf" oder "Test.de - Kündigung Abo - 15.06.2015.pdf")
 
@ Psycho

Dachte es geht hier um privat, nicht beruflich. Steht ja auch nicht explizit drin das es beruflich bedingt ist ;)
 
Ic3HanDs schrieb:
Du scannst die Dokumente direkt in ELO rein. Der erkennt dann alles und legt die entsprechend deinen Einstellungen ab. Habe es seit Jahren nicht genutzt, damals war es aber so das er im Endeffekt alles so abgelegt hat das man im Notfall auch mit dem normalen Explorer alles findet und er alles weitere nur zusätzlich in seiner Datenbank ablegt.

Also im Endeffekt macht ELO alles schon ab scan. Du öffnest ELO, scannst damit und alles weitere macht ELO für dich (Nachdem du es einmal eingerichtet hast..)
Zum Vergrößern anklicken....

Super Danke, werde es Heute auf jeden fall testen.
Ergänzung ()

LieberNetterFlo schrieb:
also automatisch hab ich das auch noch nicht hinbekommen. Was ich aber mache ist:

- per Duplex-Scanner Scannen
- direkt auf NAS Speichern (der Scanner kann das auf SMB Freigaben speichern)
- händisch umbenennen nach Schema: Firmenname - Typ - Datum (zb "Conrad Elektronik - Rechnung - 19.09.2016.pdf" oder "Test.de - Kündigung Abo - 15.06.2015.pdf")
Zum Vergrößern anklicken....

Super, Danke dir.
 
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