Aufgaben und E-Mails mit anderen (Mitarbeiter) teilen und bearbeiten?

[croxxx69]

Hallo,

also habe einen kleinen online Shop und vor kurzem eine Aushilfe.
Haben 2 Laptops mit Windows 11 und Office (Outlook), und wollte fragen wie man das jetzt am besten macht, das der andere Mitarbeiter mir hilft, das ich nicht den ganzen Tag mit E-Mails beantworten zu tun habe.

Also Auf dem anderen Laptop der Aushilfe habe ich auf Windows einen neuen User kreiert und da ist jetzt Outlook, muss ich für ihn eine neue Mail kreieren oder wie kann ich im Outlook einen neuen User dazu fügen? Und wie mache ich es jetzt mit den Mails, Aufgaben etc...

Also jetzt habe ich nur eine E-Mail Adresse, da kommen alle Bestellungen rein und Anfragen.
Könnte eine Mail für Bestellungen kreieren und eine andere für Anfragen/Support, also würde ich 2 Mail Konten haben, und wie könnte ich jetzt meiner Aushilfe Aufgaben/Mails zuweisen?

 

[Gedankenpolizei]

Du meldest den zweiten PC mit demselben Account an und wie ihr die E-Mails aufteilt, liegt an euch. Ihr könnt gleichzeitig in einem Outlook Account arbeiten.
Outlook hat die Funktion E-Mails zu markieren, kategorisieren, kennzeichnen, archivieren, anheften oder in separate Ordner zu verschieben usw.

Einfach die Menüleiste oben oder die Optionen über Rechtsklick ansehen.

Wichtig ist nur, dass das System verständlich ist und im Falle eines Audits für einen Qualitätsmanager oder Datenschutzbeauftragten auffindbar ist. (durch dich)

 

[Thorakon]

Also die Lösung von Gedankenpolizei ist natürlich die einfachste, FALLS die Aushilfe alles mitlesen und mit deiner bestehenden Adresse schreiben darf.
Kann aber ja gut sein, dass das nicht der Fall ist und sie nur von dir ausgewählte Sachen mitbekommen soll. In dem Fall braucht deine Aushilfe ihr eigenes Konto/Mailadresse.

Und du kannst dann Mails einzeln oder auch per "Nachrichtenregel" (z.B. enthält Stichwort "Bestellung") an sie weiterleiten. Oder du machst eben aus der eingehenden Mail eine Aufgabe mit Termin, und diese kannst du dann an das andere Konto delegieren, dabei auf Wunsch auch sehen wenn der andere sie als erledigt abgehakt hat. Das macht etwas mehr Arbeit aber verschafft den maximalen Überblick wenn man es gründlich macht.

Hier ist eine etwas ausführlichere Beschreibung dazu. Und hier noch eine kurze, schlecht übersetzte von Microsoft selbst.

 

[croxxx69]

@Gedankenpolizei
Und da ist schon ein Problem, den gleichen Account? Dann hat er doch die ganzen Daten auf dem PC?

 

[Thorakon]

Naja, man kann sich schon von zwei verschiedenen PCs aus in denselben Outlook-Account einloggen. Die Ordner auf der lokalen Festplatte sind dann nicht geteilt. Aber was der andere damit hätte wäre der volle Zugriff auf alle deine Outlook-Inhalte, also Mails, Terminkalender, Aufgaben, etc.

Vielleicht kennst du einen Bekannten der sich mit Outlook im Firmenumfeld auskennt und dir bei der Einrichtung hilft, oder du bist bereit für den Start einmal eine IT-Firma das einrichten zu lassen, auch wenn es etwas kostet. Das wäre bei deinem Kenntnisstand sicher einfacher als Hilfe aus der Ferne.

 

[croxxx69]

Also die Lösung von Gedankenpolizei ist natürlich die einfachste, FALLS die Aushilfe alles mitlesen und mit deiner bestehenden Adresse schreiben darf.
Kann aber ja gut sein, dass das nicht der Fall ist und sie nur von dir ausgewählte Sachen mitbekommen soll. In dem Fall braucht deine Aushilfe ihr eigenes Konto/Mailadresse.

Und du kannst dann Mails einzeln oder auch per "Nachrichtenregel" (z.B. enthält Stichwort "Bestellung") an sie weiterleiten. Oder du machst eben aus der eingehenden Mail eine Aufgabe mit Termin, und diese kannst du dann an das andere Konto delegieren, dabei auf Wunsch auch sehen wenn der andere sie als erledigt abgehakt hat. Das macht etwas mehr Arbeit aber verschafft den maximalen Überblick wenn man es gründlich macht.

Hier ist eine etwas ausführlichere Beschreibung dazu. Und hier noch eine kurze, schlecht übersetzte von Microsoft selbst.

Ok, werde es mal testen was so alles möglich ist.
Also Auf dem PC habe ich ihr schon einen neuen User kreiert, jetzt also eine Mail für sie, also sowas wie support@meinedomain.de
Dann werde ich mal schauen wie man am besten diese Aufgaben vergeben kann mit finde es gut das man auch sehen kann ob sie erledigt sind etc...

 

[croxxx69]

Naja, man kann sich schon von zwei verschiedenen PCs aus in denselben Outlook-Account einloggen. Die Ordner auf der lokalen Festplatte sind dann nicht geteilt. Aber was der andere damit hätte wäre der volle Zugriff auf alle deine Outlook-Inhalte, also Mails, Terminkalender, Aufgaben, etc.

Vielleicht kennst du einen Bekannten der sich mit Outlook im Firmenumfeld auskennt und dir bei der Einrichtung hilft, oder du bist bereit für den Start einmal eine IT-Firma das einrichten zu lassen, auch wenn es etwas kostet. Das wäre bei deinem Kenntnisstand sicher einfacher als Hilfe aus der Ferne.

Leider ist das Geld bei mir nicht fluessig derzeit, werde es mit Turtorials auf Youtube versuchen und noch hier bei euch wenn ich es nicht schaffe oder paar Fragen habe.
Habe aber schon Paar Youtube Tipps fuer Aufgaben, Kalaneder und etc gesehen und etwas gelernt, mal schauen ob ich es hin kriegen...

 

[croxxx69]

Also, habe eine Mail Adresse (mail@meineseite.de) fuer einkommende Bestellungen, aber hatte sie auch fuer Geschaeftliche Dinge benutzt, also will nicht das die Mitarbeiterin alles lesen kann...
Ihr habe ich eine andere E-Mail erstellt, also info@meineseite.de, diese habe ich auch in meinem Outlook.

Eine Frage habe ich zu den Bestellungen, die gehen ja an die mail: mail@meineseite.de, diese muesste sie auch bekommen.
Ist es jetzt besser:
1. sie mit Nachrichtenregeln zu verschieben auf das neue Konto? Oder 2. am besten das ich in den Einstellungen von Wordpress da die neue Mail eintrage?

Wuerde dann wohl beim suchen bisschen schwieriger sein, da ich ja auf 2 Konten suchen muss wo eine Bestellung ist, also dann lieber mit den Nachrichtenregeln? Bekomme aber dann eine Mail und die wird dann nochmal zum anderen Account rueber kopiert/Versand? Ist das vielleicht bisscehn Serverlastig?

Was ist die beste Methode? Nr. 1 oder Nr. 2?

 

[M4ttX]

Wenn Aufgaben, sowieso in keinem Programm hinterlegt und irgendwie automatisiert sind, kann man auch Notion für sowas benutzten, da lässt noch mehr als Tickets abbilden. Zum Beispiel eine Wissensdatenbank oder Standardtexte, alles Texte und Dokumente, was halt leicht auffindbar sein soll und nicht vom schusseligen Mitarbeiter Z nie gefunden wird.

Ergänzung (16. Dezember 2023)

Was ist die beste Methode? Nr. 1 oder Nr. 2?

Was machst wennst eine Mail zur anderen Adresse kopiert wird und du dieselbe dann ewig unbeantwortet im Haupteingang hast? Jeden Tag die Frage stellen, was mach ich damit, ist es beantwortet muss ich es beantworten, Hilfe ich find nix im System.

Überleg dir eine Trennung, die Sinn macht, sodass nix hin und her verschoben wird.

 

[BeBur]

Notion geht sicherlich, aber du kannst vermutlich einfach ein Ticketsystem anmieten für kleines Geld (paar Euro im Monat).

 

[croxxx69]

Hmmm.... wie kann ich den sagen wir mal mit Notion denn mit Mails arbeiten?

Also eigentlich ist Outlook ja gut, weil da die ganzen Fragen von Kunden ankommen und die halt bearbeitet werden muessen. Das Hauptmerkmal ist die Mails zu beantworten, bzw- das diese die Aushilfe machen soll. Was sie nicht weiss, soll sie mir dann irgendwie melden, dann mache ich es wenn ich Zeit habe oder wenn was wichtiges ist mir es signalisieren, ohne dabei viel Zeit wieder in Anspruch zu nehmen.

Bei Notion habe ich nicht gesehen wie man da jetzt mit den Mails arbeiten kann...

Und wuerde jetzt nicht wollen das ich fuer ein Programm bezahlen soll, habe ja schon fuer Office bezahlt und wenn Office solche Dinge von Haus aus hat, dann bleibe ich lieber erstmal da.

"Was machst wennst eine Mail zur anderen Adresse kopiert wird und du dieselbe dann ewig unbeantwortet im Haupteingang hast? Jeden Tag die Frage stellen, was mach ich damit, ist es beantwortet muss ich es beantworten, Hilfe ich find nix im System."

Naja, am besten glaube ich, ist es wenn ich die Mail-Adresse auf Woocommerce in diese neue aendere, da sind dann halt nur diese Mails fuer neue Bestellungen und auch die Mails die ueber das Kontaktformular eingehen. Alles kann ich dann ja auch einsehen. Mit Regeln kann man ja einstellen das diese neuen Mails fuer neue Bestellungen automatisch als gelesen angezeigt werden, dann bleiben ja noch die Anfragen von Kunden.
Das ist jetzt die Frage, also alles was die Aushilfe selber kann bzw. auf was sie antwortet, wird ja nicht mehr als Fettgedruckt (also wird als gelesene Mail) markiert und ich kann die Antworten ja automatisch sehen. Wenn was nicht beantwortet ist wird ja Fettgedruckt angezeigt (nicht gelesen) und da kann man ja noch diese entweder in einen neuen Ordner setzen? Oder sie per Flagge setzen? Oder sie per Aufgabe erstellen? Oder wie wuerde man dies machen?

Ergänzung (16. Dezember 2023)

Tawk.to Benutzt einer dieses Chat/Ticket System? Das waere dann vielleicht eine Alternative?

 

[M4ttX]

Okay, ja das klingt so halbwegs sinnvoll mit automatisch gelesen, wenn es weitergeleitet wurde.

Solang alles per Mail reinkommt wird, das auch halbwegs funktionieren. Sobald Whatsapp, Signal etc. als Supportzweig dazukommt, gibt es spezialisierte Software dafür. Die perfekte, leistbare hab ich aber auch noch nicht gefunden.

Ich weiß nicht, was du noch mit Notizen machst. Notion ist standardmäßig mit nix verknüpft und macht so mal Sinn, wenn es manuelle oder zeitlich getriggerte Aufgaben etc. gibt, die abzuarbeiten sind und man immer den Status kennen will. Notion hab ich nur für Abhandlung von Notizen und eventuell, als Knowledgebase gesehen.

Spoiler: Notion Advanced

Es ist aber auch möglich ein Formular auf einer WordPress Seite als neuen Eintrag in seine Notion Datenbank zu bekommen.

Als IT-Dienstleister mit starker Beratung z.B.
Für konfigurierbare Produkte, wie einen PC könnte man so intern sofort einen Preisvorschlag für die vom Kunden ausgewählten Konfiguration angezeigt bekommen und darauf basierend recht schnell ein persönliches Angebot ausschicken, das noch auf alle Kunden-Wünsche eingeht.

 

[croxxx69]

Ohm mein Gott... also habe versucht heute mit Outlook und irgendwie geht das nicht so reibungslos...

Ich brauche was schnell geht, die Mail im Anhang und dann einen Kommentar hinterlegen was gemacht werden muss... idealerweise das man auch auf diese Mail gleich antworten kann...

Dann wie du das sagst, brauche ich noch fuer andere Aufgaben ein Tool, es kommt halt noch immer was dazu, bzw. wuerde der Aushilfe ihre Aufgaben auflisten, was gemacht werden kann wenn sie Zeit hat etc...

Mit dem Notion, irgendwie finde ich es etwas zu kompliziert? Weiss nicht so genau wie ich es da schnell anfertige... Finde es auch etwas umstaendlich wenn man auf eine Mail antworten muss, bzw. der Kunde sagt bitte die Gebrauchtanweisung auf deutsch zuschicken, oder sonst welche Aufgaben die extra gemacht werden, wuerde es besser finden wenn man das irgendwie in Outlook alles schnell machen kann... Oder muss man da dieses Tool OneNote noch dazu benutzen?