Automatische Termin Benachrichtigung?

[Nerke]

Hallo zusammen.
Ich arbeite als Ministranten Präsens und bin für die Einteilung der Ministranten an den Gottesdiensten zuständig. Da nun immer wieder an den Messen Ministranten fehlen, möchte mein Chef, dass ich mir ein System ausdenke und aufbaue welches die Ministranten noch einmal daran erinnert.
Davon habe ich allerdings keine Ahnung. Ich weiss auch nicht genau welches das geeignete medium dafür ist. SMS, WhatsApp oder E-Mail? Das Problem ist auch, dass einige noch unter 12 Jahren sind und kein Handy bzw. Computer besitzen.
Hat vielleicht jemand von euch eine Idee oder einen Tipp für mich wie sich das am einfachsten Umsätzen lässt?

 

[H3llF15H]

Anrufen und fertig

 

[Doettleff]

Um wie viele Personen geht es denn im Schnitt?

 

[Nerke]

Ministranten sind es 120. Pro Messe zwischen 2-6 je nachdem ob noch ein spezieller Feiertag ist. Zur Zeit kommuniziere ich mit ihnen per Post. Da bekommen sie einen Vorplan, in den sie sich eintragen können. Ich bin sowieso schon länger am überlegen, dass zu digitalisieren aber dazu fehlt mir das Wissen. Da ich noch zufälliger weiße sehr aktiv World of Warcraft spiele, hab ich mir überlegt ob sowas vielleicht über Discord möglich wäre. Ähnlich wie bei der Raid Anmeldung mittels Bot. Oder ob ich das ganz auf die Hompage der Pfarrei einbinden kann.

 

[Demon_666]

Da macht es sich ein Chef aber einfach, bei 120 Personen ist das nicht mehr trivial. Neben einer technischen Lösung gibt es ja auch eine DSGVO, die beachtet werden muss. Dann muss noch ein Einverständnis der Eltern vorliegen etc. pp.
Meines Erachtens lässt sich das so wie sich dein Chef das vorstellt nicht umsetzen.
Eventuell wäre eine Liste in google docs o.ä. in der sich die Personen eintragen noch das Sinnvollste. Datenschutz aber siehe oben.

 

[Wilhelm14]

Da nun immer wieder an den Messen Ministranten fehlen...
Das Problem ist auch, dass einige noch unter 12 Jahren sind und kein Handy bzw. Computer besitzen.

Punkt 1: Warum fehlen die? Haben die das tatsächlich vergessen oder haben die keine Lust und vergessen es absichtlich?
Punkt 2: Wer kein Endgerät besitzt, fällt ja bei allem außer Briefpost raus. Das musst du in Kauf nehmen. Haben die Leute überhaupt eine E-Mail-Adresse und rufen die auch ab? Ich kenne welche, die am Smartphone gar keine E-Mails bearbeiten. WhatsApp, hat das überhaupt jeder installiert und wollt ihr den Leuten das zumuten?
Sonst einen Kalender (caldav) erstellen und den freigeben.
https://www.google.com/search?q=ics+abonnieren
Als Beispiel heise und der WM Kalender 2018. Der liegt einfach als *.ics Datei irgendwo.
https://www.heise.de/ct/artikel/WM-...schneller-jubeln-groesser-gucken-4070825.html
In jedem Fall ist man auf die Mitarbeit der Personen angewiesen.

 

[Nerke]

Punkt 1...
Punkt 2...

Zu Punkt 1. Ja, natürlich werden wohl einige keine Lust/Zeit haben. Manche werden es wohl vergessen. Das Problem ist halt, dass es dann nach der Messe heisst ,,warum hat der/die Ministrant/in gefehlt"?
Zu Punkt 2. Ich denke Mal 90% werden wohl Endgeräte haben und bei den anderen 10% kümmern sich die Eltern darum. Es ist halt wirklich die Frage, wie das angenommen wird oder ob das auch manchen wieder zu viel wird...
Das ist ja mein Dilemma. Klar werden trotzdem immer noch welche fehlen. ,,Hab die Erinnerung nicht gesehen" oder ,,war nicht erreichbar".
Nur wird es halt von mir verlangt und ich muss mir was überlegen, wie man das möglichst einfach und konsten günstig umsetzen kann.

 

[Wilhelm14]

Dann würde ich einen Kalender erstellen, vielleicht sogar bei Google, den die Leute abonnieren können. So musst du dich um nichts DSVGO-mäßiges kümmern, da jeder von sich aus drauf zugreift. Ich hoffe, ich liege mit meiner Einschätzung nicht falsch. Gibt es im "Pfarramt" oder auf einer anderen Ebene jemanden, der Datenschutzbeauftragter ist, IT-Vorgaben?