Datum des letzten Öffnens von Dateien anzeigen lassen?

[n0reaga]

Hallo,

folgendes Szenario: ich habe auf dem Server ein Vordrucksverzeichnis mit ca. 1500 Dateien. Es sollen alle Vordrucke an ein neues Design etc. angepasst werden, allerdings will ich nicht alle 1500 Dokumente nach einem Kopf absuchen und bearbeiten. Vorallem werden sicherlich mindestens die Hälfte der Vordrucke seit Jahren nicht genutzt. Deshalb dachte ich, vielleicht kann man sehen, wann die Dateien das letzte Mal geöffnet wurden.

Also gibt es eine Möglichkeit (vielleicht Software), die anzeigt, wann das Dokument das letzte mal geöffnet wurde?

Es handelt sich um .dot Dateien. Die letzte Speicherung bringt nichts, da die Vorlagen ja selten bearbeitet werden, sondern nur geöffnet werden und danach als .doc gespeichert werden.

PS: die Dateien liegen auf einem Windows 2008 R2 Fileserver. Clients sind Windows 7.

Besten Dank schonmal
Gruß Alex

 

[xxMuahdibxx]

Mit was greifst denn auf den Server drauf zu ?

Weil dann kann man die Software dafür eingrenzen .

denn bei Windows ( 7 getestet ) steht als Auflistungsmethode in Ordern immer das Änderungsdatum.

 

[KaeTuuN]

http://www.lmgtfy.com/?q=windows+datei+zuletzt+ge%C3%B6ffnet
Erster Treffer...

Mfg Kae

 

[n0reaga]

Über Freigaben, also über ein Netzlaufwerk. Ich kann aber auch direkt auf den Server oder die Daten verschieben/kopieren. Ansonsten Windows 7 Client und Server 2008 R2.


Ich benötige aber das Datum des letzten Öffnens nicht des Änderns.

 

[KaeTuuN]

Falls du das ganze über nen PowerShell Skript auslesen/ändern willst, dann heißt der Parameter "lastaccesstime".

Mfg Kae

 

[n0reaga]

Wenn ich im Explorer die weitere Spalte "letzter Zugriff" anzeige, funktioniert das nicht zuverlässig. Ich habe gerade z. B. eine Datei geöffnet, bei der 2012 Stand, aber das Datum ändert sich nicht auf heute.
Oder z. B. ist beim Vordruck "Krankmeldung" das Datum auf 2010. Dieser Vordruck wird allerdings oft benutzt.

 

[KaeTuuN]

Vielleicht ist die Funktion deaktiviert?
Öffne mal auf dem Server eine CMD als Admin und prüfe folgendes:

fsutil behavior query DisableLastAccess

Kommt hier eine "1" raus, dann musst du die Funktion erst aktivieren:

fsutil behavior set DisableLastAccess 0

Mfg Kae

 

[miac]

Das letzte Öffnen kannst Du nicht feststellen, denn was wäre, wenn die Datei auf einem schreibgeschützten Speicher z. B. einer CDROM liegen würde?

Die "letzte Zugriffszeit" ändert sich z.B bei einer Verschiebung der Datei, ohne das sich die anderen Daten ändern.

 

[nissl]

Wenn nicht alle gebraucht werden, bzw du die nicht alle ändern musst/willst. Sind die dann nicht irgendwie sowieso obsolet?

 

[n0reaga]

@KaeTuuN: Vielen Dank. Der gibt ne 1 aus, also hab ich's mal auf 0 gesetzt. Nach dem nächsten Serverneustart kann ich das testen. Wenn das funktioniert, dann kann ich das ja ein paar Wochen laufen lassen und dann sollte ich die meisten Vordrucke zusammen haben, die aktuell benutzt werden.

@nissl: Natürlich werden davon eine Menge (nicht) gebraucht, immerhin greifen da 100 Mitarbeiter drauf zu. Das weiß ich aber nicht und ich will doch auch nicht jeden fragen wer welche Vordrucke nutzt.
Aber wenn ich anstatt 500 nur 250 Dokumente bearbeiten muss, wäre das doch sehr hilfreich oder? Außerdem kann ich so mal das Verzeichnis ausmisten. Wenn's nach mir gehen würde, würde ich alles löschen und 10-20 neue Vordrucke generieren. Dann kann ich mich aber ganz schnell verstecken und mein Telefon ausschalten.

 

[nissl]

Wenns nach mir gehen würde, würde ich alles löschen und 10-20 neue Vordrucke generieren. Dann kann ich mich aber ganz schnell verstecken und mein Telefon ausschalten.

Dafür gibts sicher da drin auch ein Urlaubsvordruck xD

 

[KaeTuuN]

Ausmisten könntest du trotzdem nach folgendem Schema:
1. Das Vorhaben vom Vorgesetztem genehmigen lassen.
2. Eine Mail an die Betroffenen Mitarbeiter schicken, dass du bis Datum X eine Rückmeldung haben möchtest, welche Vordrucke noch benötigt werden (eventuell auch in eine gemeinsame Exceltabelle eintragen).
3. Zwei bis Vier Tage nach Datum X verschiebst du alle angeblich nicht mehr benötigten Vorlagen in ein für die Mitarbeiter nicht sichtbares Verzeichnis.
4. Bei jedem Aufschrei stellst du die benötigten Vorlagen wieder her und nach ca. vier Wochen weißt du, welche gelöscht werden können.

Mfg Kae

 

[n0reaga]

Ja so in die Richtung habe ich auch schon gedacht. Deshalb die Geschichte mit "zuletzt geöffnet". Auf jeden Fall schonmal danke für die Hilfe!

Ergänzung (9. April 2014)

Danke nochmal für den Tipp @KaeTuuN, jetzt setzt er immer einen Zeitstempel, wenn eine Datei geöffnet wird! Super!

 

[KaeTuuN]

Immer wieder gerne!

Mfg Kae