Dienstplan (xls) als online Kalender realisieren

[micjun18]

Hallo,
Ich überlege derzeit für unsere Abteilung eine Möglichkeit zu finden und zu realisieren den dienstplan Tagesaktuell als Kalender auf dem Mobiltelefon aufrufen zu können.
Meine Idee bisher ist aus dem Dienstplan für jeden Mitarbeiter ne iCal Datei für den jeweiligen Monat zu generieren und die dann über nen nextcloud Server mit dem Handy synchronisieren.
Die Dienstplanschreiber sollen nach einer Änderung den Plan per Mail an eine Adresse schicken und den Rest soll dann der Server machen.

Hat jemand was ähnliches im Einsatz?

Gibt’s vielleicht was besseres als nextcloud?

Irgendwelche Empfehlungen was ich mir dazu anlesen könnte?

 

[XShocker22]

Du könntest das als Google online Tabelle realisieren.

Gibst jedem Mitarbeiter der Abteilung den Link, als Betrachter, und fertig.

https://docs.google.com/spreadsheets

XShocker22

 

[micjun18]

Würde es gern als Kalender realisieren, der auf verschiedenen Platformen eingebunden werden kann.

 

[h00bi]

Dann wäre google Calendar brauchbar.
Dort kann man sich auch iCals ziehen oder den Kalender abonnieren.

Meine Idee bisher ist aus dem Dienstplan für jeden Mitarbeiter ne iCal Datei für den jeweiligen Monat zu generieren

Was spricht denn gegen EINEN großen Dienstplan? Datenschutz?
Weil wäre ja auch viel leichter falls man mal Dienst tauschen muss o.ä.

 

[snaxilian]

Direkt von xlsx nach ical wird kaum funktionieren, du wirst als Zwischenschritt wohl das gute alte csv nutzen dürfen/müssen.
Der Weg sollte somit klar sein:
1 Export xlsx nach csv und Ablage oder Mailversand wohin auch immer
2 Holen der Datei aus Ablage oder Postfach
3 Per Skript (sed oder awk o.ä.) den Inhalt der csv vorbereiten für ics Import inkl. Zerteilung der csv mit den Terminen für die jeweiligen Mitarbeiter
4 Import der jeweils angepassten csv als Kalender in beliebigen caldav Server. Das kann nextcloud sein oder baikal oder ein anderer.

Sofern nicht jeder Mitarbeiter seinen eigenen Kalender bekommen soll sondern alle den einen dann brauchst die csv nicht teilen. Fertige Lösungen dafür sind mir nicht bekannt, aber das Internet ist voll von Beispielen, einfach mal $Suchmaschine mit convert xlsx to ics füttern und eigenen Hirnschmalz anwenden. Oder das Skripting entsprechend an nen Entwickler geben.

Oder die verkrusteten alten (das haben wir schon immer so gemacht mimimi) Strukturen überdenken und direkt in einem Kalender den Dienstplan erstellen und nicht Excel als Allheilmittel und Haupt-Arbeitswerkzeug ansehen. Ja, es ist sehr mächtig und hat viele viele Vorteile und Nutzungsszenarien aber eben auch seine gewissen Grenzen.

 

[Eck]

Hast du das mal mit dem Datenschutzbeauftragten gesprochen? Die idee an sich ist ja klasse, allerdings sehe ich auf Grund der Datenschutzauflagen hier hohe hürden. Es darf schliesslich nichts nach Aussen gelangen. In meiner Firma dürfen die schichtpläne nicht mal per Smartphone fotografiert werden. O-Ton der Obrigkeit :"Ein Smartphone ist ein Gerät ausserhalb des Firmennetzwerks. Daher ist die Datensicherheit durch **** nicht überprüf und gewährleistbar. Aus diesem Grund sind Firmenintera und persönliche Daten von MA auf keinen Fall in einem Smartphone zu speichern."

Edit: Aber jede Firma hat da ja auch andere Auflagen

 

[Piktogramm]

Oder die verkrusteten alten (das haben wir schon immer so gemacht mimimi) Strukturen überdenken und direkt in einem Kalender den Dienstplan erstellen und nicht Excel als Allheilmittel und Haupt-Arbeitswerkzeug ansehen. Ja, es ist sehr mächtig und hat viele viele Vorteile und Nutzungsszenarien aber eben auch seine gewissen Grenzen.

Alle anderen Vorschläge sind Käse

 

[Mandharb]

Ich glaub der wichtigste Hinweis ist der auf ein Gespräch mit dem Datenschutzbeauftragten!
Und den möchte ich um ein Gespräch mit dem Betriebsrat ergänzen.

Du kannst da richtig Ärger bekommen, wenn du das nicht vorher absprichst!

Gruß

 

[cbtestarossa]

Wenn dann löse das mit deinem Admin und eigenem Server.
Verschlüsselung aktivieren und Zugangsberechtigung mit was auch immer absichern.
VPN nutzen
Namen anonymisieren etc.

Voher natürlich alles Rechtliche abklären.

 

[micjun18]

@snixilian so ungefähr hab ich mir das vorgestellt. Das mit dem Datenschutz ist auf dem Schirm. Geht erstmal ums Konzept. Soll dann unter absegnung des Vorgesetzten umgesetzt werden.

 

[cbtestarossa]

Du willst also Firmeninternas auf zB. Google Server auslagern? Nicht wirklich schlau.
Naja wirst eh bald merken was der Betriebsrat/Admin/Chef/Kammer dazu sagt.

Außerdem, warum sollte ein Arbeitnehmer das überhaupt auf dem Handie abrufen wollen?
Gibt es dafür einen speziellen Grund?

Abgesehen davon das Handies sowieso noch schwieriger kontrolierbar sind was Datensicherheit anbelangt.
Und Lücken oft auch nie mehr gepatched werden.

Wenn dann wäre es gut ne eigene App zu programmieren die in einer Sandbox läuft auf welche absolut nichts Zugriff hätte.
VPN etc sowieso.

 

[micjun18]

Bei uns gibt es häufig wechselnde dienstpläne und viele Kollegen haben Apps mit denen sie ihre dienstpläne auf dem Handy manuell eingeben. Dazu werden die dienstpläne häufig per Mail oder WhatsApp rumgeschickt (sicher nicht im Interesse des Datenschutzes) 😉
Der Vorteil eines externen Kalender Servers wäre: es gäbe nur diese eine Verbindung die von excel exportiere CSV Datei kann man ja noch verschlüsselt versenden. Weniger Leute schicken den Klartext dienstplan über irgendwelche „unsicheren“ Kanäle
Es könnte auch geregelt werden dass nur die Leute im Kalender erfasst werden die es auch wollen.

Es geht auch darum unserer IT Abteilung eine funktionierende Variante vorstellen zu können, die dann über VPN und Intranet umgesetzt werden könnte

 

[snaxilian]

DAS ist der falsche Ansatz. Keine IT-Abteilung will von $Abteilung mit heißer Nadel und ohne technischen Background gestrickte Anwendung umsetzen und langfristig betreuen.
Die technische Ausarbeitung ist (auch) Aufgabe der IT. Ihr solltet an die IT heran treten und sagen: Wir wünschen uns eine Möglichkeit, Dienstpläne sicher auszutauschen und zu aktualisieren. Bisher sieht unser Prozess wie folgt aus: Excel. Gibt es hier ggf. eine bessere Alternative, mit der wir bzgl. Datenschutz auf der sicheren Seite sind und unsere Abläufe vereinfachen können?

Wenn ihr keine Linux-Admins habt und zu 100% auf Windows setzt dann ist Nextcloud bereits raus. Dann wird es wohl auf VPN + Sharepoint hinaus laufen. Ihr seid dann unglücklich weil die IT nicht eure Lösung umsetzt oder IT bekommt Druck von der falschen Stelle, implementiert (irgendwie) eure Lösung aber integriert diese dann nicht mangels Zeit oder Wissen oder Wartung wird vernachlässigt da IT denkt: Das macht ja "ihr" und ihr denkt: Das macht ja die IT.

Das was du hier beschreibst ist aber ein typisches Problem, dass ich schon in vielen Firmen gesehen habe. Ihr habt keine definierten Prozesse und anstatt die Prozesse zu etablieren und umzusetzen, wird versucht das bestehende, historisch gewachsene, Pfuschwerk mit irgendeiner technischen Lösung zu verbessern. Ergebnis: Mehr IT-Overhead den niemand will und eine Ersparnis findet nirgends statt.
IT/Software ist immer nur ein Werkzeug um ein definiertes Ziel zu erreichen. Es ist kein magisches Allheilmittel dass alles/manches irgendwie besser macht.

Andererseits: Stellt euch euer Arbeitgeber alle Diensthandys? Ich würde meinem Chef dezent mitm Zaunpfahl winken wenn dieser voraussetzt, dass ich mit meinem privaten Handy Dienstpläne checken müsste weil sich diese ja anscheinend regelmäßig und kurzfristig ändern.

 

[Eck]

DAS ist der falsche Ansatz. Keine IT-Abteilung will von $Abteilung mit heißer Nadel und ohne technischen Background gestrickte Anwendung umsetzen und langfristig betreuen.
Die technische Ausarbeitung ist (auch) Aufgabe der IT. Ihr solltet an die IT heran treten und sagen: Wir wünschen uns eine Möglichkeit, Dienstpläne sicher auszutauschen und zu aktualisieren. Bisher sieht unser Prozess wie folgt aus: Excel. Gibt es hier ggf. eine bessere Alternative, mit der wir bzgl. Datenschutz auf der sicheren Seite sind und unsere Abläufe vereinfachen können?

Wenn ihr keine Linux-Admins habt und zu 100% auf Windows setzt dann ist Nextcloud bereits raus. Dann wird es wohl auf VPN + Sharepoint hinaus laufen. Ihr seid dann unglücklich weil die IT nicht eure Lösung umsetzt oder IT bekommt Druck von der falschen Stelle, implementiert (irgendwie) eure Lösung aber integriert diese dann nicht mangels Zeit oder Wissen oder Wartung wird vernachlässigt da IT denkt: Das macht ja "ihr" und ihr denkt: Das macht ja die IT.

Das was du hier beschreibst ist aber ein typisches Problem, dass ich schon in vielen Firmen gesehen habe. Ihr habt keine definierten Prozesse und anstatt die Prozesse zu etablieren und umzusetzen, wird versucht das bestehende, historisch gewachsene, Pfuschwerk mit irgendeiner technischen Lösung zu verbessern. Ergebnis: Mehr IT-Overhead den niemand will und eine Ersparnis findet nirgends statt.
IT/Software ist immer nur ein Werkzeug um ein definiertes Ziel zu erreichen. Es ist kein magisches Allheilmittel dass alles/manches irgendwie besser macht.

Andererseits: Stellt euch euer Arbeitgeber alle Diensthandys? Ich würde meinem Chef dezent mitm Zaunpfahl winken wenn dieser voraussetzt, dass ich mit meinem privaten Handy Dienstpläne checken müsste weil sich diese ja anscheinend regelmäßig und kurzfristig ändern.

Genau das!

BTW sich ändernde dienstpläne gibt es nicht, wenn doch läuft bei euch etwas falsch. Der Dienstplan muss 4 Tage im voraus feststehen. Es eine abweichende Regelung vorhanden (z.B. 2 wochen im vorraus) muss der AG den MA über eine Änderung informieren. Wird der Dienstplan nach Erstellung festgeschrieben, dann darf er nicht ohne Zustimmumg beider seiten geändert werden.

Du hast somit nicht nur ein Problem mit dem Datenschutz, sondern auch mit dem Arbeitsrecht.

 

[micjun18]

Habe die Problematik denke ich verstanden.

Auch bei uns werden dienstpläne nur selten so kurzfristig geändert. Und dann wissen die Mitarbeiter natürlich Bescheid. Geht quasi darum dass die Mitarbeiter, wenn sie es wollen sich den aktuellen Plan anschauen können.

 

[snaxilian]

Aha. Also jetzt nur noch gelegentliche Bequemlichkeit^^
Wenn also du oder deine Kollegen nicht fähig seid euch eure Schichten zu merken: Chef bitten eine Möglichkeit zu schaffen, auch von extern an diese Daten zu kommen. Ob und wie dies dann realisiert wird entscheiden dein Chef, der Datenschutzbeauftragte und die IT.