DMS (Dokumentenmanagement System) | für den Heimgebrauch / Privat gesucht

[BartS]

Hallo zusammen,

in meiner Verwandschaft ist das Thema Dokumentenmanagement/ Dokumenten sortieren bzw. einscannen
aufgekommen um alle Unterlagen digital vorliegen zu haben und zu sortieren. Da ich mich mit der Materie
überhaupt nicht auskenne und auch niemanden im Freundes-/Familienkreis habe der so etwas aktiv nutzt,
erhoffe ich mir von einem von euch entsprechende Hilfe/ Tipps.

Folgendes beispielhafte Szenario sollte die Software erfüllen können:
• Rechnung A wird einscannt und entsprechend getagt. Die Rechnung wird nun unter "Rechnungen"
gespeichert. Ein Artikel wo auf der Rechnung A steht geht nun innerhalb der Garantie kaputt.
Leider kann ich mich nicht mehr an den Shop oder das Kaufdatum erinnern und suche nach dem
Artikel. Dadurch werde ich entsprechend zu der Rechnung A weitergeleitet. •

Das sollte die Software bieten/ können:
a) Bedienung: Windows 10 (ggf. auch per Android App, wenn möglich auch MacOS & iOS)
b) Nutzer: Mehrere Nutzer an einer Software (z.B.: Vater & Mutter + Kind)
c) Kontakte: Email | Telefon | Adresse | Geburtsdatum
d) Steuer: entsprechende Schnittstelle (Elster | WISO | ...)
e) Sicherheit: Passwortgeschützt
f) Formate: Excel | Word | PDF

Zudem sollte man auch die Dokumente entsprechend gliedern/ einteilen können:
1) Rechnung: Shop-Name | Datum | Artikel (Mehrere) | Käufer/ Kunde | Kosten
2) Versicherung: Name | Was deckt diese ab | Beginn | Ende | Kosten
3) Wohnung: Mietvertrag | ...
4) Arbeit: Gehälter | Sonstiges
4.1) Bewerbung: Zeugnisse | Alte Bewerbungen | Lebenslauf | Anschreiben
5) Bank: Kontoauszüge | Sonstiges

Ich hab jetzt keine Ahnung ob ich zu hohe Ansprüche stelle, bzw. ob DMS dafür das richtige ist.
Sollten diverse Punkte nicht machbar sein ist das auch kein Problem, das ist nur mal eine Auflistung
der Punkte die uns so eingefallen sind.

Diesen (und andere) Thread mit diesem Thema habe ich schon gelesen. Doch bevor ich mich jetzt mehrere
Tage hinsetze um dutzende Programme zu probieren, welche alle nicht das abdecken was ich mir wünsche,
hoffe ich darauf, das mir einer von euch genauer Sagen kann welche Software für uns geeignet ist.
Zudem habe ich über Suchmaschinen hauptsächlich Programme für Unternehmen, oder Programme
die nur für das einscannen und umwandeln von den Dokumenten geeignet sind, gefunden.

Danke schon einmal für eure Mühen

 

[PHuV]

Glaub mir, das wird für den Privatgebrauch zu umfangreich. Irgendjemand muß das betreuen, pflegen, wer kümmert sich um Probleme etc. 1 mal darfst Du raten, an wem das dann alles kleben bleibt.

Nimm ganz einfache Ordnerstrukturen, nach Jahreszahlen und Vorgang oder andersrum. Dokumente eindeutig ablegen, fertig. Dann brauchst Du dafür weder eine Zusatzsoftware noch irgend eine Betreuung.

 

[d4nY]

Sehe das ähnlich wie PHuV

Wenn es dir nur um die digitale Archivierung geht reicht eine gut durchdachte Ordnerstruktur aus. Windows kann ja von Haus aus auch Office-Dokumente und PDFs durchsuchen. Falls gewünscht auch in nem verschlüsselten Container auf nem NAS oder in der Cloud

Ein echtes DMS kann ja noch viel mehr, wie revisionssichere Archivierung, Versionierung, Collaboration usw.

Unabhängig davon ob du eins DMS nutzt oder nicht steht und fällt das sowieso mit der Sorgfalt der Anwender (wie werden Dateien benannt, getaggt usw.)

 

[owned_you]

durchdachte Ordnerstruktur und alles als durchsuchbares PDF da ist nix schwer und nix aufwendig!

Braucht lediglich etwas Disziplin bei der Ablage in den Ordnern! Hast ja im Privaten keine Rechtliche Auflagen.

 

[xmarsx]

Ich hab jetzt keine Ahnung ob ich zu hohe Ansprüche stelle, bzw. ob DMS dafür das richtige ist.
Sollten diverse Punkte nicht machbar sein ist das auch kein Problem, das ist nur mal eine Auflistung
der Punkte die uns so eingefallen sind.

Ich denke das ist etwas überzogen. Du hast ja auch nicht angegeben wie viel Du ggf. ausgeben willst.
Mit der hier schon mehrfach genannten Ordnerstruktur kommt man schon recht weit.

Wenn es wirklich die große Lösung sein sollte...
Neben der Software (je nach Funktionsumfang) ist auf jeden Fall ein brauchbarer Scanner mit Einzug nötig.
Alleine der Scanner kostet schnell mehr als 300 EUR und glaube mir mit einem normalen Scanner ohne Einzug und Duplexeinheit ist das ganze sinnlos (=es nervt schnell: Blatt einlegen, scannen, Blatt umdrehen...noch mal scannen,....).

Dabei ist außerdem zu unterscheiden, ob der Dokumentenscanner die nötige Funktion nur mit PC hin bekommt oder ohne. Der immer wieder genannte Fujitsu ScanSnap iX500 kostet 400 bis 450 EUR und braucht z.B. einen laufenden Windows PC für die PDF-Erstellung mit OCR-Erkennung.
Der Fujitsu hatte aber glaube ich die geniale Funktion, das Du mit einem Textmarker die relevanten Teile des Dokumentes markieren kannst und er nimmt diese in Felder zur Suche auf.
Dann gab es da noch einen Brother der glaube ich auch die Texterkennung ohne PC hinbekommt (PDF Ausgabe ohne PC wäre aber grundsätzlioch schon mal gut). Ich weiss aber nicht mehr was das für ein Modell war.

Bei der Software scheint EcoDMS eine brauchbare Option zu sein (wurde auch schon in dem von Dir genannten Thread erwähnt), aber am Ende kommst Du um einen Test nicht herum.
Wenn Dir die Funktionen der kostenlosen Variante von EcoDMS reichen um so besser.

Bastellösungen mit Raspberry Pi (oder einer Alternative wie Odroid C1+/C2) und PostgreSQL als Datenbank gibt es auch. Soll das autark funktionieren, müsste der Scanner Treiber für Linux/ARM mitbringen. Ansonsten wäre wieder ein Scanner mit direkter PDF-Ausgabe zu empfehlen, der die Daten in ein Netzwerklaufwerk schiebt.
Daraus könnte sich die Bastellösung bedienen und es braucht keinen Treiber auf dem Bastellrechner, da dieser nur das Netzwerklaufwerk (das "incoming" Verzeichnis) abarbeiten muss, um die OCR-Erkennung vorzunehmen. Der erkannte Text wird in die Datenbank geworfen und die Dateien landen in einem "processed" Ordner (oder wie der auch immer genannt wird). Mit einer kleinen Webanwendung kann man die Datenbank durchsuchen, die neben dem Text aus der OCR-Erkennung auch den Dateinamen speichert und ggf. per klick das Öffnen der gefundenen PDF-Dateien ermöglicht.

 

[Wanderer101]

Als Mittelding zwischen der Ordnerlösung und e8nem richtigen DMS kann man sich noch semantic mediawiki ansehen.

Das kann die Eigenschaften abbilden, die auch auswertbar sind.

Strukturieren kann man via Kategorien

Läuft als Webservice auf jedem Gerät

Mittels Formularen kann man die Artikel standardisieren und auch Pflichtfelder vorgeben.

Export via csv ist auch drin.

Ob man das als Privatmann aber wirklich konsequent durchzieht wage ich ebenfalls zu bezweifeln.

 

[BartS]

Danke erst einmal für eure Antworten.

Ich bin jetzt leicht verwundert das fast einstimmig auf Windows-Ordner verwiesen wird,
dachte das geht mit entsprechender Software schneller/ besser von der Hand (Aber wie
schon geschrieben habe ich da keine Ahnung).
Bzgl. der Betreuung und Pflege der Dateien ist soweit schon klar, am Anfang ist das schon
recht viel Aufwand, aber später sollte sich das im Rahmen halten (ob jetzt mit einem
entsprechenden Programm oder direkt mit den Ordnern.

@xmarsx
Extra einen Scanner kaufen war eigentlich bei niemandem geplant. Als Scanner wäre bei
allen ein Multifunktionsdrucker mit Einzug vorhanden, ohne Duplexscan.
Zudem müssten alle Dokumente mit entsprechender Software "eingelesen" werden,
da die Rechner aber die meiste Zeit laufen sollte das aber das kleinste Problem darstellen.

Die Kosten für die Software sind erst einmal zweitrangig, wenn es eine gibt die alles so löst
wie ich es mir vorstelle und dabei noch erschwinglich ist, dann müsste ich halt entsprechend
investieren.

EcoDMS werde ich mir mal anschauen, danke.

@Wanderer101
Schaue ich mir auch mal an, danke.

 

[Wanderer101]

Wenn das ansatzweise was für dich ist schau dir auch Bluespice an. Ist eine Erweiterungssammlung um mediawiki für Unternehmenseinsatz fit zu machen.

Dadurch werden viele wiki Funktionen in ein schönes Dialogfeld gepackt und es gibt einen besseren Editor.

Gibt es als freie Variante, die für zu Hause voll ausreichend ist. Schreib mir ne pm falls das so interessant ist, das du dir das mal on meiner Installation ansehen willst...

 

[Tenchi Muyo]

Möchte hier noch ein Programm erwähnen was für die meisten (privaten) Ansprüche genügen dürfte:

Office-n-PDF:
https://www.jbsoftware.de/office-n-pdf/

Fragen wurden mir vom Support gut per Email beantwortet. Auch preislich ist das ganze noch völlig in Ordnung (49-118€).

Habe mir selber aber dann doch ELO Office gekauft (beim günstigeren Anbieter),
da ich vermutlich am Ende eh bei der Software gelandet wäre.

Office-n-PDF wäre jetzt für mich aber auch die einzige (viel günstigere Option) die in Frage kommen würde.

 

[BartS]

Nochmals danke an alle für eure Vorschläge und Hilfen.

Leider habe ich das "Projekt" nach ein paar Versuchen über Board geworfen.
Hauptgrund dafür war das einscannen der Dokumente. Mit dem Multifunktionsdrucker war das
durch etliche Papierstaus, einfach viel zu mühselig gewesen und brachte einen zur Weißglut.
Einen Dokumentenscanner, wie von @xmarsx angesprochen, war letztlich dann zu teuer,
wird dann aber vermutlich in den nächsten Jahren mal angeschafft.

Als Software hatte ich die Möglichkeit ELOoffice anzuschauen und empfand diese eigentlich
als das was ich gesucht hatte. Vielleicht wäre das in Verbindung mit einem Dokumentenscanner
auch gut zu bedienen gewesen (damit man nach dem Text des Dokuments suchen kann),
war so aber eher nutzlos für mich.

 

[nomind88]

Ich habe mir eine Dokument Verwaltung mit MS-Access programmiert. Das Einscannen der Dokumente mache ich mit der dem iPhone und der App scanbot (inklusive OCR). Die Dokumente werden automatisch in einem Ordner auf dem NAS gespeichert.
Workflow: Die Post wird eingescannt und in der Dokument Verwaltung erfasst. Dot habe ich auch die Möglichkeit Aufgaben und Termine zu jedem Dokument zu erfassen.