DMS für mittelständiges Unternehmen

[TheChief79]

Für ein mittelständiges Unternehmen suchen im Zuge der Digitalisierung von mittelfristig ein DMS/ECM. Ziel soll es sein, sämtliche Vorgänge mit Kunden und Lieferanten revisionssicher zu digitaliseren und abzulegen. Ein Dokumentenscanner wurde schon angeschafft (HP ScanJet Enterprise Flow N9120 fn2)

Ziel soll es sein, die voll-/halbautomatisch Dokumente einzuscannen und an entsprechende Stelle abzulegen, so dass man alles schnell und effizient wieder findet. Idealerweise mittels OCR auch durchsuchbar machen.

Benutzerverwaltung, Workflow und solche Geschichten gemäß ISO 9001 wären auch toll. Für die QM Geschichten haben wir aber derzeit ein anderes DMS im Einsatz, welches sich aber nicht für die Digitalisierung von alten Akten eignet.

Was gibts denn da für Möglichkeiten? Was bräuchte man noch an Informationen?

Kam heute nur wieder darauf, weil ich im Forum was über das Bitfarm Archiv gelesen hatte. Welche Anbieter bieten sich da noch an? Alfresco? ecoDMS? Wie sind die Erfahrungen.

Grüße

 

[zivilist]

Mittel oder kurzfristig ist immer schlecht das hektisch zu machen. Ich würde zu einem Systemhaus mit professioneller Beratung gehen....nicht das du/ihr zweimal kauft. Den Dokumentenscanner hätte ich ehrlich gesagt auch noch nicht angeschafft bis das Gesamtkonzept steht.

Was spricht dagegen zu dem DMS Anbieter für die „QM Geschichten“ zu gehen und zu fragen: vielleicht ist da doch was machbar?!

 

[burglar225]

Ich kann mir zivilist nur anschließen. DMS-Projekte sind erfahrungsgemäß relativ komplex und wegen der vielen Schnittstellen und man möchte sich natürlich für die Zukunft nichts verbauen, bzw. auch gleich auf das passende Produkt gehen. Bitte nicht einfach mal ein DMS hochziehen und im Unternehmen einführen. Das wird schief gehen, das kann ich dir mit fast an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit versprechen.
Persönlich halte ich von den ganzen kostenlosen bzw. FOS-DMS nichts. Ich habe sie alle mal getestet, zufrieden war ich mit keinem. Das ist natürlich aber mein subjektiver Eindruck. Werbung für meine Firma erspare euch euch an dieser Stelle mal

 

[DJMadMax]

@TheChief79
Du stellst dir das glaube ich etwas zu einfach vor. Gerade das Thema OCR. Jetzt bekommst du von Kunde XY ein Dokument, an dem sich das eigene Firmenlogo nicht mehr an der selben Stelle befindet oder die Absenderzeile sich geändert hat - und schon funktioniert die von dir angedachte Automatisierung nicht mehr.

Meiner Meinung nach - egal, WIE groß das Unternehmen ist, führt nichts an einer für das Unternehmen angepassten Arbeitsweise vorbei, die in aller Regel sogar vollkommen ohne Spezialsoftware auskommt.

Je nach Aufwand bietet sich hier MS Access als Verwaltungsportal an, das über einen SQL-Server (dessen Daten dezentral als Backup vorliegen können) gespeist wird.

Über Access kann man Eingabemasken realisieren, die neue Dokumente entsprechend benannt und katalogisiert ablegen - und bei Bedarf über Abfragemasken auch wieder anzeigen können.

Das ist aber nur EINE von diversen Möglichkeiten.

Ein externes Systemhaus wird dir natürlich andere Ratschläge geben.

Geh mal zu Mercedes und frag, ob sie dir zu einem Dacia raten - du verstehst sicher, was ich damit meine.

 

[Twin_Four]

https://www.elo.com/de-de.html

 

[TheChief79]

Danke für die Antworten, hektisch will ich garnichts machen. Der Scanner wurde angeschafft, weil noch Budget übrig war. Ich stelle mir das auch nicht einfach vor, daher hab ich mich ans Forum gewendet. Es muss auch nichts kostenloses oder OS sein.

Das QM-DMS ist eine Webanwendung. Da gibt es derzeit keine Schnitstellen für sowas und ist wohl auch nicht für die Datenmengen ausgelegt.

 

[burglar225]

Auch für ELO gilt alles, was oben bereits gesagt wurde. Außer ELO office ist das eh nicht "einfach so" kaufbar. Und ELO office ist nur für Kleinstunternehmen gedacht.
Wie schon gesagt wurde, kann ich nur empfehlen, dass du dich an einen entsprechenden Dienstleister wendest.
Mit Schnittstellen meinte ich nicht mal unbedingt (nur) technische Schnittstellen. Es geht da auch um organisatorische Schnittstellen, die für ein DMS und die Anforderungen an das DMS von enormer Wichtigkeit sind.
Von wievielen potentiellen Usern sprechen wir denn überhaupt?

 

[TheChief79]

Vermutlich wird das von den 50 Mitarbeitern am Ende eine Hand voll nutzen, vielleicht auch mehr, denke mal 10-20.

 

[burglar225]

Dann bleibe ich dabei. Sucht euch ein Unternehmen, das euch bei der Einführung berät und die Umsetzung macht.
Vor allem hinsichtlich QM, was ja gerade auch im DMS-Bereich ein SEHR spezielles Thema ist.
DMS ist kein Thema, das man an zwei Morgen in der Woche mal abfrühstückt. Mag sein, dass ich hier als Consultant für DMS/ECM etwas "verblendet" bin, das ist aber meine Meinung.