DMS für privat - Dokumentenmanagement

[JokNN385]

Hallo zusammen,

kann jemand ein solides und simples DMS System empfehlen?
Es geht mir nur um die vereinfachte Ablage von PDF Dateien "ohne großes tamtam".

Wichtige Merkmale:
-PDF Dateien trennen (man will ja nicht jede Seite einzeln einscannen) und zusammenfügen
-Verschlagwortung (Bspw. Name, Kategorie, Datum, Rechnungsnr.)
-Lokal bzw. keine Cloud

Übersichtliche Darstellung, sodass auf einen Blick Dokumente angesehen werden können, umbenannt und direkt in den entsprechenden Ordner geschoben werden können.

Paperless NGX habe ich angesehen ab er steige ehrlich gesagt absolut nicht durch.

Liebe Grüße!

 

[BFF]

ecoDMS, everDOC, diew DMS, usw.

Lokal meint lokal auf PC oder auch auf kleinen Heimserver?

 

[JokNN385]

Am liebsten auf dem PC, Heimserver wäre aber auch möglich. Meint nur, dass es keine Cloudlösung sein soll.

ecoDMS hat leider keine kostenlose Version mehr. Die anderen beiden gucke ich mir einmal an, danke schon einmal dafür!

ELOoffice habe ich auf meiner früheren Arbeit benutzt und im Grunde suche ich genau so etwas. Leider kostet da aber eine Lizenz über 300€...

 

[Phil_81]

Kannst ja dann mal Bescheid geben, für welche dich entschieden hast & warum... Ich wollte für mich so ein Thema auch mal noch angehen.

 

[thealex]

Ich habe zuhause ecoDMS laufen. Komme noch aus der Zeit, in der die freie Version gut nutzbar war. Aber war zufrieden und habe daher eine Lizenz erworben, die ich nun auch verlängert habe.

Klar, es gibt genug kostenfreie Lösungen. Aber wenn du erstmal eine vierstellige Anzahl an Dokumenten in einem System hast, ist die Wechselhürde groß.

Paperless ngx wäre noch zu nennen als weitere Option.

 

[DeadEndKing]

bin auch gerade am suchen und bin dabei noch auf Mayan EDMS und LogicalDOC gestoßen.
Sind beide aber auch auf einem Homeserver zu hosten und ich habe beides bisher nicht testen können.

 

[JokNN385]

Niemals hätte ich gedacht, dass das ganz so schwierig wird.. nahezu alle Hersteller geben Preise nur auf Anfrage raus. EcoDMS habe ich als Testversion ausprobiert aber funktioniert für mich leider nicht.

Ich möchte alle Dokumente auf einmal einscannen, diese dann im Programm in Einzelseiten trennen und dann die paar Seiten die zusammengehören schnell wieder "zusammenfügen". Dann kurz die Datei verschlagworten und ablegen und das war es schon. Ich dachte das wäre eine ziemliche niedrige Anforderung.. aber scheint nur umständlich zu funktionieren.

Ich finde aber einfach nicht heraus, wie man bei ecoDMS die Seiten trennt und wieder zusammenfügt.

LogicalDMS wirft mir leider immer eine Fehlermeldung auf beim Start...

 

[BFF]

Also willst Du die imaginaeren 12.000 Seiten auf einen ADF legen, das in einem Rutsch einscannen, im System sollen getrennte Dokumente ankommen, die Du dann wieder zusammen setzt und verschlagwortest?

Lies mal nach wie ecoDMS und Trennblatt funktioniert.

Stammt aus dem offiziellen ecoDMS Handbuch.

https://www.ecodms.de/en/jdownloads-kategorien?task=download.send&id=133:all-ecodms&catid=63

 

[JokNN385]

Ja ganz genau das ist der Plan. Bzw. darf das im System ruhig noch als eine Datei ankommen, die ich dann "auftrenne" auf die einzelnen Seiten.

Danke für den Hinweis aus dem Handbuch!

Das Trennen habe ich mittlerweile tatsächlich rausgefunden und ich habe jetzt mehrere Einzelseiten.
Ich finde aber einfach nicht heraus, wie ich jetzt die entsprechenden Seiten wieder zusammenfüge..

 

[BFF]

Wozu wieder zusammen fügen?
Das System verwaltet doch die Dokumente intern.

 

[JokNN385]

Wenn ich einen kompletten Stapel Post auf einmal einscanne und den bei ecoDMS dann markiere und "Seiten auftrennen" auswähle, sind danach alles Einzelseiten. Soweit so gut.
In dem Stapel waren aber auch Dokumente, die z.B. 4 Seiten haben. Diese muss ich ja dann wieder zu einem PDF Dokument zusammenfügen, da das Dokument ja aus (in dem Fall) 4 Seiten besteht.
Oder verstehe ich Deine Frage falsch ?

Sonst würden die einzelnen Ordner ja sehr unübersichtlich werden, wenn jede Seite einzeln abgelegt ist.

 

[BFF]

Alles was vor einem Trennblatt ist, wird als ein Dokument behandelt. Hast Du also 20 Seiten dann ein Trennblatt nochmal 15 Seiten dann ein Trennblatt und nochmal 10 Seiten. Ergibt 3 Dokumente. Und dann besteht ja die Möglichkeit weiter einzuscsnnen und einem bereits angelegten Vorgang zuzuordnen.

 

[Bluesky8]

Ich kann "Docutain" sehr empfehlen, die eine Windows-Lösung in Kombination mit einer Scanner App anbieten. Ist sehr intuitiv in der Nutzung und aus meiner Sicht nicht überladen.

 

[h00bi]

Ja ganz genau das ist der Plan. Bzw. darf das im System ruhig noch als eine Datei ankommen, die ich dann "auftrenne" auf die einzelnen Seiten.

Du musst aber bedenken dass ein Scan ADF auch eine Fehlerquote hat.
Wenn Dokumente gelocht oder (mehrfach) getackert waren, steigt die Fehlerquote enorm.

Auch minderwertiges Papier und Feuchte sind schlecht für ADFs.

Schlag dir die Idee aus dem Kopf.
Die Trennerei macht auch nicht weniger Arbeit als die Dokumente nacheinander in den Scanner zu stopfen und zu beobachten ob Fehleinzüge auftreten.

Quelle: Trust me bro, ich musste schon 500+ seitige Gerichtsdokumente digitalisieren.
Wichtig ist ein flotter Scanner der beidseitig scannt statt bei Duplex zu wenden und nochmal zu scannen.
Solche Scanner kann man auch leihen bzw. mieten.

 

[jodd2021]

Privat hab ich ecoDMS und auf Arbeit ELO ECM Suite, unterschiedliche Programme die aber letztlich das gleiche mache. Die sind aber gar nicht so entscheidend, die verwendeten Scanner sind viel wichtiger wie schwer oder leicht man sich tut. 100€ Canon vs. 3000€ Fujitsu, wenn ich privat mal etwas mehr habe, dann nehme ich das Teil von Arbeit mit, würde ich mir mit den Canon nicht antun. Der taugt mal für 1-2- Seiten, für mehr aber nicht.