E-Mail Vorlage in Outlook

[Marcel5995]

Ich kann ja in Outlook Entwürfe erstellen.
Das Problem ist aber, dass man dann immer das Gefühl hat man hat eine E-Mail noch nicht abgeschickt.

Hab ich mal probiert den Entwurf als Datei in einem Ordner zu speichern.
Der Gedanke war, dass ich diese Datei dann nur aufrufen muss und mit den aktuellen Daten ergänzen muss.
Schon habe ich meine Vorlage, so wie ich sie mir vorstelle.

Das funktioniert aber nicht so, wie ich es mir gedacht habe.
Es gibt Probleme mit dem Datum und der Zeit.
Wenn ich die E-Mail dann verschicke, dann wird die Ihnen gesendete Objekte zu dem Zeitpunkt eingeordnet, zu dem ich damals die Vorlage erstellt habe.

Welche guten Möglichkeiten gibt es für Standard E-Mails eine gute Vorlage zu erstellen?
Wie ist sowas von Outlook selber gedacht?

 

[Daniel D.]

Du erstellst deine gewünschte Vorlage in Outlook und wählst beim "Speichern unter" das Dateiformat .oft aus. Dann erzeugst du beim jedem Doppelklick eine neue E-Mail, ohne deine Vorlage wie bei einem Entwurf zu verlieren. Hättest du jedoch auch im Internet suchen können und es wäre schneller gegangen.

 

[Ryzen 14900KS]

Wenn du einen Entwurf speicherst und dann verschickst, dann ist die gesendete Mail in Gesendete Objekte mit den korrekten Daten. Verstehe das Problem irgendwie nicht.

 

[Lycaner]

Bei M365 hast du ja das Feature My Templates - hier kannst du vorlagen speichern. Mach ich auch so - vordefinierte Text-Bausteine werden so gemacht.

 

[AlanK]

Ich würde mir eher Schnellvorlagen bauen mit einer selbst definierten Tasten Kombi + F3 kannst du die auch immer jonglieren wie du sie benötigst.

 

[Marcel5995]

Ah okay ich glaub, ich versteh den Fehler, den ich gemacht habe.
Ich bin einfach auf Speichern unter gegangen.
Da wird die Datei unter Outlook – Nachrichten Format gespeichert.
Das ist scheinbar falsch.

Ich hab jetzt aber gesehen, dass ich Outlook Vorlage wählen kann.
Das muss ich dann wohl machen.

Welche Möglichkeiten gibt es eigentlich, solche Vorlagen direkt in Outlook zu integrieren.
Ich würde mir gerne einen Ordner Vorlagen anlegen, indem ich dann solche Vorlagen speichere.
Entwürfe wäre ich eigentlich auch geeignet dafür aber da hab ich das Problem, dass hier immer die blaue Zahl erscheint und ich daher meine, ich habe eine Aufgabe noch nicht erledigt.

Ergänzung (22. Oktober 2024)

Bei M365 hast du ja das Feature My Templates - hier kannst du vorlagen speichern. Mach ich auch so - vordefinierte Text-Bausteine werden so gemacht.

Ich würde mir eher Schnellvorlagen bauen mit einer selbst definierten Tasten Kombi + F3 kannst du die auch immer jonglieren wie du sie benötigst.

Alles klar. Ich werde mir die zwei Sachen mal genauer anschauen.
Vielen Dank für die Hilfe.

 

[Lycaner]

@Marcel5995 https://techcommunity.microsoft.com...-in-new-outlook-and-web-explained/m-p/3950549
Hier der Link von MS zu den Thema! Viel Vergnügen

 

[tollertyp]

Wenn du einen Entwurf speicherst und dann verschickst, dann ist die gesendete Mail in Gesendete Objekte mit den korrekten Daten. Verstehe das Problem irgendwie nicht.

Ich verstehe auch nicht, warum der TE Entwürfe und Vorlagen verschmischt, als wäre es dasselbe.

 

[Marcel5995]

Blöde Frage, aber mir ist tatsächlich nicht klar, was der Unterschied zwischen Vorlagen und Entwurf ist.
Was soll denn ein Entwurf unter Outlook eigentlich sein?

 

[TheManneken]

Eine Vorlage ist quasi eine Schablone für eine Email, die du immer wieder verschickst, in der einzelne Variablen ggf. voneinander abweichen, z.B. Adressat in der Anrede, Rechnungsbetrag, Vertragsnummer etc. aber Layout, Grußformel, Textbausteine etc. immer gleich sind. Du füllst im Idealfall lediglich einen Lückentext aus, ggf. übernimmt das sogar ein Skript für dich (Stichwort: Sammelbrief)

Ein Entwurf ist eine im Prinzip schon absendefertige oder noch in Bearbeitung befindliche individuelle Mail, die du ggf. nur noch mal gegenlesen oder überarbeiten willst oder mit der du noch nicht fertig warst, aber das Essen bereits auf dem Tisch steht, aber im Grunde ist jeder Entwurf individuell.

Beispiel für eine Vorlage: du hast ein Kündigungsschreiben, in dem du nur den oder die Empfänger und eine Vetragsnummer hinzufügst und dann abschickst.

Beispiel für einen Entwurf: du richtest eine Beschwerde aufgrund einen bestimmten Vorfalls an einen bestimmten Adressaten, willst aber noch mal eine Nacht drüber schlafen. Ein Entwurf ist "noch nicht fertig", kann also auch ein Architekturplan, eine Elektrozeichnung oder ein unfertiges Drehbuch für einen Film sein.

 

[schmidts1981]

1. Erstelle eine neue E-Mail, formatiere sie wie gewünscht.
2. Statt auf „Senden“ gehst du auf Datei > Speichern unter und wählst „Outlook-Vorlage (*.oft)“.
3. Zum Verwenden: Einfach die Vorlage-Datei öffnen, sie wird als neue E-Mail mit aktuellem Datum geladen.

Das Problem mit alten Entwürfen tritt hier nicht auf, da jede neue E-Mail auf Basis der Vorlage frisch erstellt wird. Alternativ kannst du auch die „Schnellbausteine“ für Standardtexte nutzen.

 

[Marcel5995]

Ich hab mich jetzt mit dem MyTemplates beschäftigt.
Die gibt es in meinem Office 365. Aber das sind ja nur Textbausteine.

Ich bräuchte eine komplett vorbereitete E-Mail.
Bei der Empfänger, der Betreff und der Text bereits vorbereitet sind.
Es muss dann zum Beispiel immer nur der Kunden Name oder eine Kundennummer ausgetauscht werden.
Das geht mit den My Templates nicht, oder?
Das sind nur Textbausteine?

Der Weg über die Outlook Vorlage wäre schon mal eine Möglichkeit.
Aber hier habe ich den Nachteil, dass ich diese Vorlagen außerhalb Outlook speichern muss?
Ideal wäre, wenn ich in Outlook bleiben könnte und dort meine vorbereiteten E-Mails aufrufen könnte.
Gibt es da auch irgendeine Möglichkeit?

Die Funktion mit den Templates wäre schon ganz gut, aber nur dann, wenn das komplett vorbereitete E-Mails wären?