E-Mails von Domainhost schneller an G Suite/G Mail weiterleiten?

[QwayZee]

Hallo allerseits,

in unserem Unternehmen (arbeite hier seit Februar '19) wird überwiegend über eine G Suite gearbeitet (Drive, Docs, Mail etc)

Unser Domainhost ist All Inkl.

Die G Mail Postfächer rufen Mails von All Inkl. ab.

Problem: Mails, die an beispiel@beispiel.de gesendet werden, sind im Postfach beim Domainhost (hier habe nur ich Zugriff drauf) sofort sichtbar, jedoch dauert es in manchen Fällen bis zu 15 Minuten, bis Sie in G Mail auftauchen.

Meine Lösung die Mails über die MacOS Mail App direkt vom All Inkl. Server abzurufen/zu senden funktioniert super, allerdings landen bspw. gesendete Mails nicht oder nur teilweise bei G Mail.

Nun bevor ich anfange an den MX Einträgen herumzudoktorn, frage ich ob es eine andere Lösung gibt.

Sollte etwas unverständlich sein oder fehlen, lasst es mich wissen.


Vielen Dank im Voraus.

 

[kachiri]

Die schnellsten Lösung wäre wahrscheinlich, den Mailserver direkt über die GSuite laufen zu lassen und eben nicht via Weiterleitung an ein Gmail-Postfach?

 

[snakesh1t]

Wie werden die Mails denn von All Inkl. abgerufen?
Doch wohl mit POP3....
Dann solltest du den POP3 Abruf Intervall einstellen können.
Wir nutzen als POP-Connector POPCon, der die Mails in Exchange Postfächer sortiert.
Dort kann ich den Intervall einstellen.
Aber aufpassen, da muss man sich ggf. rantasten!

 

[Voltago]

Stell die MX Records um, alles andere ist Murks und macht's auf Dauer nur unnötig kompliziert.

Postfach A gibt's nur beim Domain Host, Postfach B dafür nur in der G Suite; Verteiler A wurde beim Domain Host eingerichtet, Verteiler B macht Google usw...

Mit den MX Records hast du einmalig Arbeit und danach Ruhe.

 

[QwayZee]

Die schnellsten Lösung wäre wahrscheinlich, den Mailserver direkt über die GSuite laufen zu lassen und eben nicht via Weiterleitung an ein Gmail-Postfach?

Habe leider das erste Mal Kontakt zu G Suite. Habe bisher entweder nur über Direktabruf oder komplett G Mail arbeiten müssen. Kannst du das genauer erklären oder hast du eine Anleitung dazu?

Wie werden die Mails denn von All Inkl. abgerufen?

Laut G Mail Postfach Einstellungen per IMAP, POP3 ist abgeschaltet.

Stell die MX Records um, alles andere ist Murks und macht's auf Dauer nur unnötig kompliziert.

Habe probehalber die MX Records von G Suite bei All Inkl. eingetragen. Dann kam ein Hinweis, dass ich die Postfächer bei All inkl löschen soll, wenn nach Extern gezeigt wird??!!

 

[h00bi]

Ziehe den MX Record auf Gsuite um. https://support.google.com/a/answer/174125?hl=de
Das ist der beste Weg.

Zusätzlich würde ich bei Gsuite dann SPF Records einpflegen: https://support.google.com/a/answer/33786?hl=de das minimiert die Chance dass eure ausgehenden Mails beim Empfänger fälschlicherweise als SPAM erkannt werden.

 

[Voltago]

Dann kam ein Hinweis, dass ich die Postfächer bei All inkl löschen soll, wenn nach Extern gezeigt wird??!!

Das ist auch richtig so, muss aber in meinen Augen nicht sofort erfolgen.

Bevor du die MX Records umstellst würde ich nochmal genau abgleichen zwischen Domain Host und G Suite.

 

[h00bi]

Dann kam ein Hinweis, dass ich die Postfächer bei All inkl löschen soll, wenn nach Extern gezeigt wird??!!

Das ist mehr oder weniger richtig. Da landet ja dann nichts mehr. Du solltest nur vorher sicherstellen dass die Mails alle weggesichert sind.

 

[QwayZee]

@h00bi & @Voltago

Ich danke euch für die Antworten. Ich probiere es am Montag aus.

Ich lasse euch wissen, wie es ausgeht. Oder ob ich gefeuert wurde wegen groben Unfug :'D

LG und schönes Wochenende!

 

[Voltago]

@Grandisoo

Beim Vorgesetzten eventuell hinterfragen, ob alle Postfächer / Verteiler noch aktuell sind.

Backups machen (ggfs Postfächer von Ausgeschiedenen auslassen - Datenschutz, je nach Arbeitsvertrag -> mit dem Vorgesetzten klären).
Auch Kalender, Kontakte, Aufgaben, Notizen auf Vollständigkeit prüfen!

Postfächer abgleichen - benötigte Fehlende in der G Suite anlegen

Wie von @h00bi erwähnt - SPF-Eintrag umstellen bzw. anpassen.

Dann die MX Records umstellen.

Wenn der Mailfluss dann noch (einige Stunden Zeit nach der Umstellung) ein- und ausgehend funktioniert, hast du das Ärgste hinter dir.

In weiterer Folge könntest du dich noch mit DKIM und DMARC auseinandersetzen und für eure Domain einrichten.

 

[h00bi]

Auch Kalender, Kontakte, Aufgaben, Notizen auf Vollständigkeit prüfen!

Guter Einwand.
Falls ihr das wirklich nutzt wäre es praktisch z.B. mit mailstore ein komplettes Backup der allinkl. Postfächer per IMAP zu machen.

 

[Voltago]

@h00bi

IMAP unterstützt nativ nur E-Mails.
Backup von Kalender usw. muss auf jeden Fall auf dem entsprechendem Client passieren.

War auch mehr als Randhinweis gedacht, da vom Abruf in Mac Mail die Rede ist - möglicherweise sind Einträge 'falsch gelandet'... (User )

 

[QwayZee]

@Voltago & @h00bi

Es geht rein um die Mails. Kalender etc wird über die G Suite gesteuert bzw. dem Google-Konto mit Sync.

Ergänzend muss ich vielleicht sagen, dass jedes Postfach von All Inkl. bereits in der G Suite ist. Sonst funktioniert das Ganze über G Mail ja nicht. Soweit ich zumindest weiß.

Den Einwand mit DKIM und DMARC finde ich ebenfalls gut, da das bislang nie in der Form eingerichtet wurde.

Es ist so einfach konfiguriert:

Eingehende Mail -> All Inkl. Postfach ->(10-15 Minuten später) G Mail -> Mac Mail

Umgekehrt dasselbe Spiel.

Ich denke es wird der normale Spam Filter von Google genutzt.


Konten von Ex-Mitarbeiter werden deaktiviert und nach Abklärung gelöscht, sodass die Lizenz in G Suite wieder frei ist.

Natürlich ist die vorhandene Lösung zum Teil fahrlässig. Ich versuche Ordnung und vor allem mehr Sicherheit einzubringen.

Ewiger Start-Up eben...