Effektives Scannen von Dokumenten?

[MichaelH.]

Will mich mal informieren, was es heut zu Tage alles für Möglichkeiten gibt, Dokumente möglichst schnell als PDF Datei in einen bestimmten Ordner auf dem PC zu bringen.

Folgende herrausvorderungen sehe ich dabei:

1. Leere Seiten automatisch ignorieren.
2. PDF Datei als durchsuchbares PDF haben und Dateigröße verringern.
3. PDF Datei benennen.
4. PDF Datei in den passenden Ordner auf dem PC ablegen.

Wie machen große Firmen so etwas?

Vor allem benennen und ablegen?

 

[xorxe]

nen praktikanten einstellen

sry^^, das musste sein

 

[species_0001]

entsprechende Businessmultifunktions Drucker/Kopierer können in der Regel als PDF scannen und in Netzlaufwerken ablegen.

1. weiß ich nicht, ist mir noch nicht unter gekommen
2. durchsuchbare PDFs ist meist eine Funktion die extra kostet.
3. die Dateien werden in der Regel nach Scanndatum/Zeit benannt.
4. gibt verschiedene Wege wie/wo PDFs gespeichert werden. usb sticks am Gerät, email Versand, Ziellaufwerke im netz oder Benutzerordner im Gerät selbst zum Zugriff per html

mehr verrät dir der Handelsvertreter von Canon, Ricoh, Konika Minolta, Kyocera und co

 

[Ic3HanDs]

Die scannen das mit einem speziellem Dokumenten-Scanner ein der ca 1-2sec pro Seite braucht. Der schickt das an ein Programm mit OCR. Die OCR liest dann das Dokument, macht ein PDF daraus welches durchsuchbar ist und schiebt das Dokument an den passenden Ort anhand definierter Regeln. Die Regeln basieren normal auf dem Inhalt den die OCR ausliest.

 

[Rome1981]

Und diese sepziellen Dokumenten-Scanner kosten dann einen A**ch voll Kohle...

Nein, im Ernst die Dinger sind der helle Wahnsinn und unglaublich teuer...

Wer übrigens mal das Vergnügen mit einem Industriescanner hatte, der pro Seite mit OCR unter 0,5 Sekunden braucht, der weiß dass die meisten Leute zuhause echt nur die "Reste" stehen haben...

 

[derChemnitzer]

Da gibt es zum Beispiel die Software Paperport int. OCR Modul die sowas macht

http://www.nuance.de/for-individuals/by-product/paperport/index.htm

 

[FAT B]

ja da muss man viel händisch machen. vor allem wenns um handbücher geht und nicht um lose dokumente die man in den papiereinzug stecken kann. ich glaub wenn man über den acrobat pro scannt dann macht er automatisch ne ocr prüfung und damit werden die dokumente dann auch durchsuchbar, inhaltverzeichnis, tags und speicherort muss man dann noch selber machen.

ich kenne jedenfalls kein gerät, das des alles automatisch macht, falls es sowas gibt würds mich auch interessieren.

 

[Ic3HanDs]

@Rome1981
Da muss ich dir zustimmen

 

[Mr.Church]

Scanner von Fujitsu sind sehr gut. Die gibts auch in einer recht kompakten Form, wo das Papier fast senkrecht von oben eingezogen wird.
Für die Ablage und das Scannen kann ich ELO Office empfehlen. Die Funktionen, wie verbesserte Erkennung, ausrichten und drehen, überspringen von leeren Seiten usw. kann von der Software Kofax VRS gut bedient werden.
Mit dem Trio (Scanner, Kofax und ELO) betreibe ich schon seit Jahren meine Dokumentenverwaltung.

 

[Cat Toaster]

Große Firmen machen das mit einem DMS (Document-Management-System) welches datenbankbasiert arbeitet und einen eher ganzheitlichen Ansatz verfolgt. Firmen archivieren ja nicht nur Papierdokumente sondern auch gleich Emails und vor allem Belege aus ihrer Warenwirtschaft. So wird auch jedes ausgehende Dokument beim normalen Ausdruck als Kopie im DMS abgelegt. Der Trick ist eben später in dem ganzen Datenhaufen auch noch schnell etwas finden zu können.

Technisches Hilfsmittel ist dafür ein geeigneter Dokumentenscanner und zum Beispiel Omnipage Pro.

 

[computerbase107]

Nicht nur in Arzt-Praxen, wo relativ viel zum Patienten eingescannt und archiviert wird, findet immer mehr die Fujitsu-Lösung ScanSnap Verbreitung.

Wenn Du konkreten Bedarf hast, dann schaue Dich einmal zu diesem Thema um.

http://scanners.fcpa.fujitsu.com/scansnapit/DE/