"Eigene, persönliche Dokumente" organisieren und durchsuchbar halten

[Faust2011]

Guten Morgen zusammen

Ich suche eine Strategie, wie ich am besten meine privaten Daten organsiere und auch wieder auffindbar halte.

Zu den Daten: Es sammelt sich so ziemlich alles an, also Emails (hier schicke ich mir gerne Mal kurze Notizen nach Hause), "Eigene Dokumente" in Windows mit Bilder, PDFs, DOCs, XLSs und auch gespeicherte Webseiten (tlw. als HTML und manche im MAFF-Format des Firefox, das leider eingestellt wurde).

Ablageorte: Die lokale Festplatte, aber auch Dropbox (wobei Dropbox als Verzeichnis im Windows-Benutzerordner mit eingebunden ist und damit eigentlich als "lokal" zählt).

Suchstrategien: Ich nutze die Windows-Suche im Explorer. Entweder suche ich nur nach Dateinamen/endungen oder manchmal auch als Volltextsuche. Das funktioniert aber nicht immer perfekt - danke an die Windows-Dateiindizierung.

Habt Ihr Ideen für mich? Wie macht Ihr das?

 

[Samson999]

Hallo,

dieses Thema beschäftigt mich auch, bin mal so lax am schauen gewesen und dabei auf "DMS" Dokumenten management Software gestossen.

Da ich dafür im Besten Fall wenig Geld ausgeben will bin ich auf smalldms oder ecodms gestossen.

Bin aber wie gesagt nicht wirklich auf der Suche weil mir im Moment die Zeit etwas fehlt.

Gruß

 

[Wanderer101]

Hallo,

wenn es auch etwas kosten darf und nicht via Internet erreichbar sein soll, könnte evtl. Lexican was sein. Kostet als Einzelplatz ca 60€ einmalig.

Ich persönlich habe meine eigenen Dateien von dem Windows-Ordner Eigene Dateien getrennt, da ich nicht auch die Ordner von Spiel XY dazwischen haben wollte. Darin sind grob die Ordner für Bank, Steuererklärung, Bilder und Dokumente (Bewerbungen z.B.)

Zusätzlich verwende ich ein Wiki für meine Notizen und Anleitungen und die Unterlagen fürs Studium. In einem zweiten Wiki habe ich die Verträge aufgeführt mit Kundennummer, Konditionen bla bla bla. Hilft ganz gut, wenn man mal Probleme hat und für die Hotline diese Daten griffbereit braucht.

 

[killertomate285]

Tja dafür suche ich auch schon länger eine Lösung. Bisher noch keine einfache gefunden. Das endet dann immer so das ich alle 6 Monate circa alles mühsam auf der Platte zusammen suche und sortiere. Das hält dann aber nur wenige Tage bis alles Kreuz und quer liegt. Solange ich wichtige Daten im Backup habe geht das aber noch.

 

[halbtuer2]

Ich löse das Problem höchst einfach: ich nehme mir einmal in der Woche Zeit, wichtige Sachen zentral in einem Ordner zu lagern und den Rest
als Müll zu entsorgen.
Dann hat man zumindest eine gewisse Grundordnung.
Bei den Mails genau das Gleiche: einen Ordner in Outlook angelegt für wichtige Mails, den Rest dann löschen.
Ich glaube nicht, daß man dafür Geld ausgeben muss.

Im Haus, in der Garage, eigentlich überall hält man doch eine gewisse Grundordnung, oder?
OK, im Haus gibts auch Helfer dafür, zum Beispiel Schubladen und Fächer.
Oder Haushaltshilfen :-)

 

[Faust2011]

Danke für Eure Antworten. Auch wenn jetzt die (!) Lösung mit dabei ist, scheint es zumindest noch einige andere zu geben, die dasselbe Problem haben. Das macht es schonmal erträglicher für mich

@Wanderer101: Welches Wiki verwendest Du? Ich organsiere vieles mit simplen txt-Dateien, aber das ist suboptimal. Würde gerne mal klickbare Links drin haben und manches anders formatiert (fett, ...), was aber nicht so leicht geht. Andererseits braucht doch so ein Wiki immer gleich einen Webserver und eine Datenbank, oder?

 

[Yuuri]

Für simple Sachen hab ich Markdown für mich entdeckt. Da sind dann auch Links, Tabellen, Formatierung u.ä. mit enthalten. Die Sachen bearbeite ich mit VSCode und lass es mir dann mittels Plugin (ggf. auch automatisch beim Speichern) als PDF konvertieren.

Für alles Andere leg ich alles in ner fürs Thema sinnvollen Ordnerstruktur ganz normal im Dateisystem ab. Durchsuchbar sollte da ja alles sein was eben DOCX, PDF usw. betrifft.

 

[Faust2011]

VSCode als WYSIWYG-Editor für Markdown, geht das so und wird das unterstützt? Ich will nicht noch eine weitere Syntax dafür lernen müssen bzw. immer wieder nachschlagen.

 

[Yuuri]

Die Syntax ist selbsterklärend: https://github.com/adam-p/markdown-here/wiki/Markdown-Cheatsheet

Dazu die zwei Extensions und es arbeitet sich wunderbar. Ggf. für dein WYSIWYG-Vorschau noch dieses, dann öffnet sich die Preview automatisch. (seh grad, auto preview hat das erste Plugin bereits) Schreibt sich extrem flüssig.

 

[Faust2011]

Danke, @Yuuri, das werde ich mal ausprobieren.

Hast Du mir auch ein gute Idee, wie man relativ leicht in Markdown "UML-Diagramme" und technische Zeichnungen/Sachverhalte relativ einfach umsetzen kann, sodass aus ein paar Zeilen Pseudocode schließlich ein Diagramm generiert wird?

 

[Yuuri]

Das wird schwierig, denn was Fertiges gibts da für VSCode wohl nicht. Du kannst allerdings ein PlantUML Diagramm erstellen (dafür gibts ein Plugin), das als Bild exportieren und dann in Markdown einfügen. Die Syntax ist aber eher komplex. Für meine (wenigen) UML-Belange setz ich da lieber komplett auf Visio bzw. yEd.

 

[halwe]

Mich würde das Problem näher interessieren. Ich kann in der Fragestellung des OP nicht erkennen, warum nicht der Dateiexplorer oder auch Outlook oder ein anderes Mailprogramm die idealen Verwaltungsinstrumente sein sollten.
Welches spezielle Feature wird hier benötigt, das nicht mit Windows mitkommt?

 

[cumulonimbus8]

Wer Ordnung hält ist zu faul zum Suchen.
Outlook wie das Dateisystem verfügen über Ordner. Diese wiederum über die erstaunliche Fähigkeit einen Namen zu besitzen, einen sprechenden Namen.
Wenn diese Struktur passt und ich (ob mit Regeln oder Vernunft) korrekt einräume finde ich alles wieder. Bemühe ich NTFS-Laufwerke reicht (Search) Everything um verlorene Schäfchen zu finden.

CMS brauchen Firmen. Wobei ich mich bei deren Benutzern frage wo der Content herkommt, wie er aussieht und wer ihn managte auf dass ein CMS da überhaupt durchsteigt…

CN8

 

[Wanderer101]

@Wanderer101: Welches Wiki verwendest Du?

Ich setze ein Mediawiki 1.27.4 mit folgenden Erweiterungen ein (ja wird länger):
-Bluespice free = Bessere Oberfläche, einfacherer Editor (den ich gar nicht nutze^^), viele nützliche Funktionen
-Semantic-Mediawiki = Im Grunde genommen Datenbankfunktionalität => Eigenschaften und Werte, die mitttels Tabellen oder Diagrammen ausgwertet werden können
-Semantic-Forms = Formulare zum erstellen und verändern von Artikeln
-Semantic Cite = Hab ich auf die schnelle vergessen wofür das war
-Semantic Extra Special Properties = Mehr Semantik-Funktionen
-Semantic Result Formats = Erweiterung für Diagramme und "coole" Tabellen
-Category Tree = automatische Darstellung der Kategorien und Seiten in einem Verzeichnisbaum, sortiert nach den Zuordnungen
-Header Tabs = Ersetzt das automatische Inhaltsverzeichnis durch Tabs oben. Sinnvoll aktuell nur bei kleineren Artikeln mit bis zu 5 Abschnitten imho
-PDFEmbed = Einbinden/Anzeigen von PDFs in einem Artikel
-MsUpload = Datei-Upload per Drag'n'Drop, Möglichkeit gleich einen Bilderlink im Artikel zu setzen oder gar eine Gallerie
-MultimediaViewer = modernere Darstellung von Bildern, wenn man diese anklickt.
-WikiEditor = Besserer Editor
-LastUserLogin = Auswertungstool wann welcher Nutzer zuletzt online war.
-Maintaince-Shell = Ausführen der Wartungsskripte per Spezial-seite. Wird nur benötigt, da ich noch mit dem Cron-Job für die entsprechende Datei hadere...

Installiert hab ich die meisten Sachen mit composer. Das ist im Grunde genommen eine Art Paketverwaltung für PHP-Geschichten. Damit kann man die ganze Semantic-Geschichte mit allen Abhängigkeiten installieren.

Ergänzung (2. April 2018)

Hast Du mir auch ein gute Idee, wie man relativ leicht in Markdown "UML-Diagramme" und technische Zeichnungen/Sachverhalte relativ einfach umsetzen kann, sodass aus ein paar Zeilen Pseudocode schließlich ein Diagramm generiert wird?

Hierfür gibt es in der Tat eine Semantik-Mediawiki-Erweiterung. Allerdings wird dafür auf externe Server zur Generierung der Grafik zurückgegriffen, weswegen ich das nicht weiter verfolgt habe @work. Mittels ImageMap könnte man eine solche Grafik auch als Wegweiser nehmen. Man klickt ein Feld der Grafik an und wird zu einem passenden Artikel weitergeleitet.

Was dann evtl. auch noch interessant wäre, ist die Möglichkeit externe Dateien einzubinden, um deren Inhalte darstellen zu lassen (also csv, oder xml-Dateien). Damit beschäftige ich mich noch @work, da das nicht ganz so einfach zu sein scheint.