Eindeutige Rechnungsnummer bei Selbstständigkeit

[klecksii]

Ich habe gelesen, erstellt ein Selbstständiger eine Rechnung, muss diese einmalig sein.
Bedeutet das, wenn ich nun dieselbe Rechnung ein zeites mal ausdrucke, beim zweiten mal eine neue Rechnungsnummer generiert werden muss? Oder kann für jede weitere Rechnung der selben Bestellung, jedesmal die selbe Rechnungsnummer verwendet werden?

Beispiel:
Ich erstelle die erste Rechnung für einen Kunden. Die erste Rechnungsnummer ist dann z.B. 0001. Nun ruft derselbe Kunde nochmal an, und verlangt eine weitere Rechnung, da er die erste verschlampt hat. Wie müsste dann die zweite Rechnungsnummer lauten? Ebenfalls 0001, oder muss die zweite Rechnungsnummer anders sein?
Man könnte dann z.B. für jede weitere Rechnung hochzählen, wie nach folgendem Muster
0001-01
0001-02
0001-03
0001 wäre dann die Rechnungsnummer + eine laufende Nummer für jede erstellte Rechnung desselben Vertrages. Die Rechnung ist also grundsätzlich gleich, nur die Rechnungsnummer nicht.

Die erste Rechnung für den nächsten Kunden würde dann z.B. lauten:
0002-01
und die zweite (für die selbe Rechnung) dann
0002-02
usw.

 

[Scholle1309]

Wenn der Kunde die verschlampt hat, stellst du ja keine neue Rechnung aus, sondern du lässt ihm die selbe wieder zu kommen.

 

[honky-tonk]

die rechnungsnummer sollte die selbe bleiben egal wieviele kopien es von der datei oder dem ausdruck gibt.

 

[Lawnmower]

Kaum, das wird die gleiche Rechnungs-Nr sein - sonst kriegst ja das totale Chaos in der Buchhaltung weil Du dann für die vorherige Rechnungs-Nr erst eine Gutschrift machen müsstest, etc.
Würde Dir empfehlen Dich zu dem Thema vorher korrekt zu informieren, sonst könnte es dann bei einer Kontrolle u.U. sehr teuer werden.
Und auch eine etablierte Buchhaltungs-Lösung verwenden und nicht selber was basteln, dann dürfte die Dich da mit solchen Themen eher unterstützen.

 

[Ichthys]

Du hast einen Denkfehler. Eine Rechnungsnummer kennzeichnet eine Rechnung eindeutig, bedeutet aber nicht, dass das aktuelle Exemplar ein Original ist. Du hast fortlaufende Rechnungen, welche die Verbindlichkeiten Deiner Kunden kennzeichnen, nicht die Anzahl der Ausdrucke.
Also - einfach neu ausstellen, ggf. als Kopie kennzeichnen und gut ist's.

Anmerkung: Die Rechnungsnummern würde ich übrigens so nicht erstellen. Mach lieber sowas wie 2022001, 2022002. Oder zähle komplett durch. Mach sie aber nicht vom Kunden abhängig. Das wird nur äußerst kompliziert, solange Du keine Buchhaltungssoftware verwendest.

 

[klecksii]

Vielen Dank für die raschen Antworten!
Mir kam das auch komisch, vor, immer eine neue Rechnungsnummer zuzuweisen. Aber dann haben wir das ja geklärt!

Liebe Grüße

 

[KnolleJupp]

Eine Rechnungsnummer muss eindeutig sein, idealerweise auch fortlaufend.
Das heißt, du musst für jede neue Rechnung eine neue, einmalige Rechnungsnummer vergeben.

Soll eine bestehende Rechung erneut ausgestellt werden, warum auch immer, bleibt die Rechnungsnummer natürlich unverändert die selbe.
Alles andere würde bei der Buchführung nur heilloses Durcheinander ergeben.

Wie die Rechnungsnummer aussieht, ist egal.
Du kannst mit einer fiktiven Nummer anfangen, z.B. 836726. Die nächste Rechnung bekäme dann die Nummer 836727 usw.
Du kannst die Nummer z.B. auch so aufbauen: 220601, 220602, 220603 usw. Also in diesem Fall Rechnungen aus Juni 2022.
Oder du fängst einfach bei 1 an.
Ich würde die Rechnungsnummer aber nicht auf einzelne Kunden beziehen. Auch das birgt die Gefahr das alles durcheinander gerät.

Das Finanzamt legt großen Wert darauf das jede Rechnungsnummer nur einmal vergeben wird!
Tauchen in der Buchführung Rechnungen mit identischer Nummer auf, gibt es böse Nachfragen.
Nachfragen kann es auch geben, wenn Lücken entstehen, z.B. du vergibt die Nummern 220601, 220602 und 220604.
Dann wird das Finanzamt wissen wollen, was mit der Rechnung 220603 los ist.

 

[thealex]

Vielleicht noch erwähnenswert, dass ein Nachdruck einer Rechnung eben als solche gekennzeichnet ist, wahlweise mit dem Wort "Duplikat", "Kopie" o. ä.

Es gibt per se nur ein Original. Das ist die Version, die initial an den Kunden gegangen ist (egal ob Post oder Mail). Alles andere ist eine Kopie.

 

[user_zero]

Alles andere würde bei der Buchführung nur heilloses Durcheinander ergeben.

Das ist noch milde ausgedrückt. Wenn Deine Betreuerin auf dem Finanzamt doch mal auf die Idee kommt, Dich zu prüfen, kannst Du Dich auf was gefasst machen.

 

[UNDERESTIMATED]

Das wird nur äußerst kompliziert, solange Du keine Buchhaltungssoftware verwendest.

Finanzamt mag das, nicht.

Eine Rechnungsnummer muss eindeutig sein, idealerweise auch fortlaufend.

Dann wird das Finanzamt wissen wollen, was mit der Rechnung 220603 los ist.

Hmm... Also idealerweise doch bunt gewürfelt und nichts doppelt - dann mach ich's ja richtig ;-)
Wenn der Verein zu viel Langeweile hat finden die immer was, dafür muss nicht erst eine Rechnungsnummer logisch in der Zahlenfolge fehlen.

Ich habe gelesen, erstellt ein Selbstständiger eine Rechnung, muss diese einmalig sein.
Bedeutet das, wenn ich nun dieselbe Rechnung ein zeites mal ausdrucke

Du kannst nur die gleiche mehrmals ausdrucken, das bleibt dann auch die gleiche, egal wie oft du die ausdruckst. Es geht ja um die Rechnung und nicht im den Ausdruck.

 

[klecksii]

Vielleicht noch erwähnenswert, dass ein Nachdruck einer Rechnung eben als solche gekennzeichnet ist, wahlweise mit dem Wort "Duplikat", "Kopie" o. ä.

Ist die Kennzeichnung verpflichtend, oder optional?

 

[thealex]

Wenn der Kunde einen erneuten Ausdruck verlangt, würde ich diesen immer kennzeichnen. Damit gehst du auf jeden Fall Problemen aus dem Weg. Ob es aber wirklich verpflichtend ist, kann ich nicht mit Sicherheit sagen.

 

[Trype01]

Ist die Kennzeichnung verpflichtend, oder optional?

Wenn der Kunde einen erneuten Ausdruck verlangt, würde ich diesen immer kennzeichnen. Damit gehst du auf jeden Fall Problemen aus dem Weg. Ob es aber wirklich verpflichtend ist, kann ich nicht mit Sicherheit sagen.

Naja, das ist noch ein wenig, aus der Zeit als Rechnungen hauptsächlich auf Papier versendet wurden. Da mussten wir damals für eine Rechnungsänderung (Anschrift) dann auch tatsächlich mal das Original zurücksenden. Spätestens in Zeiten von PDF-Rechnungen ist das ja irgendwie schon nicht mehr nachvollziehbar.

 

[thealex]

Es gibt ja noch genug Geschäftsfelder und Kunden, die ihre Rechnungen auf Papier erhalten. An der Thematik ändern digitale Rechnungen ja nichts. Eher, wie du schon sagst, an der Nachvollziehbarkeit.

Da ja aber jeder regelkonforme Unternehmer eine revisionssichere E-Mail-Archivierung betreibt, ist jederzeit das Original herauszufinden. Sowohl in deinem Postaus- als auch in seinem Posteingang (die Vorschriften zu Postfächern zum Erhalt digitaler Rechnungen nochmal außen vor gelassen, die gibt es ja auch noch).

 

[klecksii]

(die Vorschriften zu Postfächern zum Erhalt digitaler Rechnungen nochmal außen vor gelassen, die gibt es ja auch noch).

Klingt interessant, kannst Du das näher erläutern, oder einen weiterführenden Link schicken?

 

[thealex]

Klingt interessant, kannst Du das näher erläutern, oder einen weiterführenden Link schicken?

Auf die Schnelle mal bei Haufe geschaut. Es geht im Speziellen um die Nachweisbarkeit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts. Wer digitale Rechnungen empfängt muss schlussendlich auch ein digitales manipulationssicheres E-Mail-Archiv betreiben (die Eingangsmail im Outlook stellt das übrigens nicht dar), denn ansonsten kann man den Anforderungen faktisch nicht nachkommen.

Klingt immer so schlimm, ist am Ende halt kein großes Ding. Man sollte es nur wissen, denn eine Betriebsprüfung wegen solchen Sachen ist wirklich ärgerlich und leicht vermeidbar.

 

[ThomasK_7]

Ich kenne keine gesetzliche Grundlage, den Nachdruck einer Rechnung besonders kennzeichnen zu müssen.
Rechnung ist ungleich Quittung!