Einstiegsfragen zu Paperless-ngx

[SirLoading]

Hallo zusammen,

derzeit nutze ich ecoDMS und bin immer werde immer unzufriedener.
Langsam, der Webserver stürzt ständig ab, die Windows Oberfläche schmiert ständig ab usw...

Teste gerade Paperless-ngx und habe da ein paar Fragen.
1.
Bei ecoDMS kann ich Vorlagen erstellen um Custom Felder wie Betrag, Dokumenten Titel, Rechnungsnummer usw. automatisch befüllen zu lassen.
Kann Paperless-ngx das auch?
Habe Google genutzt, aber vermutlich nach den falschen begriffen gesucht.

2.
Bei ecoDMS habe ich links eine Struktur, welche ich mir selbst zusammenstellen kann.
Quasi Ordner und dann Unterordner:

Ja, man kann das über Speicherorte umsetzen.

3.
Wie würdet Ihr ein BackUp machen?
Habe im HomeServer die NVMe wo Betriebssystem und die Docker Daten liegen und eine SSD.
Habe bisher jede Nacht eine Spiegelung auf die SSD und in eine Cloud gemacht.
ecoDMS macht jede Nacht eine BackUp Datei welche separat gespeichert wird.

Vielen Dank und einen angenehmen Tag
Liebe Grüße
SirLoading

 

[Anonymous209]

ich mache jeden tag ein backup auf mein zweites synology nas. so habe ich jeden tag eine version. spiegeln ist kein wirkliches backup.

 

[SirLoading]

Naja, wenn die Daten auf zwei anderen Punkten liegen, dann habe ich die Daten ja dennoch.
Wenn meine NVMe kaputt geht, wenn der HomeServer kaputt geht.

 

[imRa]

Spiegel hat immer etwas mit Redundanz zu tun und beinhaltet jeweils die letzte Version. Wird etwas aus versehen gelöscht und es wird gespiegelt, sind die Daten verloren - gleiches gilt z.B. bei Viren etc.

Ein Backup stellt die x-beliebige frühere Versionen zur Verfügung. Du kannst, je nach Strategie z.B. Daten wiederherstellen welche du vor Jahren gelöscht/geändert hast.

Hoffe der Unterschied ist dir nun klarer, wenn nicht kannst du gerne auch im Backup-Forum nach Details oder eine ausführlichere Definition fragen.

 

[SirLoading]

Ach, jetzt verstehe ich unser Problem.
Habe mich da etwas falsch ausgedrückt.

ecoDMS macht jede Nacht ein BaclUp, also eine gepackte File, gleiches macht mein SmartHome auch.
Davon werden immer die letzten 4 BackUps behalten.
Zudem spiegel ich den ganzen Ordner meiner Container.
Die BackUp Files werden separat gespeichert.

EDIT:
2x im Monat, am 1. und am 15. werden die BackUp Files dann separat gespeichert und auch die letzten 4 einbehalten.

 

[gaym0r]

1) Das geht nur fürs Datum und Korrespondent, aber nicht für Custom Fields.

2) Was ist die Frage?

 

[blodern]

@gaym0r
Ich bin mir da nicht so sicher. Es gibt die Benutzerdefinierten Felder.
Ich selber nutze diese nicht, aber ich könnte mir vorstellen, dass diese dafür da sind?

 

[gaym0r]

@blodern
Oh, das scheint wohl tatsächlich inzwischen irgendwie zu gehen über Consumption Templates.

https://github.com/paperless-ngx/paperless-ngx/pull/4727
https://github.com/paperless-ngx/paperless-ngx/pull/4196

Aber ich glaub das ist nicht ganz das was du suchst. Das fügt nur Custom-Fields hinzu, basierend auf dem Dokumententyp. Ausfüllen musst du dann selbst. Am besten einfach mal testen.

 

[SirLoading]

Über Handy, deswegen keine Zitate, das zickt bei mir immer.

Genau, um die Custom Fields geht es mir.
Wenn ich die händisch befüllen muss, ist das doof.
Habe Stellenweise Dokumente wo ich 16 Felder füllen muss.

Ich habe Abläufe erstellt, um die benötigten Felder bei den entsprechenden Tags automatisch hinzuzufügen.
Gut, dann muss ich wohl damit leben, wenn ich Wechsel.

Frage 2. Ob man sich irgendwie einen Baum anzeigenlassen kann oder ob das nur über die Auswahl der Ablagen geht?

Noch eine weitere Frage, was für Erweiterungen könnt ihr empfehlen?
Habe die für E-Mails und Office Dokumente drin.

Wenn einer von euch Office Dokumente nutzt, kann man diese dann öffnen, bearbeiten und überschreiben?

 

[Nebuk]

Ich benutze es auch erst seit ein paar Monaten. Eine Ordnerstruktur an sich kannst du - soweit ich weiss - nicht, oder nur über Umwege aufziehen. Meines Wissens organisierst du die Dokumente über die Kategorien oder die Tags.

Der Vorteil der Tags ist, dass du einem Dokument mehrere Tags zuweisen kannst. Durch Filtern der Tags kommst du aber sehr schnell ans Ziel.

Weil du mehrere Tags einem Dokument zuweisen kannst, kannst du es quasi wie in verschiedene Ordner legen, ohne es zu kopieren.

 

[blodern]

Es gibt die Speicherpfade.

Dort kann man sich die Struktur überlegen und nach diesem Schema wird dann das Dokument abgelegt.
In meinem Fall ist das
Jahr -> Korrespondenten -> Titel der Datei

Das schöne an Paperless ist ja, dass es auch ohne die Software dann noch nutzbar ist.
Heißt, wenn Paperless mal nicht mehr funktionieren sollten, dann ist die Ordnerstruktur im Dateisystem trotzdem noch angelegt.

 

[SirLoading]

OK, vielen Dank.
Das mit den Speicherpfad hab ich schon gefunden.
Werde dort dann die Ordnerstruktur so aufbauen, wie ich das in ecoDMS habe.

Das Tags muss ich dann Mal schauen wie ich das genau mache.
Habe das zum testen Mal so gemacht.

Korrespondenz: Telekom
Tag: Telekom - DSL - Buchungskonto

Korrespondenz: ALL-INKL.COM
Tag: ALL-INKL.COM - WebServer - Vertragsnummer
Tag: ALL-INKL.COM - Domain - XYZ - Vertragsnummer

So kann ich quasi nach Korrespondenz suchen oder eben nach der jeweiligen Unterkategorie. (Tag)

Oder jemand eine bessere Idee?

Gibt es eine Möglichkeit der Wiedervorlage (mit Frist)?
Also Rechnung in Paperless und die muss ich bis xx.xx.xxxx zahlen und kann mir das filtern?

 

[SirLoading]

So, habe mal den Speicherpfad so gemacht, kann man ja immer ändern, wenn man ne bessere Idee hat.

Leider muss ich so mehrere Speicherpfade anlegen, aber ok.

01-Allgemein/Verträge/{correspondent}/DSL-00000000/{created_year_short}{created_month}{created_day}-{document_type}-{title}

Ich bedanke mich bei euch für eure Hilfe
Schönen Abend

 

[Das MatZe]

In der Hinsicht hilft es oft auch sich getreu dem Motto zu verhalten: "Einfach machen"

Einfach mal aufsetzen und ein paar Dokumente rein werfen und herumspielen.
Ich komme mit den Tags sehr gut zurecht aus bereits genannten Gründen.
Diese vergebe ich in alle Richtungen, die zum Dokument passen und welche ich für spätere Suchaktionen für passend und richtig erachtet.

 

[SirLoading]

Paperless läuft ja schon, hab Mal ein paar Dokumente reingehauen.
Wie ich hier die Tags sinnvoll nutzen soll, weiß ich nicht.

Habe einen Tag für neue Dateien, welche ich noch befüllen muss.

Darf ich Mal fragen, was ihr für Tags verwendet??

 

[SirLoading]

Ok, ich habe glaube einen für mich akzeptablen Weg gefunden und werde nach und nach zu Paperless wechseln.
Alle neuen Dokumente direkt rein und Klassifizieren.
Die alten Dokumente Schritt für Schritt.

Die Tags muss ich mir mal anschauen, wie ich das genau mache.
Ist so "anders" als ecoDMS.

Mir gefällt die Schnelligkeit und die Einfachheit.

Störend ist, man muss die Benutzerdefinierten Felder händisch befüllen.
Habe gelesen, es soll irgendwann wahrscheinlich integriert werden.
Wäre schön, wenn man das via REGEX machen könnte.
Das werde ich vermissen beim wechsel von ecoDMS zu Paperless.

Danke und einen schönen Abend!