Excel - Pivotdaten aktualisieren

[MickH74]

Hallo liebes Forum,

ich exportiere monatlich Verkaufszahlen aus SAP im Excel-Format und verarbeite diese dann mit Pivottabellen weiter.

Dazu öffne ich sowohl die neu exportierte Datei als auch meine Datei mit den Pivottabellen und kopiere händisch die neuen Daten über die alten.

Nun wollte ich mal fragen, ob und wie man das besser lösen kann, so dass die Daten automatisch aktualisiert werden.

Schönen Gruß,
Mick

 

[Smily]

Das sollte doch, ohne größeren Aufwand so möglich sein.
Also in der Pivottabelle

='[exportierte_Daten.xlsx]Tabelle1'!$A$1

Dann muss die exportierte Datei natürlich immer am selben Ort mit dem selben Namen liegen.
Wäre das einfachste und schnellste, was mir einfällt.
Probleme gibt es dann vielleicht mit der jeweils unterschiedlichen Spaltenanzahl der exportierten Datei?!

 

[Alexus6677]

Ich würde aber die Tabelle spiegeln. Eine davon verlinkt nur auf die Daten aus der Import Arbeitsmappe. So kannst du notfalls immer noch die Daten aktualisieren, falls die Verlinkung mal kaputtgeht. Wir hatten es im Reporting auch immer so verlinkt wie @Smily sagt.

 

[FSKCypher]

Sicherlich eine kompliziertere Variante, allerdings kann es ja sein, dass du nicht der einzige bist der Daten benötigt und dann kann es sich schon wieder lohnen.

Also wir arbeiten mit Oracle an mehreren Standorten weltweit und stehen vor ähnlichen Problemen. An die Oracle DB darf ich als User natürlich keinen direkten Zugriff haben. Allerdings sind viele an unserem Standort an den Daten interessiert, Finanz, Fertigung, Planung etc.
Also haben wir eine Standort bezogene Replik der Oracle DB. Einige Daten werden nur alle 24h "kopiert" andere im 30 Minuten Takt.
An diese Datenbank darf ich nun direkt ran also diese auch direkt in Excel als Datenquelle einbinden. Sprich ich öffne meine Vorlagedatei für zum Beispiel Quartalszahlen, diese zieht die aktuellen Daten aus der DB und ich muss nur noch einen klick zum aktualisieren der Pivot Tabelle machen.
Alternativ kann man basierend auf der replizierten DB auch schöne Web tools bauen.

Ja wahrscheinlich übers Ziel hinausgeschossen für dich speziell, aber vielleicht ein kleiner Denkanstoß

 

[MickH74]

Danke für die Tipps.

Die Pivottabellen sollen dynamisch bleiben, so dass ich weiterhin Felder an- und abschalten und mir beliebige Ansichten zusammenstellen kann.

Funktioniert das mit der Methode von @Smily ?

Der Vorschlag von @FSKCypher ist leider nicht möglich.

 

[Smily]

Ich kenne deine Tabellen nicht. Allgemein ist sehr schwer, Excel kann viel!
Was hindert dich daran es auszuprobieren? Einfach als Test^^

 

[FSKCypher]

Danke für die Tipps.

Die Pivottabellen sollen dynamisch bleiben, so dass ich weiterhin Felder an- und abschalten und mir beliebige Ansichten zusammenstellen kann.

Funktioniert das mit der Methode von @Smily ?

Gerade getestet und ja es funktioniert.
Also Quelldaten immer in der selben Datei am selben Ort ablegen und in deiner 2. Datei die Pivot Tabelle mit deiner Rohdatendatei verknüpfen.
Es reicht dann, die neue Rohdatei abzulegen, deine Pivotdatei zu öffnen und einmal die Pivottabelle zu aktualisieren. Alle Felder die bereits vorhanden waren, bleiben natürlich enthalten solange sie die gleiche Überschrift haben!

 

[leetex]

Wir nutzen für solchen Auswertungen/Abfragen aus Microsoft Dynamics NAV das Tool PowerBI von Microsoft.
Das sollte auch mit SAP funktionieren.

Grüße, leetex

 

[FSKCypher]

Wir nutzen für solchen Auswertungen/Abfragen aus Microsoft Dynamics NAV das Tool PowerBI von Microsoft.
Das sollte auch mit SAP funktionieren.

Grüße, leetex

Klingt interessant, vor allem weil wir bald auf Dynamics umsteigen

 

[MickH74]

Prima, danke! Habe es ebenfalls getestet und es funktioniert.

 

[Mirakel]

Falls es dir möglich ist, die SAP-Zahlen nicht als Export, sondern direkt z.B. als SQL-Datenbankabfrage zu erhalten, könntest du dir SQL-Code so zusammenstellen, dass er die benötigten Daten direkt aus der Datenbank abruft.
Dann kannst du einfach in Excel eine Datenbankabfrage machen und die Daten auch direkt in die Pivot-Tabelle einfließen lassen. Mit einem Klick zum Aktualisieren der Pivot-Daten, hättest du die dann auch sofort in der Tabelle aktualisiert.

 

[MickH74]

Ja, das wäre schön. Leider besteht dazu nicht die Möglichkeit.