Exchange 2016 - Benachrichtigung bei Maileingang an externe Adresse

[DJKno]

Hallo Zusammen,

ich suche nach einer möglichst einfachen Lösung für meine Problemstellung.

Ausgangssituation:

• Internes Postfach auf unserem Mailserver (Exchange 2016) für externen Datenschutzbeauftragten
• Aus Security-Sicht ist eine Mailweiterleitung an externe Adressen nicht vorgesehen
• Zugang zum Postfach nur über VPN in Verbindung mit OWA

Nun soll der externe Datenschutzbeauftragte eine Mail auf seine Mailadresse bekommen, wenn eine neue Mail im internen Postfach eingeht, damit nicht immer aktiv geprüft werden muss.

Ich bin ein wenig erschrocken, dass MS dafür keine Lösung bietet.
Ich habe bisher keine "gute" Lösung gefunden.
Folgendes habe ich getestet.
1. Mailregeln im OWA vom Postfach

• keine Möglichkeit gefunden

2. Transportregel auf Server (im ECP)

• Möglichkeit des "Schadenberichts"
• es wird zwar eine Mail erzeugt und man kann einen externen Kontakt wählen
• Mailinhalt ist aber sehr kryptisch und es wird nicht erkennbar, woher dieser Bericht kommt (Absender ist gleich der externe Empfänger)

Nach einiger Recherche im Netz habe ich keine Lösung gefunden, die einfach umsetzbar ist.
Die Option spezieller PowerShell-Scripte auf dem Server wollte ich eigentlich vermeiden.

Daher hier mal die Frage, ob jemand eine ähnliche Problemstellung schon hatte und diese sinnvoll lösen konnte.

Bin für jeden Tipp dankbar.

Grüße.

 

[Phil_81]

Empfängt der Exchange via MX direkt Emails bzw. hängt ein Gateway dazwischen, welches das macht oder laufen die Mails über einen Provider wie z.B. Strato? Falls Zweiteres, könnte man dort ein Postfach anlegen an welchen Mails geleitet werden - das läuft ja dann als "interne" Adresse... Und dann eben dort eine Weiterleitung einrichten.

 

[DJKno]

Die Mails laufen über unsere Sophos Firewall direkt via MX. aber das sind nur die externen, interne Mails gehen direkt zum Mailserver.

 

[xexex]

Google schon bemüht?
https://administrator.de/forum/bena...m-exchange-server-2010-einstellen-193457.html

 

[DJKno]

Ja habe ich und auch genau diesen Eintrag gefunden.
Allerdings ist das von Exchange 2010 und scheint so nicht mehr zu existieren in 2016.

 

[xexex]

Allerdings ist das von Exchange 2010 und scheint so nicht mehr zu existieren in 2016.

Existiert nach wie vor, wo hast du denn geschaut?

 

[DJKno]

Das ist aber in Outlook und nicht im OWA oder ECP.
Habe es auch gerade probiert, funktioniert nicht.

 

[yxcvb]

Hast du es so probiert:

• Am EAC Anmelden -> Nachrichtenfluss -> Regeln -> Neue Regel erstellen...
• Name: Benachrichtigung neue E-Mail
• Dann ganz unten auf "Weitere Optionen..." klicken und entsprechend dann die Felder wie folgt anpassen.
• *Diese Regel anwenden, wenn... Der Empfänger ist... <- Empfänger auswählen
• *Folgendermaßen vorgehen...Schadensbericht generieren und senden an... <- Hier kannst du die Mail auswählen, welche über den "Schadensbericht" informiert werden soll (es muss vorher im Exchange ein neuer Kontakt erstellet werden, damit du die externe Mail angeben kannst)
• Abschließend noch den "Inhalt" des Berichts anpassen und "Speichern" drücken.

 

[DJKno]

Danke @yxcvb Diese Funktion habe ich unter Punkt 2 ebenfalls schon genannt.
Ja das funktioniert, ist aber suboptimal, weil im Externen Postfach dann ein "Schadensbericht" ankommt und da dann der Absender nicht unsere Maildomain ist, sondern der externe Empfänger auch als Sender festgelegt ist.
Der Inhalt kann auch nicht frei defineirt werden, sondern lediglich vordefinierte Inhalte angehakt werden.

Wir werden wohl mit dieser Option gehen müssen.

 

[xexex]

Das ist aber in Outlook und nicht im OWA oder ECP.

Es ist schlichtweg zig mal einfacher solche Regeln dort zu erstellen, stand aber auch im meinem Link. Solche Regeln werden sowieso direkt vom Server abgearbeitet, können aber direkt von Benutzern erstellt werden.

Wieso es bei dir nicht funktionieren sollte, ist natürlich eine Frage, die Funktion gibt es schon seit Jahrzehnten und bei mit (O365) geht sie problemlos.

 

[DJKno]

Ich habe jetzt eine Lösung gefunden die für uns gut funktioniert.
Vielleicht hilft das also jemand anderem.
Das ganze ist eine Kombination aus Transportregel (Server) und Posteingangsregel (OWA)
1. Transportregel:
Die Funktion der Empfängerbenachrichtigung wird genutzt

Dann erzeugt der Mailserver eine zusätzliche Mail mit Wunschtext, zusätzlich wird der originale Betreff übernommen, nicht aber der Inhalt.

2. Posteingangsregel (OWA)
In OWA haben wir eine Regel angelegt, die auf den Nachrichteninhalt prüft, der im Nachrichtentext der Empfängerbenachrichtigung definiert wurde.

Die Regel leitet diese Infomail dann nach extern und löscht diese anschließend gleich.

So funktioniert es für uns sehr gut.

Ergänzung (22. April 2024)

Es ist schlichtweg zig mal einfacher solche Regeln dort zu erstellen, stand aber auch im meinem Link. Solche Regeln werden sowieso direkt vom Server abgearbeitet, können aber direkt von Benutzern erstellt werden.

Das stimmt zwar, ist aber nicht ganz korrekt.
Outlook hat auch spezielle eigene Regeloptionen, die nur im Client abgearbeitet werden, wenn dieser auch läuft.
Daher bevorzuge ich immer Lösungen, die mit den Boardmitteln ohne Software funktionieren.

 

[nubi80]

gut wenn du eine Lösung gefunden hast.
Auf meinen Servern haben die Datenschutzbeauftragten kein Postfach sondern existieren nur in Form einer Verteilergruppe. In dieser Gruppe ist ein Kontaktobjekt hinterlegt mit der externen Adresse des DSB.

Vielleicht als Denkanstoß für den ein oder anderen hier interessant.