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Ich verwende dazu die (freie) Anwendung HomeBank. Ich nutze es unter Linux, gibt es aber auch für Windows.
Darin trage ich seit 13 Jahren jegliche Ausgaben und Einnahmen ein. Zu jedem Kassenbon, beispielsweise vom Wochenendeinkauf im Supermarkt, trage ich jeden einzelnen Posten in eine entsprechende Kategorie (Gemüse, Obst, Fleisch, Getränke, ...) ein. Alle Transaktionen zu allen meinen Konten werden hier aufgeführt, auch mein Geldbeutel ist als "Bargeld - Konto" hinterlegt. Das ganze kostet zwar etwas Zeit, aber ich mag Statistiken - so lange ich sie lokal halten kann.
Die Rechnungen bzw. Dateien landen aber nicht in HomeBank, dafür nutze ich einen lokalen paperless-ngx - Server.