Frage zu grundlegender DMS-Funktionalität (Dokumenten-Management-System)

[Raperonzolo]

Hi, ich lege inzwischen viele nur noch digital ab, möchte aber auf ein revisionssicheres DMS umsteigen.
Es ist zum einen für mich privat, z.B. für Steuersachen, sowie für einen kleinen Verein, wo ich die Buchführung mache.

Was ich noch nicht ganz verstanden habe: wenn ich ein DMS einsetze, wird damit alles, was ich speichere, automatisch erfaßt, oder kann man auswählen? Alles zu erfassen wäre für mich nicht praktikabel; wenn ich z.B. einen Entwurf für ein Schreiben ans Finanzamt erstelle, wird das dann auch vom DMS erfaßt? Das fände ich blöd, weil ich den Brief später noch ändere, bevor er rausgeschickt wird.

Anderes Beispiel: manchmal schicken Leute gescannte Dokumente; die schief aufgenommen sind. Kann ich die zum Beispiel noch begradigen, bevor sie im DMS erfaßt werden? Wäre dann besser lesbar....

Oder erfaßt ein DMS wirklich alles, was ich mache, so daß ich bei häufigen Änderungen dann womöglich ein Dutzend Versionen gespeichert habe? Oder könnte man das auf bestimmte Ordner beschränken, die erfaßt werden?

 

[thealex]

Ein DMS ist grundlegend erstmal ein Ort, an dem Dokumente aufbewahrt werden können. Wie es befüllt wird, ist ja dir überlassen. Natürlich kannst du manuell auswählen, welche Dokumente im DMS abgelegt werden. Das handhabt auch jedes System en Detail etwas anders. Einige Systeme bieten automatische Workflows, die man nutzen kann, aber nicht muss.

 

[Raperonzolo]

Danke, gut zu wissen. Was könnte man denn mit vorhandenen Dokumenten machen, einfach rüberschieben? Ich habe alles struktiert in Ordnern abgelegt, Dateinamen fangen mit Datum an, also gut systematisiert. Könnte ich da z.B.. sagen, ich will die und die Ordner mit Unterordner ins DMS übernehmen?

 

[Drewkev]

Anderes Beispiel: manchmal schicken Leute gescannte Dokumente; die schief aufgenommen sind. Kann ich die zum Beispiel noch begradigen, bevor sie im DMS erfaßt werden? Wäre dann besser lesbar....

Damit die Dokumente überhaupt erfasst werden, ist ja ein weiterer Schritt notwendig.

 

[Dig.Minimalist]

Schaue dir mal paperless-ngx an…

Ich bin auch gerade dabei dies einzurichten. Es werden quasi nur pdf Dokumente abgelegt, d.h. Als Workflow könnte man am Ende ein pdf generieren und ablegen.

Ich lasse alle meine pdf E-Mail Anhänge dort reinlaufen (inkl. Meiner physischen Post - da nutze ich Caya als Dienstleistung), scanne Papiere zu pdf über meinen Multifunktionsdrucker und natürlich selbst generierte Dokumente, welche ich als pdf ablege.

Gibt auch eine App für unterwegs

 

[Raperonzolo]

Danke, vielleicht werde ich paperless NGX mal probieren, um das mal praktisch zu sehen. Leider scheint es nicht revisionssicher zu sein, d.h. für Behörden bringt es leider nicht viel.