Geschäftliches Postfach zu schnell voll

[mad232]

Hallo zusammen,

zuerst ein paar technische Info zu dem PC:

Win 10 ist installiert, als Email Programm wird Outlook 2016 genutzt und die Emailadresse wird bei Strato gehostet; Postfachgröße ist 5 GB (wir können da auch noch hundert weitere mailaccounts anlegen).

Hintergrund
das Geschäftliche Postfach meiner Mutter erreicht alle 2-3 Monate immer seine Grenze.
Was ich bisher getan habe war dann immer "Fake email accounts" anzulegen und dort z.B. alle Mails aus 2012 reinzupacken um sie dort zu archivieren.

Das weiter zu machen ist für mich keine wirkliche Option da ich jetzt schon bei Ende 2015 Mails sind die meine Mutter ab und zu benötigt und dieses archievieren in den Accounts ja immer nur für 2-3 monate was bringt.

Ich suche
...eigentlich eine Möglichkeit ihren Account komplett zu leeren(0/5GB) und aber gleichzeitig die ganzen Mails "einfach" zugänglich zu machen? Gibt es da z.B. die Möglichkeit das man die Mails lokal speichert diese aber trotzdem ganz normal in dem Postfach bleiben?

Mein einziger Anspruch ist eigenlich das die Lösung sehr einfach und unkompliziert für den Benutzer am Ende ist, es sollte sich also möglichst wenig ändern.

Hoffe Ihr habt da ein paar gute Ideen

MfG
mad232

 

[cartridge_case]

pst datei?!

allerdings widerspricht sich auf dem server haben und freier platz...

 

[DunklerRabe]

Wenn du sie im Postfach lassen könntest, dann bräuchtest du sie ja nicht lokal abzulegen. Da beißt sich die Katze ja in den Schwanz.

Entweder lässt du sie im Postfach, dann brauchst du mehr Storage auf dem Server. Oder du legst sie lokal ab, z.B. in einer PST Datei, hast sie dann natürlich nicht mehr im Postfach.

 

[miac]

Du könntest selber einen eMail Server hosten und für Ausgänge einen Smarthost verwenden.

Oder Du verwendest die Autoarchivierung in Outlook. Die Mails werden dann lokal gespeichert. Daraus folgt dann: Backup machen

 

[Cardhu]

Wieso nicht einfach Pop3 verwenden? Dann einstellen, dass eMails vom Server nach XX Tagen gelöscht werden nach dem ersten Abruf.
Die Zeit so wählen, dass sie von einem 2. oder 3. Gerät auch in der Zeit abgerufen werden können. Also kA 31Tage, was ja anscheinend reichen sollte bei euch

 

[mad232]

Die Sache ist halt das sich für meine Mutter nicht allzu viel verändern darf, weil Ihr das dann alles zu umständlich wird und Sie sehr langsam lernt was Umstellungen am PC angeht.

Ich werde mal fragen ob autoarchivierung ne option für sie wäre..

Ich beschäftige mich nicht viel damit deswegen hab ich leider selber auch nicht viel Ahnung rund ums Hosting und Mails :/

EDIT: @ Cardhu 31 Tage ist viel zu wenig. Das ist wie gesagt ihr geschäftlicher Email Account, da brauch man auch manchmal noch Mails von vor einem halben Jahr oder länger

 

[Cardhu]

???
Die eMails werden vom Server gelöscht!
Bleiben aber wegen POP3 lokal auf den PCs gespeichert.
Die 31Tage waren ein Beispiel und dafür gedacht, dass du dir das manuelle Sichern/Löschen/Verschieben/whatever sparen kannst X.x

 

[mad232]

achso sorry dann hab ich das falsch verstanden :/ das wäre in der Tat eine Option.

Ich werde Sie später mal fragen und Ihr die Möglichkeiten auflisten, Sie muss dann entscheiden wie Sie es haben möchte

 

[cartridge_case]

von wievielen geräten werden die mails abgerufen?

wieso sind 5GB in 3 monaten voll?

ist sie selbstständig oder gibt es eine IT?

 

[mad232]

von 4 Geräten theoretisch: PC, Handy und dann noch ipad und laptop aber da werden die eher sehr sporadisch abgerufen

Die 5Gb sind nich nach 3 monaten voll, aber das postfach existiert bestimmt schon seit 10 Jahren, aktuell sind da noch Mails bis Mitte 2015 drauf, sie kriegt halt jeden Tag mehrere Mails und teilweise auch mit größeren Anhängen. Ich lösch meistens immer so das 1 oder so 1,5GB frei werden und die füllen sich halt nach 2-3 Monaten

Selbstständig.

 

[Cardhu]

_Ich_ würde an iPad und Handy iMap nutzen, damit die eMails eben nicht heruntergeladen werden und damit sofort allen internen Speicher belegen ohne dass man riesige Löschorgien durchführen muss.
Auf Notebook und PC dann POP3 mit entsprechend langer Löschdauer, da hier genug Speicher vorhanden sein sollte bzw dann entsprechend zugerüstet werden kann.
Ansich ist es einfach einzurichten. Nur musst du es halt richtig konfigurieren.
Backups hat sie ja sicherlich, da sie die eMails beruflich braucht?!
Sie braucht sich dann an nix neues gewöhnen.

Alternativ natürlich einfach 50 oder 100 statt 5GB buchen. Je nachdem wieviel das im Monat kostet

 

[mad232]

ja aktuell wird glaube ich überall imap genutzt. aber wie sieht das dann aus wenn die Mails vom Server gelöscht werden weil du das am PC mit pop3 einstellst und du auf dem handy imap hast? Der kann die dann doch gar nicht mehr abrufen oder?

Ja Speicherplatz ist auf den PC's genug vorhanden.

Ja ich wäre auch dafür das sie sich mehr Speicher holt...

*kurz offtopic*
ich finde es auch ehrlich gesagt ziemlich Schwachsinnig von Strato das man da 500 Mail accounts a 5GB anlegen kann, da könnten die einem doch einen Gesamtspeicherplatz geben den man dann selber seinen Email Accounts zuweist (wenn sowas geht? wäre mMn.l besser)

 

[Cardhu]

Richtig, auf alte eMails älter als XX Tage kann sie dann nicht mehr mobil zugreifen. Wie oft braucht sie das? Nie?
Wenn aber alle 3Monate nur 1,5GB zusammen kommen, kannste ja auch auf mehr Tage Onlinespeicherdauer zurückgreifen.
Einen Tod musste immer sterben. Entweder Geld und Arbeit investieren oder kleine Einschränkungen, die sie vermutlich nicht bemerken wird. (Meine Einschätzung. Musste mit ihr klären)

Sicher, dass man bei Strato nicht mehr buchen kann? Würde mich sehr wundern

 

[webhosterin]

Na ja, das mit Pop3 und Mails nach einer gewissen Zeit zu löschen ist auch so eine Sache. Zwar werden E-Mails lokal archiviert, aber wenn der Rechner mal platt gemacht wird und man vergisst, die pst Dateien vorher zu sichern, dann sind auch die E-Mails weg.

Ich persönlich würde auf IMAP setzen. Wenn man unerwünschte E-Mails via Pop3 erhält, die auf die unerwünschten E-Mails auf dem Rechner löscht, ist ja die Kopie noch auf dem Server. Das geht zu Lasten der Ressourcen.

Bei STRATO sollten die Postfächer inzwischen flexibel sein. Solltest Du noch ein Tarif haben, der keine flexiblen Postfächer enthält, wäre es sinnvoll, in einem moderneren Tarif zu wechseln.

 

[Cardhu]

Wenn der Computer explodiert und kein Backup da ist, sind die eMails auch weg. Wenn Strato versehentlich alles löscht, ist es ohne lokales Backup auch weg.
Und wenn man tanken geht, sich versehentlich mit Benzin überkippt und versehentlich anzündet, ist das auch nicht gut.
Aber sorry, wenn man selbstständig ist und man formatiert seinen Rechner mit allem drauf und hat kein Backup, dann kann da eh keiner mehr helfen..
IMAP hat er ja aktuell und damit hat er ja den Ärger, also keine sinnvolle Lösung

Dass er sich bei Strato melden soll, ging ja schon aus den vorherigen Posts hervor. Dann braucht er ja auch nix umstellen

 

[mad232]

Ich würde jetzt nicht unbedingt sagen das IMAP das Problem ist. Sondern eher der geringe Speicherplatz, mit Strato kann ich aber erst ab Montag wieder reden :/

Backups machen wir auf Online Servern bei Strato, also ist quasi so etwas wie google drive etc., da haben wir 500GB Speicherplatz zur Verfügung.

 

[Cardhu]

Ich korrigiere: In der aktuellen Situation mit begrenztem Speicherplatz ist IMAP ein Problem imho

 

[miac]

Mann sollte als Geschäftstreibender immer mind. 2 Backupsysteme haben. Es sei denn, Strato garantiert für die Daten. Dann machen die das.

Eine Alternative wäre z.B. einen Freeaccount bei Yahoo zu nehmen und die Mails ins Yahoo Konto abzuholen. Senden kann man dann immer noch über Strato.
Kann man ja mal ausprobieren.

 

[cartridge_case]

muss sie denn nicht jeglichen "schriftverkehr" 10 jahre sowieso archivieren?

sicher, dass du 500 mail adresse zu je 5GB erstellen kannst? o.O

 

[mad232]

ja muss sie leider da sie noch paar alte gerichtliche beschlüsse brauch und andere diverse sachen

und ja kann sie. das ist noch ein alter tarif aus 2012.... jedes der 500 postfächer hätte dann 5GB speicher habs schon ausprobiert bis 20 postfächer..

hab ihr jetzt auch gesagt sie soll sich einen aktuellen tarif holen... da strato tatsächlich flexiblen speicher in größeren mengen anbietet 10/20/40/100 GB