Gleichzeitig an zwei verschiedenen Orten speichern? (Win10)

[TobiasSchneider]

Hallo

Für meine Buchhaltung speicher ich Rechnungen im PDF Format.

Ich muss allerdings für meinen Workflow diese in zwei verschiedenen Ordnern speichern.

1. Archiv2018Rechnungen
2. AutoImportDMS

Folglich füllt sich der 1. Ordner täglich mit neuen Rechnungen (001RE2018, 00nRE2018 ...).
Mein DMS (EloOffice) hat die Funktion 'auto monitor' und erkennt neue Dateien im 2. Ordner. Es importiert dann diese (PDFs), archiviert und druckt sie. Allerdings löscht es sie dann auch nach der Verarbeitung aus Ordner 2.

Ich sehe also keine Möglichkeit nur mit einem Ordner zu arbeiten, wenn ich neben dem Archiv des DMS alle Rechnungen altmodisch weiterhin einzeln in einem Ordner sammeln möchte (ich kann so schnell nach Rechnungen suchen ohne das DMS starten zu müssen) etc.

Mein workflow ist also, dass mein Onlineshopsystem die Rechnung(en) generiert und entweder in einem Ordner speichert oder direkt in einem PDF-Betrachter öffnet (das ist eine Browsereinstellung). Ich nutze letzteres bei Firefox und speicher dann die PDF manuell in zwei verschiedenen Ordnern.
DAS IST NERVIG

Ich suche Lösungen. Entweder Systemsoftwaretools, die hier helfen könnten: RealtimeSync software? Symlink? Junction?
Oder Addons für meine Firefox, die es erlauben PDFs, die sich in einem Browsertab öffnen physich an zwei verschiedenen Orten zu speichern. Ich glaube für den Firefox gibt es da nichts und beim Chrome bin ich mir unsicher.

Hat jemand eine Idee?

 

[Tzk]

Für sowas sollte sich zum Beispiel SyncToy oder Robocopy eignen. Beide können automatisiert Ordner synchronisieren. Und das sowohl 1:1 (also gespiegelt) als auch als Einbahnstraße. Also von A wird nach B kopiert, aber in B nix gelöscht. Und genau das willst du ja...

Es gibt sicher noch weitere Tools, die einfach zwei Ordner synchron halten können... Die beiden genannten hab ich bereits eingesetzt und für brauchbar empfunden.

 

[Asghan]

EInfach in einem der beiden Speichern, mit Robocopy den Ordner überwachen und bei veränderung ein Copy laufen lassen.
So mach ichs bei mir.
Ich speichere lokal was, und das wird sofort auf die NAS kopiert als Backup.

 

[stage]

Die Vorschläge mit Robocopy sind schon mal nicht schlecht, jedoch sehe ich hier ein Problem. Es muss hier sicher gestellt werden, das nur die neuen Dateien kopiert werden und nicht der komplette Ordner.

So wie der TE es beschrieben hat, würde das DMS dann automatisch auch wieder bereits verarbeitete PDFs wiederholt archivieren, da der Ordner 2 ja immer geleert wird und robocopy dann automatisch alles aus Ordner 1 wieder rüber kopiert.
Ich hab auch keine passende Lösung parat, aber wohl möglich ein einfaches Script, das sicher stellt wann es zuletzt ausgeführt wurde und bei erneuter Ausführung nur neuere Dateien kopiert.

 

[rocketworm]

Ich würde es da simpel und einfach mit einem weiteren ordner machen in dem man die dateien speichert. in meinem beispiel c:\pdf.

Nachdem man seine Dateien alle gespeichert hat den unten stehenden Batch Job einmal aufrufen.
Dieser kopiert dann die Dateien im Ordner pdf in den Ordner AutoImportDMS und anschließend werden die Dateien im Ordner pdf nach Archiv2018Rechnungen verschoben.

set dst1=c:\Archiv2018Rechnungen
set dst2=c:\AutoImportDMS
set src=c:\pdf
copy %src%\* %dst2%
move %src%\* %dst1%

Man kann das Skript auch automatisch über den Taskplaner alle 5 Minuten laufen lassen. Dann sollte man jedoch das skript ein klein wenig erweitern. Da es ansonsten passieren kann, das manchmal die dateien nur in Archiv2018Rechnungen landen wenn eine neue pdf abgelegt wird während der kopiervorgang gerade läuft.

 

[HerbertGozambo]

Also ich nutze dafür Puresync, supereinfach einzustellen und alle Funktionen, die man sich nur wünscht.

 

[TobiasSchneider]

Erstmal vielen Dank für die Hinweise.
Stage hat das Problem genau erfasst und noch einmal deutlicher als ich es gemacht habe zusammengefasst.
Ich werde mir mal Rocketworm's batch ansehen und testen. Ich hatte gehofft, es gäbe ein tool wie Robocopy oder irgendein Synctool, welches das beherscht und nur die neuen Dateien kopiert (also auch log führt), damit es zu keinen Doppelimporten im DMS kommt.

 

[TobiasSchneider]

Die Lösung für meinen Fall lautet:

FILEJUGGLER

Die Software kostet etwas aber ich kann sehr viel damit machen (Verkettung von Regeln). Mit DropIt habe ich es nicht geschafft.

 

[Asghan]

Ich hatte gehofft, es gäbe ein tool wie Robocopy oder irgendein Synctool, welches das beherscht und nur die neuen Dateien kopiert (also auch log führt), damit es zu keinen Doppelimporten im DMS kommt.

Das geht doch mit Robocopy? Der Parameter nennt sich /MIR. (alternativ /PURGE /E)
Kopiert nur neue/aktualisierte Dateien und macht Löschweitergabe.
Logging geht ebenso per Parameter.

Einfach mal in die Robocopy Parameterlist schauen. Hast du das getan?