Going Paperless => Document Management Software?

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Hallo,

Seit etwa zwei Jahren bewege ich mich in Richtung papierfreier Dokumente im privaten Bereich d.h. alle wichtigen Rechnungen, Dokumente und Sachverhalte werden digital abgespeichert.

Dinge die ich digital erhalte werden in eine einheitliche digitale Form gebracht und abgespeichert, ebenso analoge Dokumente via Scanner.

Derzeit speichere ich alles in Adobe PDFs ab mit Texterkennung und Verschlüsselung (256bit AES mit Zertifikat). Dann wandern die Dokumente in die Apple iCloud und einmal monatlich als manuelles Backup auf eine Wechselfestplatte.

Soweit so gut: nur langsam wird die Sache mühsam mit der Übersichtlichkeit. Wenn ich etwas suche muss ich mich durch ziemlich viele Ordner klicken.

Hat jemand einen besseren Vorschlag zur Organisation meiner Dokumente? Eventuell auch etwas in Richtung DMS? Muss nicht gratis sein solange es Verschlüsselung unterstützt und für eine Privatperson erschwinglich ist. Optimal wäre es auch wenn ich inhaltsbasiert suchen könnte über alle meine Dokumente. Was verwendet ihr?

LG

 

[pumuck|]

MS OneNote ist als private Lösung und auch im KMU dafür ideal

 

[Plutos]

Ohne das Vorhaben hinsichtlich Praktikabilität bewerten zu wollen, reicht im "privaten Bereich" IMHO eine durchdachte Ordnerstruktur völlig aus. Insofern würde ich da zunächst einmal den status quo hinterfragen.


Offtopic: akzeptiert denn z.B. das Finanzamt ausnahmslos papierlose Belege/Kopien oder sind da nicht doch in vielen Fällen die Originale erforderlich?

 

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Offtopic: akzeptiert denn z.B. das Finanzamt ausnahmslos papierlose Belege/Kopien oder sind da nicht doch in vielen Fällen die Originale erforderlich?

Ja! Wurde bereits zweimal vom Finanzamt geprüft und es muss sowieso alles über finanzonline.bmf.gv.at abgegeben werden d.h. digital ist optimal, zumindest bei uns in Österreich

@pumuckl
Kannst du mir das mit OneNote genauer erklären? Grundsätzlich kenne ich die Applikation aber die ist doch mehr zum Notizen schreiben gedacht, oder?

 

[pumuck|]

aja ich denke mit etwas guten Willen findest Du das genug Tutorials

Schau dir die "Seitenausdruck einfügen" Funktion an.

Grundsätzlich bleibt es damit bei deinen Ordnerstrukturen, aber wenn du etwas suchst hast du es mit OneNote als "Organizer" darüber sofort gefunden.

 

[chartmix]

Kenne mich jetzt nicht wirklich mit DMS o.ä. aus, aber das Thema papierloses Büro interessiert mich.
Irgendwie scheint mir der Aufwand zu Beginn sehr hoch zu sein.

Gibt es kostenlose Scansoftware, die durchsuchbare PDF erstellt? Das betrachte ich nämlich als sehr wichtig.

 

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ich verwende dafür einen normalen Scanner und jage es durch Acrobat Pro durch, ist zwar keine Freeware aber man kriegt es ja trotzdem gratis aus dem Netz wenn man will

 

[Yonathan]

Ich werfe mal ELO Office in den Raum. Kann kostenlos getestet werden, Oberfläche ist an die MS Office Produkte angelehnt und in selbige integriert werden, bietet Mobile Apps um auf das Archiv zugreifen oder Dokumente von unterwegs ablegen zu können, Texterkennung per OCR.