Ideen wie man eine Fahrzeugverwaltung erstellt

[Scanda]

Hallo,

folgende Situation. Ich bin bei einer Hilfsorganisation und wir haben einen Fuhrpark von rund 20 Fahrzeugen.
Diese Fahrzeuge können von einem bestimmten Personenkreis reserviert werden. Weiterhin kann von einem größeren Personenkreis die Reservierungen beobachtet werden.

Nun ist die Frage, wie man sowas am besten realisiert?
Eine Idee wäre ein gemeinsamer Google Kalender, wo man für eine Reservierung einen Termin dort erstellt. ala "01.01.2024 von 10:00 bis 15:00 Fahrzeug 01".
Besser wäre natürlich dass es keinen "Freitext" bei den Fahrzeugnamen gibt, sondern ich nur die vorhanden Fahrzeuge auswählen kann.

Als weitere Möglichkeit wäre eine Exceltabelle oder Google Sheet, wo ich mir einen Kalender baue und jede Spalte ein Fahrzeug widerspiegelt. Hier leidet natürlich dann irgendwie die Usability, vor allem bei mobilen Geräten.

Habt ihr noch Ideen oder könnt irgendwelche kostenlose Softwarelösungen?

 

[Rickmer]

In jeglicher brauchbarer Kalender-Software sollte man Fahrzeuge als Ressourcen erstellen können, die man dann in den eigenen Termin mit rein nimmt als Teilnehmer...

 

[wtfNow]

Wir haben die Fahrzeuge wie oben erwähnt im Outlook Kalender verwaltet.

 

[prian]

Sowas hört sich nach "Raumbuchung" an, nur die Räume sind eben Fahrzeuge (oder auch Ressourcen). Outlook mit Exchange dazu macht das in jeder Firma wo sowas genutzt wird (mal als ein mögliches Beispiel).
Durch Setzen der Berechtigen können manche das ansehen und andere buchen.
Man könnte dann auch Mailadressen mit den "Räumen" in einem Termin zuordnen, dann weiß man auch gleich wer mitfährt und die Ressource Fahrzeug ist dann auch belegt.

 

[lufkin]

In Outlook gibt es sog. Ressourcenpostfächer, die genau für sowas gedacht sind.

 

[dermoritz]

Dein Ansatz finde ich gut: schaue dir Webanwendungen an wie die von Google oder Microsoft Office (mit cloud)

Eventuell kannst du auch ticketsysteme anschauen wie "Jira" (sehr günstig für non profit organisationen) oder andere. hier wäre ein Auto ein Ticket, welches den Zustand wechselt (Zustände und Übergänge sind frei definierbar).

 

[Scanda]

Bei dem Google Kalender (Google Workspace) könnte man Google Kalender Ressourcen anlegen. Jedoch ist das wieder kostenpflichtig.

 

[Millkaa]

Outlook lief bei uns einwandfrei.
Man hat angefragt und eine handvoll Berechtigte haben die Buchung angenommen und bestätigt. War alles in einem Ressourcenkalender zu sehen.

@Scanda
Es gibt nun einmal nicht alles umsonst. Auch wenn Hilfsorganisationen wenig finanzielle Möglichkeiten haben müssen eben auch Investitionen gemacht werden. Die Frage ist eben in welchen Bereichen. 20 Fahrzeuge nutzen aber an der Koordination sparen ist eben nicht durchdacht. Die gratis Lösungen hast du ja aufgeführt. Ob so ein Google Doc Sinn macht und nicht sogar mehr Stress produziert wäre eine Versuch wert.
Ich rate aber an: Nicht an den falschen Stellen sparen.

Ihr werdet viele Ehrenamtliche im Betrieb haben, diese wechseln auch mal schnell. Da sollte eine performante Lösung ohne die Möglichkeit etwas falsch zu machen einen kleinen Invest wert sein.
Gibt es eine Trägerschaft? Vllt. haben die Lizenzen, die man bekommen kann.

 

[TechFA]

Sowas hört sich nach "Raumbuchung" an, nur die Räume sind eben Fahrzeuge (oder auch Ressourcen).
Outlook mit Exchange dazu macht das in jeder Firma wo sowas genutzt wird (mal als ein mögliches Beispiel).

Kenne ich auch nicht anders. Im Kalender den Raum/Fahrzeug auswählen, buchen/belegen und das war es.

Durch Setzen der Berechtigen können manche das ansehen und andere buchen.

Eben, Sekretariat hat Vollmacht (ich ebenfalls, als System-Verwalter). Falls mal was schief läuft, hake ich nach.

 

[scooter010]

Du könntest theoretisch einfach für jedes Fahrzeug einen Kalender anlegen und die dann entsprechend teilen (Read-Only oder eben mit schreib- ergo Reservierrechten).
Hat ein Fahrzeug einen "Termin", ist es reserviert und der Reservierter trägt sich in den Termin mit ein.

 

[TechX]

Hallo,

folgende Situation. Ich bin bei einer Hilfsorganisation und wir haben einen Fuhrpark von rund 20 Fahrzeugen.

Habt ihr noch Ideen oder könnt irgendwelche kostenlose Softwarelösungen?

Läuft bei euch bereits eine Own-/Nextcloud um Informationen bereitzustellen/teilen?
Da wäre dann mit Kalender das ebenfalls gut zu bewerkstelligen (u. auch noch andere Dinge zu erschlagen).