Im Beruf: Wie organisiert ihr euch?

[bart1983]

Hallo,

das Berufsleben kann ja - je nach Aufgabenlage - recht stressig sein.
Ich möchte mich etwas verbessern & von guten Ideen - die es hier bei vielen Leuten sicherlich gibt - lernen.

Also:
Wie geht ihr größere Projekte an? Mit welchen Methoden plant ihr den Ablauf?
Aber auch wäre interessant zu erfahren, wie ihr euch generell "auf Arbeit" strukturiert.

Kennt ihr kurze Schulungen die euere eigene Arbeitsworkflow effektiv verbessert hat?

Natürlich ist es von Beruf zu Beruf komplett unterschiedlich. zB. ein Dachdecker muss sich natürlich ganz anders organisieren als Jemand der in einem Büro hockt & Sachbearbeitung macht.

Dennoch: Wenn ihr gerne eure Erfahrungen teilen wollt, gerne hier rein.

 

[Fu Manchu]

Zum Angehen von Projekt: Projektmanagement nach Scrum, in meinem Fall Software- und betriebswirtschaftliche Beratung. Bei uns passt Scrumm gut, es gibt aber auch andere Methoden, das Netz ist voll davon.

Und die tägliche Routine organisiere ich mit meinem Outlook Kalender und ggf. einer Liste in den Aufgaben, das halte ich simpel.

 

[Jonas5]

Bei uns gibt es für mittlere und große Implementierungsprojekte mittlerweile immer ein Projektmanagement dazu. Hier erstellt der Techniker vorher mit dem Projektmanager einen PAP, der dann dem Kunden präsentiert und abgearbeitet wird.

Wir Techniker organisieren uns selbst dann nur noch mit dem Microsoft Planner-Board. Im Team (Technik als auch Vertrieb) haben wir dann ein wöchentliches Meeting wo kurz und knapp alle aktiven Projekte aus unseren Fachbereich mit einem Status im Boardversehen werden.

 

[Skysnake]

Ich bin in meiner Arbeit viel durch Probleme getrieben und löse diese schnellstmöglich. Daneben gibt es ein backlog das genutzt wird um development Tasks zu strukturieren. Da wird dann entsprechend der Dringlichkeit dran gearbeitet. Das war es.

Pläne werden morgens gemacht und ne Stunde später oft schon über den Haufen geworfen.

Wenn schaue ich das ich versuche ne Hand voll Kernprojekte binnen 6 Monaten zu erledigen.

 

[tomtom 333]

Kennt ihr kurze Schulungen die euere eigene Arbeitsworkflow effektiv verbessert hat?

Ja, das Leben selbst....
Im Ernst , jede Arbeit lernt man erst duch die Ausführung !
Ich halte wenig von irgendwelchen Schulungen ,
Gut für Bürotätigkeiten mag das sinnvoll sein ,
aber Handwerklich lernst du am meisten dann wenn du es eben machst .

 

[_killy_]

Ganz simpel - Sachen die man in Terminen besprochen hat, werden auch niedergeschrieben. Egal ob handschriftlich oder Notiz Tool oder Ticket System a la Jira. Man vergisst einfach viel zu schnell die Sachen und bei vielen Themen geht so auch kein "aktueller Stand" verloren.

Ansonsten halt die Tools nutzen, die der Arbeitgeber bereit stellt ...

 

[Khaotik]

Eigenorganisation durch Aufgaben im Outlook und im Team via Sharepoint und Planner.
Dazu dann je nach Projekt alle 2-4 Wochen Follow Ups zur Nachverfolgung.
Wichtig ist dann immer noch, die Minutes nach dem Meeting rumzuschicken und darin besprochenes und weitere Aktivitäten festzuhalten.

 

[Hatecore]

Interessante Frage, ich arbeite im Bereich der Jugendhilfe mit Jugendlichen in verschiedenen Wohngruppen.

Persönlich habe ich eine kaufmännische Ausbildung und eine Ausbildung zum Erzieher, daher bringe ich einige Dinge mit.

Leider ist es in der Arbeit mit Pädagogen oft so, dass Wörter wie Organisation und Planung nicht bekannt sind. Dazu kommt dann die Arbeit mit den Jugendlichen, diese haben diverse spezielle Fähigkeiten jedwede Planung über den Haufen zu werfen.

Hilfsmittel und Systeme die unterstützend sein können gibt es nicht, am Ende "plant" jeder für sich hin.

Wenn ich mich mal nicht davor drücken kann, bemühe ich mich eine Planung der einzelnen Schritte mittels einer ToDo-Liste festzuhalten, mit Kollegen Aufgaben aufzuteilen und dann meine Aufgaben zu erledigen, nebenbei renne ich Informationen der Kollegen hinterher, auf die Idee sich auszutauschen kommt eigentlich keiner.

Am Ende ist jedes Projekt pures improvisieren, Informationen gehen verloren, Aufgaben werden vergessen und nicht erledigt usw., dazu kommt noch das Verhalten der Jugendlichen. Bisher gab es kein Projekt das so funktionierte wie es eigentlich gedacht wurde.

Mehrere Versuche zumindest eine gemeinsame Plattform zum Austausch von Informationen und Dokumenten einzurichten scheiterten schon vor den grundsätzlichen Überlegungen, technische Ausstattung seitens der Einrichtung gibt es nicht, jeder nutzt seine eigenen Handys (zum Teil Generationen vor den Smartphones) einzelne haben private Notebooks, andere nutzen einen PC, aber nichts mit irgendeinem System.

Entsprechend habe ich wenig bis keine Motivation Ideen zu entwickeln, meistens mache ich nur etwas weil ich dran bin.

 

[Sardellenpizza]

Alles was irgendwie größer ist, bekommt bei mir eine Mindmap, damit kann ich mich hervorragend organisieren.
Der Wust an unwichtigem Kleinkram ist entweder auf meiner persönlichen Todoliste oder kommt halt ins Jira (und kann da im Backlog verrotten :-) )

 

[Fu Manchu]

Mindmaps sind klasse, zum organisieren nutze ich sie eher selten (denke ich mal drüber nach), aber zum lernen oder auch um eine Übersicht über ein Thema zu gewinnen, sind sie sehr nützlich.

 

[BeBur]

Ich habe mich lange in Teilen komplett selbstständig organisiert. Kalender ist absolut fundamental, alles terminliche trage ich da ein und schreibe in die Beschreibung was ich zur Vorbereitung brauche oder was meine eigenen Themen sind und setze entsprechende Erinnerungen. Dort schreibe ich auch das eigene Protokoll des Meetings rein.

Ansonsten eine ToDo-Liste. Ich benutze ToDoist, das ist sehr schön simpel und effizient. Ich habe auch Zenkit Suite schon benutzt und ClickUp, aber für meine persönliche Arbeitsorganisation waren die Zusatzfeatures letztendlich eher unnötig.

Am Ende kommt es darauf an, dass du das Tool auch wirklich nutzt und nicht, wie viele Features es hat. Das heißt insbesondere, dass das für dich möglichst Sinn ergeben muss wie du das machst.

Kennt ihr kurze Schulungen die euere eigene Arbeitsworkflow effektiv verbessert hat?

Man darf nie vergessen, ToDo-Organisation ist nicht das selbe wie ToDos abarbeiten. Generell bin ich dafür, reale Probleme zu lösen, anstatt fantasie-Idealzustände zu erträumen. Wichtig ist, dass Aufgaben nicht vergessen werden und das man nicht den Überblick über Deadlines verliert oder darüber, was gerade wichtig ist bzw. was akut ist. Wenn diese Grundlagen funktionieren, dann ist das drum herum erstmal viel wichtiger: Wie gewährleiste ich, dass ich ToDos abarbeiten kann? Wie entscheide ich, was wichtig ist? Wie kann ich zumindest einmal am Tag möglichst unterbrechungsfrei Arbeiten?

 

[rallyco]

Ich hab ein nullboard als Startseite in meinem Browser auf der Arbeit, da steht alles drin was ich tun sollte, was ich eigentlich gerade tue, und was fertig ist.

Bin aber trotzdem total unorganisiert und mache entweder irgendwas anderes oder springe zwischen den Aufgaben hin und her. Hab auch schon etliche Tips und Ratgeber gelesen, Software installiert und deinstalliert, aber hat bisher nichts geholfen

 

[eddietwo]

Ich schreibe mir ganz wichtige Aufgaben in eine Textdatei und lege mir diese Abends auf den Dekstop an die selbe Stelle.
Morgens öffne ich diese und habe alle wichtigen Dinge die ich nicht vergessen darf soweit aufrufbar.
Ansonsten Termine in Outlook mit KD XY oder Auftrag XY.

Bei Besprechungen schreibe ich mir Dinge handschriftlich auf.
Ich weiß nicht wieso aber Dinge die ich als Blatt Papier vor mir habe kann ich mir besser merken als Dinge die ich abtippe am Laptop oder PC.

 

[BridaX]

Als einfacher Sys-Admin recht simpel:

• Notepad (für kleinere Notizen)
• Outlook Aufgabenliste/Kalender (um befristete Aufgaben/Tätigkeiten nicht zu vergessen)
• Confluence/Jira (für größere Dokumentationen)

Wobei ich mir demnächst OneNote zu Gemüte führen möchte - für Notizen und kleinere persönliche Dokumentationen.

Wie heißt es so schön: "Man muss nicht alles wissen. Man muss nur wissen, wo es steht.". Das wiederum gestaltet sich mit meiner digitalen Zettelwirtschaft, in Form von dutzenden TXT-Dateien, doch etwas schwierig... 🥴

 

[Khaotik]

Wobei ich mir demnächst OneNote zu Gemüte führen möchte - für Notizen und kleinere persönliche Dokumentationen.

One Note nutze ich immer für langfristige Projekte und Organisationsgeschichten.
Da ich im Produktionsbereich tätig bin, kommen da z.B. typische Arbeitsabläufe oder Projektfortschritte rein.
Dazu dann gebündelt auch Besprechungsnotizen und Fachinfos.
Lässt sich dann in einer recht praktikablen Ordnerstruktur zusammenfassen und ganze Projekte schön gliedern.
Also letztlich alles, was für einfache Tasks in Outlook o.Ä. zu komplex ist. Zudem dann auch als Backlog besser als das in Aufgaben abzulegen die irgendwann in einer langen Liste verschwinden.

 

[NikoNet]

Ich kann aus meiner Erfahrung ein großes Whiteboard im Büro empfehlen.
Schreib dir da deine wichtigen infos drauf (Meilensteine, Abgabedokumente, Abhängigkeiten etc) auf.
Übersichtlicher wird es auch mit farbigen Magneten für verschiedene Vorgänge oder Mitarbeiter. So eine Tafel ist halt sehr lebendig und flexibel.
Ein MS Project-Plan ist aufwendig und sehr stra in seinen Abhängigkeiten. Für mmich hat es keinen Sinn gemacht so einen Plan ständig anzupassen. Man erstellt den vielleicht am Anfang, weil das für die GF und Kunden gut aussieht, aber danach wird er nur zum nächsten großen Review mit GF oder Kunden aktualisiert.
Die stehen ja auf solche Dinge ;-).
Ansosnten arbeite ich auch mit Textdateien oder viel auch mit Papier.
Stickie App auf dem Desktop hatte mich auch nicht überzeugt.

 

[nik_]

Wer Team nutzt, MS Planner

 

[Markus83Muc]

Ein großes Kanbanboard für die wirklich wichtigen Themen um bei diesen regelmäßig nachzuhaken wie der Stand ist.

Für das Tagesgeschäft zwei Assistentinnen und einen Referenten.

 

[Yogi666]

Das wichtigste ist ein Zentrales Kanban board.
Ansonsten benutze ich Obsidian für im Grunde alles (incl kanban board).
Ist eine Software für markdown files mit Bergen von hilfreichen addons für wasauchimmer man möchte.

Für einzelne Themen schreib ich mir kleine artikel. Die kann ich dann mit der suche finden oder auch verlinken.
Details für tasks in meinem kanban sind auch verlinkt auf unterseiten.

Im Grunde ist es ein gut benutzbarer durchsuchbarer texteditor der einem bissl formatierung und extras erlaubt vgl mit reinem Text.

Mein Ansatz für solche Tools ist im Grunde so kompliziert wie notwendig, so simpel wie möglich.

Das ganze dann schön per nextcloud auf alle devices syncen die ich habe.

Hab 1 repo für arbeit, 1 repo für privatkram allerlei, 1 repo für pen and paper.

So reine txt files werden schnell unübersichtlich und desorganisiert. MS one note hab ich paar mal probiert und finde es einfach schrecklich.

 

[rezzler]

Für das Tagesgeschäft zwei Assistentinnen und einen Referenten.

Bei mir sinds 2 Bauleiter. Ein paar spezielle Kunden nehmen den direkten Weg