Kontaktliste mit Personaldaten aus Active Directory in Outlook für alle Mitarbeiter anzeigen

[Hurradiegams]

Hallo in die Runde,

ich entschuldige mich vorab sollte es einen ähnlichen oder vielleicht sogar 100% treffenden Threat zu diesem Thema geben. Leider habe ich diesen nicht gefunden. Sollte dies der Fall sein, bitte ich um kurze Verlinkung

Zu meinem Problem:

Die Firma bei der ich angestellt bin macht langsam aber sicher den Schritt von einer Kanzlei die ausschließlich in Papier- und bestenfalls Excelform arbeitet zu einem digitalen, automatisierten Unternehmen.
Speziell im Bereich des HR ist das zutreffender als in den meisten Bereichen. Hier ist angedacht, auch mitunter wegen der hohen Personalfluktuation während Corona, eine separate Kontaktliste (inkl. persönlicher E-Mail Adressen, Telefonnummern, Geburtsdatum etc.) aus der Active Directory für ALLE Mitarbeiter im Outlook jederzeit abrufbar zu machen. Am Besten in Form einer separaten Kontaktliste oder als separater Datensatz. Ich habe hierfür mal eine .csv datei erstellt und mir angedacht ich spiele die einfach ins Outlook ein und schaue mal wo und wie die angezeigt werden. Leider scheine ich damit wenig Erfolg zu haben, abgesehen davon wäre das ohnehin nur eine temporäre Lösung, da solche csv Imports ja nicht laufend aktualisiert werden wie bei der einer Active directory Einbindung.

Wie würdet ihr diese Daten am Besten für alle (am Leichtesten) ersichtlich machen? Und kann man das irgendwie automatisieren, dass Neueintritte bzw. neuangelegte User automatisch hinzugefügt werden nach Anlage? Danke im Voraus!

Lg und Grüße aus Österreich
Hurradiegams

PS: Ich bin mit dem Thema nur seitens meiner Kanzlei beauftragt worden, habe aber abgesehen von meiner eigenen Recherchen zu dem Thema kaum bis keine Vorkenntnisse mit Active Directory. Ich bitte zu entschuldigen falls das an dieser Stelle nochmal deutlich wurde.

 

[thealex]

Da klingeln bei mir erstmal alle DSGVO-Alarmglocken. Das sind Personaldaten, die - wenn überhaupt - nur mit Einverständnis jeder einzelnen Person zugänglich gemacht werden dürfen. Daten wie Geburtstag und ggf. weiteres (also dein "etc.") erst Recht.

Da muss es schon schwerwiegende Gründe für geben, wieso jeder dauerhaft die gesamte Liste einsehen können soll. Die wird es i.d.R. nicht geben.

 

[halwe]

Eine Personalliste aus dem AD extrahieren? Hieße dass, das dort Geburtstag usw. erfasst ist? Schon dass allein wäre ein Datenschutzproblem. Solche Daten gehören in speziell gesicherte Personalverwaltungssysteme.
Aber auch weil ich hoffe, dass es solche Kanzleien gar nicht gibt, mir erscheint die gesamte Fragestellung etwas suspekt.

 

[Tamron]

Wundert mich jetzt schon, dass so eine Wissenslücke bei einer Kanzlei besteht.
Persönliche E-Mail und Telefonnummer gehört für keinen sichtbar.

Wenn ihr einen Exchange haben solltet, gäbe es dort das Adressbuch in dem die Kontakte drin stehen. Das muss reichen.

Alles andere lass dir das erstmal von einem Partner oder Geschäftsführer absegnen, dass die dafür gerade stehen...

 

[Hurradiegams]

Danke für die Bedenken. Ich muss zugeben ich habe das hier sehr suspekt formuliert. Es wird natürlich keine Information, speziell persönliche Daten, offengelegt ohne dass dies mit dem jeweiligen Mitarbeiter besprochen wurde.
Das waren nur die Gedanken die hier herumgeisterten und als Beispiel genannt wurden. Es ging in erster Linie nur darum wie man die AD Auslese in Outlook mittels eigener Listen automatisieren kann. Die Daten die man da anführt wären hier nur sekundär. Aber ich betone hier nochmal, dass das nur eine schnelle Idee in einem "Flurmeeting" war wobei es hieß ich solle mal schauen was technisch möglich sei. Es war weder angedacht, noch glaube ich würde es angedacht werden wenn man die gerechtfertigten Bedenken anführt.

Aber hier bitte ich nochmal zur rein technischen Problematik zurückzukehren: Kann man, für einen Laien wie mich offensichtlich, Daten in Outlook direkt aus der AD auslesen und automatisieren lassen mittels beispielsweise einer separaten Kontaktliste oder einem neuem Kontaktbuch?
Oder kann man generell Listen (wie die CSV Imports) als eigene Liste bzw. Folder individuell anzeigen lassen?
Entschuldigung nochmal, wenn sich hier eine (absolut gerechtfertigte) Diskussion über die DSVGO entwickelt hat.