Kundenverwaltung: Superbase 4 auf neues Datenbanksystem umstellen(welches und wie?)

[Schranzer85]

Hallo,
vorweg: meine Mutter führt seit über 30 Jahren eine Tanzschule. Mein Vater war bisher für die Kundenverwaltung zuständig. "Never touch a running system" passt ganz gut zu seiner Einstellung.
Er benutzt seit 1991 Superbase 4 in der Version 1.31 (Anfangs noch auf einem Amiga 2000 ). Unglaublicherweise lief bis jetzt alles immer noch ausreichend für seine Zwecke, seit Windows 7 zwar nur noch in einer virtuellen XP Maschine (Superbase ist noch eine 16 Bit Software). Seit Windows 10 gibt es aber ein paar Probleme und da ich schon vor 10 Jahren angeboten habe alles mal auf eine neue Software umzustellen, hat mein Vater jetzt endlich Ja zu dem Vorschlag gesagt.

Eigentliche Fragestellung

Wofür wurde Superbase bisher genutzt?

• Genutzt wird Superbase um alle Kursteilnehmer zu verwalten (ca. 400 Stück). Name, Adresse, Geburtsdatum, Kurs, Tel. etc ist bei jedem Kunden in ein Datenfeld eingetragen.
• Kursbeiträge werden quartalsweise von den Kunden überwiesen. Meine Eltern überprüfen alle paar Monate in mühseliger Arbeit die Geldeingänge im Onlinebanking und können beim jeweiligen Kunden ein Häckchen bei 1 bis 12 machen (Monate).
• Sollte ein Kunde nicht gezahlt haben zeigt dies Superbase an und meine Eltern setzten einen Brief mit einer Wordvorlage auf (oder meine Mutter ruft an), jedoch geschieht da nichts automatisiert zwischen Superbase und Word. Selbst die Couverts werden noch von Hand beschriftet.
• Jahresumsätze etc. können auch angezeigt werden.

Was soll erreicht werden?

• Es wird eine neue Software gesucht, die oben genannte Funktionen mitbringt.
• Die Daten von Superbase können wohl in ein Excel Format umgewandelt werden. Es wäre schön, wenn die neue Software diese Tabellen "erkennen" kann und die Kundendaten übernimmt. Notfalls würde ich aber in den Semesterferien alle Kunden neu anlegen.
• Die Software sollte einfach zu bedienen sein (Eltern sind über 60) und nicht zu "überladen".

Welche neue Funktionen wären nett?

• Gibt es eine Software, die man mit seinem Geschäftskonto (Postbank) verbinden kann und die Geldeingänge automatisch den Kunden zuweist?
• Sollte dies möglich sein wäre ein automatisiertes "Mahnwesen" schön (entweder über Email oder Briefe, die komplett inkl. adressiertem Couvert erstellt werden).

Superbase hat damals ein paar Hundert DM gekostet. Die neue Software darf also auch etwas kosten, trotzdem gilt umso weniger desto besser. Sollte die neue Software 300€ kosten und die gleichen Funktionen wie Superbase besitzen ist das vollkommen in Ordnung. Mit den neuen Funktionen dürfte es auch mehr sein.

Ich hoffe uns kann hier jemand weiterhelfen. An einen Dienstleister möchten wir uns eigentlich nicht wenden, da wir bisher alles "alleine" geschafft haben. Superbase hat mein Vater 1991 auch ohne Internet verstanden .

 

[Lawnmower]

Die Beträge werden quartalsweise verrechnet aber das Häckchen wird dann monateweise gemacht? Hmmm...
Gehen da jeweils Rechnungen raus? Das wäre ja sicherlich auch sinnvoll wenn man da einfach ein Button drücken könnte und es druckt (Papierrechnung) oder mailt (PDF) gleich allen Kunden die Rechung für das nächste Quartal oder?

 

[^R4iD]

Und warum nicht bei SuperBase bleiben?

 

[Schranzer85]

@Lawnmower So hat man mein Vater mir das erklärt. Ich weiß nicht genau wie er das meint. Jedenfalls hat er gesagt es gibt 12 Felder bei denen man Häckchen setzen kann, wenn bezahlt wurde.
Rechnungen an sich gehen keine raus, nur halt "Mahnungen" bei Nichtzahlung. Dies wäre per Knopfdruck natürlich gut.

@Toaster05 Ja, wenn alles zu aufwendig wäre, dann würde er wahrscheinlich wieder eine ältere Windowsversion installieren. Nur dachte ich, dass im 21. Jahrhundert, wenn dann alles auf dem neusten Stand ist, alles wesentlich schneller und komfortabler zu erledigen ist.
Zudem wird meine Mutter demnächst selber nicht mehr unterrichten und nur noch Geschäftsführerin bleiben. Da wäre es schön, wenn die restliche Arbeit (Verwaltung) soweit wie möglich automatisiert geschieht. Zudem steht auch noch nicht fest ob das Unternehmen am Ende an eine Angestellte verkauft wird oder eventuell sogar in der Familie bleibt. Sollte letzteres der Fall sein wird in 20 Jahren Superbase sicher nicht mehr laufen .

 

[kevchen01]

Ich werfe mal "WISO mein Büro" ein. Hat auch Online-Banking Funktionen.
Vielleicht findet man bei Buhl auch eine passendere Verwaltungssoftware. Die haben dort recht viel.

Gruß

 

[Schranzer85]

@kevchen01 Das sieht schon mal auf den ersten Blick gar nicht so schlecht aus. Werde ich mir heute Abend mal genauer anschauen. Hast du von Buhl selber was in Benutzung und bist zufrieden?

edit: Habe gerade mal die Testversion installiert. Das schöne ist, dass ich die Kundendaten wohl übernehmen kann. Habe es gerade mit einer Excel Datei erfolgreich geschafft.

 

[kevchen01]

Ich benutze WISO mein Geld seit Jahren... ab und zu funktioniert das OnlineBanking nicht, dass liegt aber eher an Umstellungen der Banken.
Das Entwicklerteam arbeitet aber ständig an Updates. Ich bin voll zufrieden.

 

[Lawnmower]

Wichtig ist da dass man immer die Software aktualisiert - ansonsten kann es plötzlich sein dass z.B. die Banken-Schnittstelle eines Tages nicht mehr funktioniert. Bei dem WISO mein Geld scheint es Inital für 1 Jahr 50 Euro zu kosten und die Updates danach jährlich 35 Euro. Von dem her noch recht günstig wenn die Software alles abdecken kann.

 

[chris2014]

Es gibt jede Menge Programme zur Vereinsverwaltung und um Mitgliedsgebühren zu kontrollieren. Die sind wahrscheinlich geeigneter als eine Buchhaltung für Firmen.