Mail Management

dpauso

Ensign
Registriert
Juli 2011
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174
Hallo,

Ich habe meine eigene Domain und nutze diese mit servercow als Emailsystem.
dort kann ich mehrere Mails und/oder Aliasse erstellen.

Nun überlege ich, wie ich dort mehr Struktur herein bekomme. Ich will meine private Mail nur für Familie und Freunde nutzen und den Rest separieren. Hier mal eine Idee:
  • Vertraege@ (Strom, DSL, ....) -> hier auch als Archiv
  • Shopping@ (Paypal, Amazon....)
  • work@ (berufliches)
  • kinder@ (für alles rund um die Kids)
  • social@ (für Insta und co als Weiterleitung von ner alten Mail)
...

Nun frage ich mich: Für alle Ideen einen Mailaccount und dann einen Alias für den Kram und dann Ordnerstrukturen oder viele Accounts?
catch-all will ich nicht nutzen, das ist mir zu viel...

wie macht ihr das?

LG
 
Moin,

seit 20 Jahren arbeite ich mit der Kombination aus Alias und Ordner. Separate Accounts habe ich nur durch separate Anbieter, aber für die eigenen Domänen nutze ich div. Aliase (incl. catch all).

Je feiner Du das versuchst zu trennen, desto eher gibt es (unschöne) Überschneidungen (z.B. Verträge/Shopping oder privat/Kinder). Aber da wird sich die Realität zeitig bei Dir "melden".

Grüße,
Christian
 
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Ein Beispiel:
  • Anmelde-Accounts (Google ODER Microsoft ODER Apple, etc.)
  • Wichtiges (Polizei, Anwälte, etc.)
  • Shopping Seiten
  • Familie
  • Beruf
  • Spiele & Apps
  • Foren & Unwichtiges (Löschen & Ersetzen ist jederzeit eine Option)
  • Rest (Probeanmeldungen, etc. -> Löschen & Ersetzen ist jederzeit eine Option)
WICHTIG! Niemals in der E-Mail selbst persönliche oder kategorisierte Begriffe haben.
Für Shopping also kein "Shopping@domain.de" sondern "l2j345Sh@domain.de" oder "Backstein@domain.de".
Die Unterteilung für dich selbst kannst du "verstecken" wie "Sh" für Shopping im letzten Teil oder du erstellt Postfächer und benennst diese nur für dich sichtbar oder bestimmte Begriffe wie "Bachstein" assoziierst du mit Shopping.

Warum?
Wenn man die Daten einer Adresse hat, kann man die restlichen leicht herausfinden.
Die unsicherste und "dümmste" Adresse im Allgemeinen ist somit bspw. "Vorname.Nachname@domain.de".

Und für sichere Zugangsdaten:
Passwortmanager wie Bitwarden oder KeePassXC oder LessPass mit langen Zufallspasswörtern verwenden.
Niemals die Anmeldefunktion von Google, Apple, Facebook, etc. verwenden!
 
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Erstell dir ein Postfach und leite mit mehreren Aliasen darauf. Mehrere Postfächer kannst du nicht ordentlich managen, spätestens beim Neueinrichten (Handy/Notebook/Tablet/...) geht dir alles auf den Sack, wenn du das mehrere Male machen musst. Da hilft Autoconfig/-discover nicht viel, auch wenn es alles ein wenig erleichtert.

Wenn du eine logische Trennung haben willst, kannst du es ja trotzdem machen (was beruflich und privat betrifft). Nen Vorteil sehe ich darin allerdings nicht.

Allerdings bringt dir shopping@ selbst nichts - die Mailadresse wirst du dann ja global für Shops verwenden, heißt du bist anfälliger für Phishing und der Übernahme mehrerer Accounts (zumindest theoretisch mit gleichem/ähnlichem Passwort überall). Erstell dir einfach mehrere Aliase amazon@, paypal@ und nutz zusätzlich Plus-Addressing - also amazon+zufall1@, paypal+zufall2@. Ggf. würde auch shopping+amazon-zufall1@ ausreichen, dann musst du nur einen Alias "aufbrauchen". Ich nutz bspw. sechs Stellen (zufällig über pwgen 6 -s, bspw. amazon+gNwe5R@). So hast du ein Konto bei Amazon und eins bei PayPal und kannst dann nicht einfach über ein Konto angegriffen werden, da überall der Identifier unterschiedlich ist.

Auch kannst du damit vorsortieren. Hetzner bspw. erlaubt unterschiedliche Mail-Adressen - heißt bei mir ist der Login hetzner+d5XdtE@, die Rechnungsadresse ist hetzner+rechnung-p2OWEg@ und die Kontaktadresse hetzner+kontakt-31Pu8d@. Wo immer möglich nutz ich das auch. Damit kann ich alles problemlos an die Filter übergeben und automatisch in die entsprechenden Ordner einsortieren.

Auch wenn mal ein Anbieter gehackt wird und du ggf. Spam bekommst, kannst du so den Spam effektiver bekämpfen, wenn du einfach den Alias mit dem Plus-Addressing-Part auf die Blacklist setzt und dir einfach einen neuen Zufall generierst und diesen beim Anbieter änderst. Rein bei shopping@ wird es schwer und du musst dich alleinig auf den Spam-Filter verlassen. Hier kannst du auch den Vorteil von Plus-Addressing ausnutzen - test@ und test+a@ sind ein Alias, die auf ein Postfach leiten, werden aber als unterschiedliche Mail-Adressen gewertet. Heißt du kannst eins von beiden oder beide sperren und dich dann weiter mit test+b@ registrieren - läuft wieder normal.

Mit anbietername+zufall@ fahr ich nun seit mehreren Jahren gut. Hatte früher auch getrennte Postfächer, aber das nervte extrem. Deshalb ein Postfach, mit Aliasen drauf leiten und gut. Spam bekomme ich auf meine Last.FM- und alte Kabel-Deutschland-Adressen - stehen auf der Blacklist. Effektiv bekomm ich keinen Spam.

Weiterhin einen PW-Manager nutzen und 2FA aktivieren, wo es ermöglicht wird. Bitwarden macht das sehr komfortabel möglich.

Für catchall kannst du deshalb ja trotzdem ein eigenes Postfach erstellen, das will man schließlich nicht in seinem Postfach haben.

Meine Mails laufen über mailu, hab also volle Kontrolle über alles. Weiß nicht wie es bei servercow ist, ob die ein Alias-Limit besitzen o.ä. mailcow hab ich aber auch in Betracht gezogen gehabt und hätte es auch werden können.

edit: Einziger Wehrtmutstropfen ist hier Outlook. Wenn du da nen Alias nutzt, wird im From-Header der Alias verwendet, im Sender-Header allerdings das Postfach hinterlegt - die Anzeige ist dann von alias+abc@ im Auftrag von postfach@. Ist nicht ganz so schön... Thunderbird macht dies bspw. nicht, auch nicht der Webmailer. Da will ich noch meine Installation anpassen und den Header beim Senden einfach rausschmeißen. Hatte da aber noch keine Zeit zu... :O
 
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@Bob.Dig
Gedacht für Bußgeldbescheide, Urteile, Atteste, Steuern und persönliche Unterlagen mit sehr sensiblen Daten eben. :)
 
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Danke für eure ersten Einschätzungen! Das war sehr hilfreich und informativ.
dann bleibe ich bei einem Postfach und überlege mir was mit den Aliassen...

Passwortmanager und co habe ich.. muss aber Mit Outlook mal gucken, wie ich es löse...
 
So, habe mal angefangen Aliasse zu erstellen und dann sollen die Mails in Ordnern archiviert werden.

Nun dachte ich mir, dass mache ich easy über Filterregeln, da servercow dies direkt unterstützt. Nun habe ich dann folgendes Problem:
die Regel führt sofort dazu, dass die eingehende Mail in den entsprechenden Ordner gelegt wird, was zur Folge hat, dass ich keine Push-Benachrichtigung erhalte und auch Outlook keine neue Mail meldet (nur die Anzahl der ungelesen Nachrichten erhöht sich in dem entsprechenden Ordner). Für mich ungünstig.

Lösbar wäre das, wenn die Filter erst zu einer bestimmen Uhrzeit aktiv würden, das unterstützt der Server jedoch nicht. Ich will meinen Rechner aber auch nicht 24/7 laufen lassen. Ich habe jedoch einen Linux-Heimserver mit Docker. Gibt es da unter Docker ein Archivierungsprogramm, was das übernehmen könnte?

ich will ungern manuell sortieren. Oder wie macht ihr das?
 
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