Mails GoBD konform archivieren - einfache Lösung?

[C.Algernon]

Hallo,

für viele die in irgendeiner Weise dazu beraten, mag die Frage ätzend sein, dennoch muss ich sie stellen. 😉

Bisher habe ich leider noch kein System, Software, etc. gefunden welches mir zuspricht.

Auch sind noch viele Fragen zum Archivieren offen.

Ich bin auf der Suche nach einer einfachen und kostengünstigen Lösung, meine Mails GoBD-Konform zu archivieren.
Nun habe ich gelesen, dass sie immer auf externen Servern sein müssen, da man selber keinen Zugriff mehr haben darf. An anderer Stelle habe ich aber auch lesen können, dass es erlaubt sei, auch Mails von den jeweiligen Servern zu löschen (sofern sie nicht relevant sind) - also wäre ein Zugriff möglich. Die ganzen Infos die man so bekommt, kommen aber immer von Unternehmen die Ihr Produkt zur Mailarchivierung verkaufen wollen.

Am liebsten wäre es mir, wenn ich einfach wöchentlich meine Mails (Einzelhandel/Onlinehandel) im PDF-Format auf eine Festplatte ziehe und gut. Aber das scheint ja nicht gestattet zu sein.

Hat jemand für sich ein gutes, einfaches und günstiges System gefunden oder kann mir jemand beratend zur Seite stehen?

Mein Postfach läuft über Ionos. Aktuell habe ich nur eins. Ionos bietet zwar die automatische Archivierung an, dies wird aber auf Dauer viel zu teuer, wenn ich überlege, dass ich monatlich Mails um die 500 MB habe und die dann die nächsten 10 Jahre archivieren muss.

Mailstore und The Bat! sind mir zwei Begriffe die eventuell eine Lösung bereit halten könnten. Allerdings ist das alles nicht so meine Welt und Mailstore wirkt sehr teuer. . .

 

[wirelessy]

Quote Wiki: "(GoBD) sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesministerium der Finanzen der Bundesrepublik Deutschland. Als Verwaltungsvorschrift sind die GoBD nur für nachgeordnete Verwaltungsbehörden und Bedienstete des Finanzministeriums verbindlich."

Woher der Anspruch? Die Vorschrift an sich kann ich auch nicht im Netz finden, die scheint nach einer gescheiterten Neuauflage verschwunden zu sein.

//edit:
https://www.ihk-muenchen.de/de/Service/Recht-und-Steuern/Steuerrecht/Finanzverwaltung/Grundsätze-zur-elektronischen-Buchführung-(GOBD)/ - "Zertifizierung und Software-Testate: Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung sind nicht in der Lage, alle Programmfunktionen, Tools und die dahinterstehende Technik auf GoBD-Konformität zu überprüfen. Hier sollte die Finanzverwaltung darüber informieren, welche gängigen Software-Produkte den Anforderungen der GoBD entsprechen."

//e2: Es scheint mir hier eher um Nicht-Veränderbarkeit zu gehen. Das ist ohne entsprechende, nur einmal beschreibbare Medien nicht möglich. Das ist etwas anderes als "Ich darf keinen Zugriff haben".
Was man evtl. erbringen kann, ist ein Nachweis, dass die Datei nicht verändert wurde.

 

[C.Algernon]

Hi,

danke für die Antwort! Genau so ist es. Ich finde da nirgends eine klare Aussage, dass ich das machen muss und wie ich das zu machen habe. Die Aussagen, dass es gemacht werden muss, kommen alle von Unternehmen die letztlich damit ihr Geld verdienen.

Klar muss ich meine Rechnungen und Geschäftsbriefe aufheben und archivieren, das war schon zu „Papierzeiten“ so. Aber ich finde keine Verpflichtung die mir es so auferlegt, wie es man überall im Netzt lesen kann. Dennoch bekomm ich ständig zu hören, dass ich das müsste und das verunsichert mich.

 

[Eletron]

Ich würde im Zweifel einen Steuerberater fragen oder vielleicht kann dir die ansässige IHK Auskunft darüber geben, wo du mehr Infos darüber bekommst. Sollten sie nicht darfür zuständig sein, so werden sie dir zumindest sicherlich einen Ansprechpartner nennen können.

Es gibt auch noch das Gewerbeamt oder das Bürgertelefon, wo man dich dann ggf. weiter Aufklären oder zumindest in die richtige Richtung lenken könnte.

 

[C.Algernon]

Das wäre jetzt auch der nächste Schritt den ich gehen werde. Ich hatte schon einmal, bezüglich des Verfahrensnachweises zur Archivierung, bei meinem Steuerberater nachgefragt, allerdings war auch hier die Aussage etwas unsicher. Da steigt auch kaum noch einer durch. Ich frage mich wie das Menschen machen sollen, die mit Technik kaum was am Hut haben und/oder schon älter sind...

 

[nubi80]

In einem Satz zusammengefasst:

Das Ziel dieser Maßgabe ist es jeglichen geschäftsrellevanten Schriftverkehr der in irgendeiner Weise zu einem Vertragsabschluss / Auftrag führt revisionssicher und unveränderlich zu archivieren.

Bedeutet in der Praxis das die Mails schon bevor Sie in deinem Postfach landen über einen Journalmechanismus wegarchiviert werden müssen. Dasselbe auch beim Versand.

Wir nutzen hierfür flächendeckend Mailstore, da es unschlagbar preiswert ist und von der Funktionalität hervorragend ist.

https://www.mailstore.com/de/

 

[C.Algernon]

Hi!

Ja, habe davon schon viel gehört. Ich komme da wohl nicht drum herum…

Habe eben mit Mailstore telefoniert und bin sehr angetan. Der Service war gut und das Programm schein auch top zu sein. Der Preis - naja, für ein mittelständisches Unternehmen mag das nicht ins gewischt fallen, für ein Ein-Mann-Unternehmen wie ich es führe schon.

 

[Rickmer]

Habe eben mit Mailstore telefoniert und bin sehr angetan. Der Service war gut und das Programm schein auch top zu sein. Der Preis - naja, für ein mittelständisches Unternehmen mag das nicht ins gewischt fallen, für ein Ein-Mann-Unternehmen wie ich es führe schon.

Mittlerweile gibt es auch eine Service Provider edition und entsprechend auch Service-Provider, die das anbieten.

Auf schnelle Suche kannst du das z.B. hier kaufen: https://matic-tec.de/leistungen/managed-services/e-mail-archivierung
Eventuell können dir an der Stelle auch die Jungs von Mailstore, mit denen du geredet hast, einen Dienstleister empfehlen.

Das macht für dich sicherlich viel mehr Sinn als dich mit der Installation und Wartung von Mailstore rum zu schlagen.
Ich würde dann auch direkt fragen, wie die das Journaling handhaben, das wird mir aus deren Leistungsbeschreibung nicht ersichtlich.


Ein Vorteil von Mailstore ist auch, dass die Suchfunktion 1000x besser ist als die von Outlook...

Ergänzung (6. März 2023)

Mein Postfach läuft über Ionos. Aktuell habe ich nur eins. Ionos bietet zwar die automatische Archivierung an, dies wird aber auf Dauer viel zu teuer, wenn ich überlege, dass ich monatlich Mails um die 500 MB habe und die dann die nächsten 10 Jahre archivieren muss.

IONOS könnte übrigens ein Problem werden, wenn du zwingend GoBD konform archivieren willst. Siehe hier:

https://www.itk-security.de/e-mail-...-hosteurope-nicht-gesetzeskonform-einsetzbar/
https://matic-tec.de/blog/23-rechtl...hostern-nicht-rechtsicher-archivieren-koennen

Ich habe jetzt selber kein IONOS, kann also nicht prüfen, ob sich das seit Erscheinen der Artikel geändert hat.

Allerdings weiß ich auch, dass ein Haufen kleiner Unternehmen bei IONOS und Konsorten sitzt und da kein Hahn nach kräht...

 

[C.Algernon]

Soo...

es ist nun so, dass es tatsächlich mit Ionos nicht möglich ist, GoBD konform mit Mailstore zu archivieren. Das Problem ist das Journaling. Theoretisch gäbe es die Möglichkeit alles dann über Microsoft 365 laufen zu lassen und dann per Gateway-Lösung zu ermöglichen. Allerdings wäre dann wohl wieder das Problem, dass es über den Webclient von Ionos-Mail zu Veränderungen an den Mail kommen könnte und es dann auch nicht mehr 100% konform wäre... Ich versuche gerade nur zu wiederholen, was mir von einem Service Provider (übrigens hat der von @Rickmer genannte Provider einen klasse Beratungsservice!) von Mailstore mitgeteilt wurde.

Einzige Lösung ist die hauseigene Archivierung von Ionos, welche aber bei größeren Datenmengen, über eine Archivierungszeit von 10 Jahren, teuer werden kann. Ich habe darauf hin mit Ionos telefoniert und denen gesagt, dass ich das alles "doof und teuer finde", worauf mir dann mitgeteilt wurde, dass ich mich alle 10 Monate bei denen melden soll und ich dann eine "gute" Rabattierung auf meine Produkte erhalten werde.

Was ich bei Ionos sehr angenehm finde ist, dass ich alles aus einer Hand habe, Webhosting, Mail und Domain, sowie die Archivierung die voll automatisch läuft ohne was einrichten zu müssen. Allerdings wird alles archiviert, ohne Filter. Eine wirkliche Komprimierung der Daten konnte ich jetzt nicht feststellen, die Datenmenge entspricht also etwa der die im Postfach angezeigt wird.

Für mich, als kleines Unternehmen, eine komfortable und saubere Sache.

 

[Icemine]

Gibt es da keine andere Lösung? Wir haben ca. 20 Postfächer, die jedes Jahr ein mehrere GB großes Archiv anlegen. Wäre da sowas wie Mail Archiva oder Benno Mail archiv eine Lösung?

 

[DerGast]

Mein Nachfolger nutzte Piler. Ist halt easy, sollte aber deine Anforderungen erfüllen.
Ansonsten bin ich ein Mailstore Kind
Zig mal in Unternehmen eingeführt. Die Suche ist schnell, das Produkt funktioniert und der Service passt auch.
Ich habe noch ein Gewerbe, dummerweise fangen deren Staffel erst ab 5 Postfächer an, dafür geht der Preis aber auch klar. Die freie Variante nutze ich privat. Läuft seit zig Jahren ohne murren und die Komprimierung ist echt der Hammer