Office 365 für Studenten/Beschäftigte einer Uni - Privatsphäre?

[densh]

Hallo,

ich bin Beschäftigter an einer Uni und kann Office 365 Education kostenlos privat nutzen, dort heißt es auf der Webseite der Uni:

"Ausschließlich private Nutzung für Beschäftigte
Office 365 ist nicht für die dienstliche Nutzung gestattet, sondern ausschließlich für den privaten Gebrauch erlaubt. Gleiches gilt für den darin angeboten Cloud-Dienst OneDrive. Für den dienstlichen Einsatz steht die Hochschulcloud sciebo zur Verfügung."

Nun würde ich das auch gerne nutzen, mache mir aber etwas sorgen wegen der Privacy Politic. Kann der Arbeitgeber eigentlich auf meinen Account bzw. meine Dokumente, die ich entweder mit Word öffne oder auf OneDrive abspeichere, zugreifen?

In einigen Reddit-Foren wurde über diese Thematik auch schon diskutiert:

• https://www.reddit.com/r/Office365/comments/9vumsi/office_365_education_will_school_admins_see_my/
• https://www.reddit.com/r/microsoft/comments/9i6tf6/if_you_use_your_office_365_from_your/

Geht mir einfach nur darum, ob ich mich dort "frei" fühlen kann oder der Arbeitgeber dort auch mitschaut.

Wie siehts bei euch aus, nutzt ihr auch derartige Angebote von eurem Arbeitgeber oder habt ihr euch einen privaten Account zugelegt?

 

[Masamune2]

Kann der Arbeitgeber eigentlich auf meinen Account bzw. meine Dokumente, die ich entweder mit Word öffne oder auf OneDrive abspeichere, zugreifen?

Wenn er das will ja, jeder O365/M365 Administrator kann sich die Rechte einräumen die Daten der Benutzer zu lesen.
Wenn du da bedenken hast solltest du nichts im Onedrive oder auf dem Sharepoint speichern oder selbst nochmal verschlüsseln, z.B mit Boxcryptor oder Cryptomator.

 

[Das MatZe]

An meiner Hochschule (ebenfalls in NRW) ist die Nutzung von Office365 sogar nur dienstlich gestattet.
Ich selbst nutze es aktuell aber nicht.

 

[Wilhelm14]

Der Hinweis dient vermutlich dazu, dienstliche Daten in der dafür vorgesehenen Cloud zu belassen und sie nicht in die Office 365 Cloud zu kopieren. Auch wenn es manchmal verlockend ist, Dokumente herauszukopieren, damit man sie z.B. im Home-Office bearbeiten kann. Nutzer machen das in guter Absicht, soll aber dennoch nicht sein. Oder Nutzer schicken sich was selbst, an die private E-Mail-Adresse usw.

Ich würde es nach Möglichkeit komplett trennen und privat was anlegen. Bis zu einem gewissen Grad ist das kostenfrei. Wenn natürlich unendlich viel Speicherplatz lockt, dann wie Masamune2 sagt, verschlüsselte Container nutzen. Oder als Zwischending Angebote für 60 EUR im Jahr samt 6 Nutzer je 1 TB...
https://www.mydealz.de/search?q=office+365

 

[Serana]

Kann der Arbeitgeber eigentlich auf meinen Account bzw. meine Dokumente, die ich entweder mit Word öffne oder auf OneDrive abspeichere, zugreifen?

Prinzipiell kann der Administrator das, allerdings sollte er sich dabei nicht erwischen lassen.

Da der Account in diesem Fall ausschließlich privat genutzt werden darf (die dienstliche Nutzung also sogar verboten ist) braucht der Administrator schon eine verdammt gute Begründung für einen Blick auf deine Daten. Wird der Administrator (umgangssprachlich ausgedrückt) mit der Hand in der Keksdose erwischt und er hat keine wirklich überzeugende Begründung kann ihn das sogar seinen Job kosten.

Auch wenn dienstliche UND private Nutzung erlaubt ist wird die Administration schon aus Eigenschutz darauf achten, daß private und dienstliche Daten organisatorisch immer sauber getrennt sind. Auch dann sind private Daten nämlich immer tabu.

 

[Conqi]

Kann der Arbeitgeber eigentlich auf meinen Account bzw. meine Dokumente, die ich entweder mit Word öffne oder auf OneDrive abspeichere, zugreifen?

Ja, kann er. In Deutschland ist das allerdings rechtlich sehr unklug, wenn es dafür nicht sehr, sehr handfeste Gründe gibt. Als bei uns Office 365 eingeführt wurde gab es eine Schulung für die Admins und bei einigen der Optionen kam der Hinweis, die rührt man besser nur dann an, wenn eine gerichtliche Anordnung vorliegt. Man richtet dann auch die Berechtigungsstrukturen im Idealfall entsprechend ein, dass die Funktionen nur von den absolut notwendigen Personen genutzt werden können.

Ob es in diesem Fall eine entsprechende Schulung und Einrichtung gab, ist natürlich nicht klar. Gut möglich, dass da Admins aus Langeweile mal in Dateien wühlen oder sogar die Anordnung von oben haben, irgendwas zu überwachen. Sicherheit bekommst du höchstens, wenn du eine Anfrage an die Uni richtest oder alles verschlüsselst.

 

[Pyrukar]

für Private Zwecke genügt idR doch libreoffice vollkommen

 

[Conqi]

@Pyrukar Wenn man OneDrive nicht nutzen will, gibt es von Seiten der IT auch nicht viel zu überwachen. Wenn doch ist Libreoffice wiederum keine Alternative.

 

[DieRenteEnte]

@Pyrukar
Wenn das Ergebnis qualitativ minderwertiger sein darf oder die Erstellung länger dauern kann, dann ja.
LibreOffice kann man nicht pauschal mit Microsoft Office vergleichen.

Das ist wie Autos mit Seifenkisten zu vergleichen.

 

[VinylUndKoffein]

Gerade an Hochschulen ist die Lage in einigen Fällen ziemlich vertrackt.

Office 365, insbesondere OneDrive, kann datenschutzrechtlich große Probleme verursachen, z.B. wenn ein Auskunftsersuch nach EU-DSGVO gestellt wird.

Beispiel: Liegen etwa (noch) nicht anonymisierte Forschungsdaten im OneDrive von Forschenden oder Mitarbeitenden und stellt eine Person deren Datensätze im Rahmen dieser Forschung erhoben wurden ein solches Ersuch kann nicht mehr nachgehalten werden auf welchen und wessen Servern die Daten letztendlich liegen und wer sie einsehen kann. Wurden die Daten im Auftrag der Hochschule erhoben kann diese in die Haftung genommen werden. Und natürlich kann man so etwas in diene Datenschutzerklärung packen, aber die Erklärungen zur Verarbeitung von Daten im Auftrag die MS bereitstellt sind dick, aber schwammig. Darüber hinaus ist auch die Gesetzeslage unklar und die Meinungen der vielen Landesdatenschutzbeauftragten ändern sich gefühlt täglich.

Daher ist es in vielen Fällen sinnvoll das Risiko zu verlagern, eine Cloudlösung auf eigenen Ressourcen zu hosten und entsprechende Hinweise (wie eben den, den du bekommen hast) zu schalten.

 

[Pyrukar]

Wenn das Ergebnis qualitativ minderwertiger sein darf oder die Erstellung länger dauern kann, dann ja.

ähh was ist an einem Office Dokument qualitativ hochwertiger als an einem Libre Office Dokument? Also ich schreibe mit meinem Word briefe, dokumente etc ... die sind alle schwarze schrift auf weisem grund ... Ja die Menüführung ist nicht ganz so stylish und wenn ich ein Libreoffice Dokument mit mit MS öffne gibt sich dieses große Mühe die Formatierung zu zerschießen aber das ist ein Problem von Word nicht von Libreoffice. Es ist relativ offensichtlich das MS nicht möchte dass die Dokumente ordentlich geladen werden, denn Libreoffice hat mit Word Dokumenten kein Problem genau wie die meisten Office Alternativen kein Problem mit MS oder Libre Dokumenten haben.

Wenn man Dinge wie eine Wissenschaftliche Arbeit schreiben möchte dann ist MS genau wie Libre nur die zweite Wahl nach Latex etc. und für alles andere sind Libre und MS meiner meinung nach nahezu ebenbürdig

auf deinen Vergleich zurück zu kommen würde ich eher sagen es ist wie Diesel mit Benzinern zu vergleichen aber keinenfalls Autos mit Seifenkisten

 

[Wilhelm14]

Du vergleichst LibreOffice Writer und LaTeX mit Word. Hier geht es aber um Office 365. densh spricht OneDrive an, also den Cloud-Dienst von Office 365. Man synchronisiert also Daten über mehrere Rechner und auch Smartphones. Kann am PC Dokumente verfassen und am Smartphone sehen. Oder Fotos vom Smartphone werden hochgeladen, sodass man sie gleich am PC angucken kann, usw. Office 365 ist kein Textverarbeitungsprogramm wie Writer.

 

[DieRenteEnte]

ähh was ist an einem Office Dokument qualitativ hochwertiger als an einem Libre Office Dokument? Also ich schreibe mit meinem Word briefe, dokumente etc ... die sind alle schwarze schrift auf weisem grund ...

Du beschreibst die einfachste Basis-Funktion, die ein solches Programm beherrscht. So etwas konnte man bereits mit Schreibmaschinen tun, bevor Computer erfunden wurden.

Ein Blick in Anleitungen unter Youtube zeigt, was man mit Microsofts Office alles machen kann, vor allem in welcher Zeit man zum Ergebnis kommt. Vergleicht man dies mit LibreOffice Anleitungen, erkennt man relativ schnell wie viel schlechter und umständlicher es ist.

Wenn nicht mal Calc in der Lage ist eine automatisch sortierbare und filterbare Tabelle zu erstellen, was bei Excel mit wortwörtlich 2 Klicks erledigt ist, dann weiß ich auch nicht wo ich anfangen soll.

 

[densh]

Um es nochmal für alle etwas klarer zu machen: Zurzeit nutze ich privat LibreOffice, bin damit auch zufrieden, da ich eh wenn nur kleine Kalkulationen wie Haushaltsbuch führen oder Briefe schreiben damit erstelle. Dafür brauche ich nicht zwingend Office 365 und hätte es mir auch nicht extra gekauft.
Beruflich nutze ich natürlich Office 2016 (auf meinem Dienstlaptop von meinem Arbeitgeber vorinstalliert). Da finde ich das auch in Ordnung und durch die Anbindung mit SharePoint und Exchange, komme ich da auch nicht drum herum.

Da mein Arbeitgeber aber Office 365 Lizenzen besitzt und diese an die Beschäftigten für die private Nutzung ihrer PCs anbietet, dachte ich mir, da ich MS Office schon auf der Arbeit verwende, kann ich es ja auch bei mir Zuhause kostenlos nutzen.

Nun höre ich aber hier aus den Kommentaren raus, dass es nicht wirklich "privat" ist und der Arbeitgeber (wenn er denn will und das auch datenschutzrechtlich begründet bekommt) auf mein privates Nutzungsverhalten zuhause zugreifen könnte. Das möchte ich nicht.

 

[Masamune2]

der Arbeitgeber (wenn er denn will und das auch datenschutzrechtlich begründet bekommt) auf mein privates Nutzungsverhalten zuhause zugreifen könnte.

Zugreifen kann er auf die Daten die du bei Microsoft, also im Onedrive und Sharepoint speicherst. Daten auf deinem Rechner zuhause sind natürlich vor Zugriff sicher.

 

[cumulonimbus8]

Nichts Anderes könnte ich mir vorstellen.
Ein AG der mich privat obendrein ausspioniert überschreitet alle Grenzen!
CN8

 

[ryan_blackdrago]

@ densh
Einer der Gründe, weshalb der Lizenzpassus so geschrieben steht:
Es gibt bestimmte Uni-Maschinen, wo Benutzer Admin-Rechte haben und dann schlauerweise diese Office-Versionen so falsch auf Dienstrechnern landen.
Ebenso wenn etwaigen Nebentätigkeiten usw. nachgegangen wird.

Im Zweifel immer:
Die beste Anlaufstelle sollten wohl bei solchen Fragen Eure IT-Abteilung und der Personalrat sein.