[Outlook 2010] Besprechungsanfragen Zusagen in Masse

[Klonky]

Morgen.



Derzeit habe ich die Undankbare Aufgabe, Postfächer von Besprechungsräume aufzuräumen. Das ist natürlich kein Problem aber ich muss permanent ca 100 Anfragen zusagen, was ein mühsames klicken ist (das mal einigen Hundert Räumen und Delay bei der Kommunikation mit dem Exchange Server), kann das ganze schon mehrere Tage einnehmen.

Nun würde das ganze deutlich schneller gehen, wenn ich Besprechungsanfragen einfach alle makieren könnte und diese Zusagen könnte ohne eine Antwort zu schicken. Leider geht das scheinbar nicht so einfach. Bei Outlook 2010 habe ich noch keine Funktionalität dafür gefunden. Könnte man ein Makro dafür schreiben?

Vielleicht bin ich auch zu Blind dafür, aber ich finde derzeit keine einfache Lösung. Wäre euch verbunden, wenn ihr dort etwas sagen könntet.

Gruß

 

[Multivitamin]

warum nehmen die besprechungsräume nicht einfach termin automatisch an.

beispiel:

mitarbeiter xyz plant einen termin für montag 10:00-12:00.
dann bucht er als teilnehmer den Besprechungsraum-Q mit dazu.
dieser nimmt den Termin automatisch an, setzt den Termin in sein Kalender als gebucht
und sperrt demnach alle termine zukünftigen die zb. zur gleichen Zeit gebucht werden wollen.

 

[Sannyboy111985]

So wird das bei uns im Unternehmen auch gehandhabt. Ich Lade den Raum ein und er sagt zu wenn es keine Überschneidung gibt. Es gilt First Come First Serve
Dazu muss nur der Kalender für den Raum für alle zumindest ersichtlich sein, ob er frei ist oder gebucht.

 

[Fischfinger]

@Multivitamin: so machen wir das auch. Da kann man anscheinend bei den Ressourcen entsprechende Regeln hinterlegen. Müsste mal fragen, wie das genau geht...

 

[M-X]

Der Sinn der Raumpostfächer ist doch das sie die Anfragen selbständig annehmen und ablehnen. Wenn du das mit der Hand machst führt das das ganze ab absurdum.

 

[Klonky]

Ja. Das ist bei uns auch so umgesetzt nun. Aber die räume haben noch Altlaster... Das muss entfernt werden. Wenn man die einfach so platt machen würde, wäre die "Dokumentation" der Meetings weg etc. Deshalb muss man dort alles mal sauber machen. Die Ressourcenplanung so wie sie nun umgesetzt wurde, ist genau die gleich wie bei allen Firmen auch sein sollte. Aber "früher" haben die Mitarbeiter eben das anders gemacht und dort sind noch diese Überreste. Das muss eben komplett Cleanup gemacht werden.

Die Postfächer machen nun auch alles korrekt, also das ist ja nicht das Problem. Aber ich muss diese Postfächer nun komplett aufräumen alle. Das ist eine heiden Klickarbeit.


Anders gefragt, gibt es einen Hotkey, um eine Anfrage Zu Zusagen ohne Antwort zu schicken? Das würde auch alles deutlich beschleunigen. Wie gesagt, ich habe pro Postfach ca 5-20 Minuten klickarbeit vor mir. So nun rechnen wir das auf 400 hoch. Sind im Durchschnitt 12,5 Arbeitstage nur klicken bei 8 Stunden. Dafür habe ich eigentlich nicht die Zeit...



*edit*

Um es nochmal klar zu machen. Wir haben die Ressourcenplanung integriert, aber es war durch eine "Fehlkonfiguration" immernoch möglich, diese Falsche Ressourcenplanung zu nutzen und dem Raum anfragen zu stellen. Diese haben sich über 2 Jahre angesamelt nun. Derzeit konfiguriere ich auch alle Postfächer um, damit die Planung richtig funktioniert, aber es sind immernoch einige Anfragen, die eben falsch erstellt wurden, im Postfach. Diese kann man nicht einfach löschen, da sonst der Termin gelöscht werden würde.

Also muss ich diese Annehmen nun EINMALIG um eben ein Cleanup zu machen. Leider sind das sehr viele Postfächer die dort überarbeitet werden müssen.