Outlook 2010: wie E-Mails aus Posteingang nach Alter archivieren?

[the Interceptor]

Hallo!

Ich bin auf der Suche nach dem entscheidenden Tipp zu einem Detail in Outlook 2010.

Die Situation:
Ich nutze das Programm unter anderem für meinen E-Mail-Verkehr im Büro. Mein E-Mail-Konto wird vom Exchange-Server in der Größe begrenzt, so dass alle enthaltenen Ordner zusammen (für die Dateigröße sind hauptsächlich Posteingang und -ausgang relevant) maximal 100 MB belegen dürfen. Die habe ich irgendwann natürlich voll und habe mir deshalb Archive angelegt. Diese sind jeweils für ein Jahr und enthalten wiederum Unterordner, in welche ich die E-Mails regelmäßig von Hand nach Absender bzw. Empfänger einordne.

Was ich gerne hätte:
Da das händische Sortieren immer wieder viel Kleinarbeit ist, wollte ich es automatisieren. Das Ziel ist, E-Mails eines bestimmten Alters (z.B. vier Wochen nach Empfang) je nach Absender (z.B. alle Personen einer bestimmten Firma) in einen bestimmten Ordner im Archiv zu verschieben. So würde Outlook quasi alles aus meinem Posteingang, was ein bestimmtes Alter erreicht hat, automatisch in die richtigen Schubladen meines Archivs werfen.

Das Problem:
Ich habe in Outlook weder unter Auto-Archivierung, noch unter Regeln die passenden Werkzeuge gefunden, um das zu tun. Die Auto-Archivierung kann E-Mails eines bestimmten Alters verschieben, kann dabei aber nicht sortieren, sondern verschiebt dann auch alles. Mit Hilfe von Regeln kann ich zwar Absendergruppen festlegen und auch Zielordner angeben, kann E-Mails aber nicht auf ihr Alter prüfen. Die einzige Option, die eine zeitliche Identifizierung zulässt, kann nur nach E-Mails vor bzw. nach einem bestimmten Datum filtern, aber nicht nach allgemeinem Alter. Nun bin ich also auf der Suche nach einem Workaround oder einem Add-In, mit dem ich dieses Problem löse.

Eine mögliche, wenn auch eher umständliche Lösung sehe ich im Anlegen von Ordnern in Posteingang und -Ausgang. Dann würde die Vorsortierung quasi schon dort mit entsprechenden Regeln passieren, und ich könnte diese Ordner dann über die Auto-Archivierung regelmäßig in die dazugehörigen Ordner im Archiv speichern lassen. Wenn ich im Archiv 20 Ordner habe, dann habe ich allerdings auch im Posteingang und im Postausgang diese 20 Ordner. Schon allein um meinen Posteingang optisch zusammenzuhalten würde ich diesen gerne unberührt lassen und einfach alle älteren Mails unauffällig wegsortieren lassen.

Im Voraus vielen Dank für jeden hilfreichen Hinweis!
the Interceptor

 

[vicanus]

Hallo

Schau Dir mal "Outlook true archive" an, das sollte die gewünschten Funktionenn aufweisen.

Vicanus

 

[ShutdownButton]

Ich nutze xobni als Addon zu Outlook 2003. Ist jetzt nicht die Funktion (autom. ablegen, ordnerstruktur), die du suchst aber die SuFu ist recht gut in xobni. Mit Regeln und so weiter hab ich auch ne Zeit lang gearbeitet; war mir aber dann zu aufwändig. Ich gehe mehr und mehr dazu über alles in nur einem Ordner zuhaben (und ich bekomm im Büro sehr viele Mails von verschiedensten Leuten und Unternehmen, Zeitzonen) und Mails über die SuFu (Inhalt, Anhang, von welcher Person, an welche Person, Wann)zu finden. Ist recht einfach.

Probier die Demo aus.

 

[the Interceptor]

Schau Dir mal "Outlook true archive" an, das sollte die gewünschten Funktionen aufweisen.

Hallo Vicanius, danke für den Tipp! Ich habe die Demoversion ausprobiert, aber True Archive bietet leider nicht die gewünschten Funktionen. Zwar kann man auf Knopfdruck nach Alter archivieren, aber nicht in bestimmte Ordner innerhalb von Archiven.

Ich nutze xobni als Addon zu Outlook 2003. Ist jetzt nicht die Funktion (autom. ablegen, ordnerstruktur), die du suchst aber die SuFu ist recht gut in xobni. Mit Regeln und so weiter hab ich auch ne Zeit lang gearbeitet; war mir aber dann zu aufwändig. Ich gehe mehr und mehr dazu über alles in nur einem Ordner zuhaben (und ich bekomm im Büro sehr viele Mails von verschiedensten Leuten und Unternehmen, Zeitzonen) und Mails über die SuFu (Inhalt, Anhang, von welcher Person, an welche Person, Wann)zu finden. Ist recht einfach.

Hallo cocXY, danke auch für diesen Tipp! Ich habe die Demo von Xobni installiert und finde das Add-On gut, schnell und intuitiv zu bedienen.

Alllerdings strebe ich momentan immer noch die originale Lösung an. Wenn diese sich als unlösbar herausstellt, dann wäre Xobni aber definiv eine gute Alternativmethode, um zu archivieren und den Überblick zu behalten.


EDIT:
Ich habe für den Moment einen manuellen Workaround gefunden. Ich habe in Outlook eine Farbkategorie "archivieren" angelegt, weil man mit Outlook-Regeln nach Kategorie filtern kann. Wenn ich also E-Mails archivieren möchte, markiere ich einfach alle älteren Nachrichten und gebe ihnen diese Kategorie. Danach lasse ich über "jetzt anwenden" vorbereitete Regeln drüberlaufen, welche die mit "archivieren" markierten E-Mails in die entsprechenden Unterordner des Archivs verteilen. Das ist zwar nicht besonders elegant und auch nicht vollautomatisch, vereinfacht die Sortiererei aber doch ein gutes Stück. Wer eine bessere Lösung weiß, ist natürlich nach wie vor sehr willkommen!!!

Gruß
the Interceptor

 

[the Interceptor]

Update:
Eine Lösung für das Sortierproblem habe ich noch nicht gefunden, aber eine einigermaßen befriedigende Situation.

Posteingang:
Ich habe mir für den Posteingang Unterordner für alle wichtigen Geschäftspartner angelegt. Die ankommenden E-Mails werden mit dazu passenden Regeln in diese Unterordner verteilt. Zwar muss ich die E-Mails später zum Archivieren immer noch manuell verschieben, aber sie sind bereits vorsortiert, so dass ich direkt vom Unterordner XYZ in den dazu passenden Unterordner XYZ im Jahresarchiv verschieben kann. Da die E-Mails zudem standardmäßig nach Alter sortiert angezeigt werden, ist auch die zeitliche Abgrenzung kein Problem mehr. Momentan ist es noch eine Umstellung, die Mails nicht mehr gesammelt in einem Ordner wiederzufinden, dafür hat sich die Übersichtlichkeit deutlich verbessert.

Gesendete Objekte:
Leider kann man in Outlook keine sinnvollen Regeln für gesendete Mails festlegen, so dass sich dieser Ordner wieder nur manuell sortieren lässt. Dabei hilft mir jedoch das kostenlose kleine Plug-In Gesendete Nachrichten ablegen 3.0 von SmartTools Publishing. Dieses fragt direkt nach jedem Sendevorgang, in welchen der vorher vorbereiteten Ordner die Mail verschoben werden soll. Ich habe mir also entsprechende Ordner im Postausgang angelegt. Das Wegsortieren könnte man zwar auch manuell mit vergleichbarem Aufwand erledigen, aber das Tool erinnert einen daran und macht diese Kleinigkeit so einfach, dass man das Sortieren nicht schleifen lässt und irgendwann wieder vor einem E-Mail-Wust steht.

Mit dem AutoFiler 2.5 vom selben Hersteller ist auch eine automatische Sortierung der gesendeten Objekte nach vorher definierten Regeln möglich, allerdings kostet dieses Programm 29 Euro (Einzelplatzlizenz). Das finde ich angesichts des Funktionsumfangs absolut fair, möchte es aber momentan nicht ausgeben.