Outlook 365 - Sonderzeichen in Signaturen werden nicht korrekt angezeigt

[xardas6969]

Habe gerade ein seltsames Problem bei einem meiner User festgestellt. Sobald dieser Outlook neu startet und eine neue Mail erstellen will werden die Sonderzeichen in der Signatur falsch angezeigt. Als Beispiel Ä als Ã. In der Mail selbst funktioniert aber alles wie gewohnt und er kann ganz normal tippen. Auch die Sonderzeichen. Sobald man dann in die Signatur Settings geht sind alle Sonderzeichen aller Signaturen zerschossen. Signatur löschen und neue anlegen hilft auch nicht.

Wir haben schon alles gemacht. Das Outlook Profil gelöscht, dieses neu erstellt und Office repariert. Das Problem besteht weiter. Haken UTF-8 ist auch gesetzt. Wird die Signatur aber mit Calibri gespeichert, bleiben die Sonderzeichen nach dem Neustart von Outlook erhalten. Sprich nur bei bestimmten Fonts werden die Sonderzeichen in der E-Mail Signatur zerschossen.

Hat jemand eine Idee was das Problem sein könnte?

 

[Nobbenator]

Mal das Outlook-Konto + Signatur an einem anderen PC einrichten, vielleicht ist es ja auch ein Fehler im Windows und nicht im Outlook?

Edit: Ist es ein Exchange Online Konto? Wenn ja mal bei Outlook.com einloggen, Regionseinstellungen überprüfen, Outlook neu starten.

 

[Shark1705]

Welche Schriftart nehmt ihr?

 

[xardas6969]

@Nobbenator: Office365 Konto. Die Region ist bei allen Usern identisch. Die Idee wäre noch Office komplett zu deinstallieren bzw. das Windows-Profil des Users zu killen. Erfordert aber das der User die Zeit hat.

@Shark1705 Standard Arial.

 

[K-551]

Wir hatten mal ein ähnliches Problem in der Firma.
Da lag es daran, dass das ein (vom hersteller) vorinstalliertes Windows war, was nicht von Hause aus deutsch war sonder per Sprachpaket auf deutsch gepatcht wurde. Scheint nicht zu 100% das gleiche Ergebniss zu sein.

Aber bevor du alles neu machst, mal die anderen Antworten abwarten und ggf. das Konto mal auf nem anderen Rechner/VM probieren...

 

[cumulonimbus8]

Für Doofe bitte… Wie kommt die Signatur zu Stande?
Neues Konto, Eintippen, Mail senden, alles OK, Outlook neu starten, Signatur defekt?
CN8

 

[LotusXXL]

Standard Arial.

Das Problem hatten wir auch.
Stelle mal in der Sigantur auf die Schriftart Verdena um.

 

[xardas6969]

Für Doofe bitte… Wie kommt die Signatur zu Stande?
Neues Konto, Eintippen, Mail senden, alles OK, Outlook neu starten, Signatur defekt?
CN8

Die Signatur wird in den Mails Settings erstellt und gespeichert und wird bei jeder neuen Mail die erstellt wird automatisch angehängt. Nach dem Outlook Neustart und dem erstellen einer neuen Mail wird wie gehabt die Signatur angehängt. Nur sind die Sonderzeichen ÄÖÜẞ kaputt und werden als Random Symbole angezeigt. Geht man die Settings ist die gespeicherte Signatur "Defekt" und zeigt die Sonderzeichen falsch an.

Es hat noch vor einer Woche noch korrekt funktioniert. Das Problem tritt nicht bei jeder Schrittart auf. Rechner Deutsch und Outlook ist ebenfalls auf Deutsch.

@LotusXXL Wir sollen bzw. müssen Arial verwenden. Stichwort Corporate Idendentiy.

 

[cumulonimbus8]

Eine Antwort die meine Frage nicht beantwortet.

Wenn das aber bis vor einer Woche ging - dann muss da auf der Kiste was Spürbares passiert sein. Das wäre für alle eine wichtige Info gewesen.

Mein Ansatz war ein neu(installiert)es Outlook (auf einem neuen System) mit neuem Konto dass irgendwie (und danach fragte ich) diese Signatur erhielt. Aus Datei oder eben mit den vorhandenen Mitteln eingetippt was die Ereignisse recht absurd machen sollte und auch Erklärungsversuche aushebelte.

Ich würde auf eine Sicherungskonserve der Unglücksmaschine zurückgreifen.

CN8

 

[ajymthe83db6]

Ich kann das Problem von OP 1:1 nachvollziehen. Immer frühestens nach einem Neustart+Weiterleiten von Outlook sind die Sonderzeichen der Signaturen zerschossen. Das geht sogar so weit, dass eingebettete Bilder aufeinmal nur noch "geshreddert" in Graustufen zu sehen sind. Der reine Text ist UTF-8, die Dateicodierung jedoch eine andere.

Meine Vermutung:
Outlook schreibt die Signatoren nicht ordentlich mit dem BOM (Byte Order Mark, ein spezieller Hinweis zur Verarbeitung von UTF-8 kodierten Textdateien). Beim hochladen in die Microsoft 365 Cloud der Signaturen bzw. beim Abgleich / Erneuten herunterladen der Signaturen nach dem Neustart, stellt Outlook fest, dass die Signatur nicht als UTF-8 markiert ist, interpretiert diese als "altes Format" (ANSI oder was-weiß-ich), konvertiert diese erneut in UTF-8, und die zwei Bytes, die zusammen ein Sonderzeichen wie öäüß ergeben, werden dann als zwei einzelne Zeichen im UTF-8 format (16 Bit) interpretiert. Wer übrigens solch eine zerschossene Signatur erneut bearbeitet, hatt nachher doppelt so viele Sonderzeichen sind, und beim nächsten Speichern/Neustart dann wahrscheinlich 4x so viele.

Im Ordner %APPDATA%\Microsoft\Signatures liegen die Signaturen. Die benötigte Datei sollte die .htm sein.

Ich habe dort festgestellt, dass bei den defekten Signaturen

<head><meta http-equiv=Content-Type content="text/html; charset=windows-1252"><meta name=ProgId content=Word.Document><meta name=Generator content="Microsoft Word 15"><meta name=Originator content="Microsoft Word 15">

steht. Vielleicht hat das damit was zu tun? Auf nicht-betroffenen PCs steht das dort allerdings auch - ohne Probleme!

Ich habe das Problem beim Kunden nun wie folgt gelöst:
-Die sch**** Cloud-Synchronisierung der Einstellungen ausschalten siehe https://www.borncity.com/blog/2023/...synchronisierung-durch-cloudspeicheroptionen/

HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\office\16.0\outlook\Setup
DisableRoamingSignatures DWORD 1
(Geht auch unter
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\office\16.0\outlook\Setup )
DisableRoamingSignatures DWORD 1

Danach Outlook neu starten, und die Signatur neu, korrekt anlegen.

Aktuell klapp es auch nach mehreren Neustarts noch, wer weiß, wie lange es hält.

Outlook Version ist die aktuelle von den Office 365 Apps zum Stand 11.03.2025 mit Windows 10 Pro als Betriebssystem.

 

[xardas6969]

@ajymthe83db6 Danke für den Link. Das Problem scheint tatsächlich die Option Store my outlook settings in the cloud. Sobald der Haken raus ist, löst sich das Problem. Fehler taucht nach dem Outlook Neustart nicht mehr auf. Die Testuser haben auch keine Probleme nach dem Neustart des Rechners.

Der Regeintrag hilft leider nicht. Bei allen fehlt der Ordner Setup. HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\office\16.0\outlook\ ist alles was da ist.

Edit: Zu früh gefreut. Nach 10-15 Minuten fängt das Problem wieder an.

Edit2: UFT-8 in die Signatur Datei hängen hilft wohl. Bei 1/3 Usern funktioniert es bei anderen nicht. Neuer Fehler bei den 2, dass die Sonderzeichen ganz weg wahren statt Schrottzeichen.

 

[G.O.Tuhls]

Wir sollen bzw. müssen Arial verwenden. Stichwort Corporate Idendentiy.

Arial als CI spricht sehr für die Kompetenz desjenigen, der diese Vorgabe erlassen hat.😩 SCNR
Aber immerhin können die Eumel nicht vom Font verursacht sein; eine mögl. Fehlerquelle weniger.

 

[ajymthe83db6]

@xardas6969 Evtl. gibt es eine Gruppenrichtlinie / Office 365 Einstellung, welche die Verwendung der servergespeicherten Signaturen erzwingt? Kenne mich damit zu wenig aus.
Ansonsten lege in der Registry doch mal per Hand die benötigten Unterordner an, um die genannten Werte eintragen zu können.

 

[firexs]

Man kann auch eine heile Version nehmen und im OWA speichern, dann bleibt es auch heil.

 

[ajymthe83db6]

@firexs Darüber habe ich es auch schon versucht, es war für uns aber keine (dauerhaft) funktionierende Lösung. Entweder es war nach dem nächsten Neustart wieder zerschossen, oder es gab ein anderes Problem (Format o.ä.), so dass wieder lokal geändert werden musste, mit dem daraus resultierenden Problem. Ich erinnere mich nicht genau.

Ich sage nicht, dass es generell nicht funktioniert - es hat nur leider für uns nicht funktioniert.
Dennoch danke für die Info!
lg

 

[Weisbo]

Nachdem ich alle eure Lösungsansätze durchprobiert habe, habe ich eine seltsame Lösung gefunden, die aber nachhaltig funktionierte.

1. Löscht alle Signaturen und leert den Ordner auf C:\Users\[Benutzername]\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures
2. Schliesst Outlook
3. Loggt euch im Browser bei eurem 365-Account ein und öffnet Outlook im Browser
4. Löscht dort ebenfalls eure Signaturen und erstellt sie neu
5. Nach der Synchronisation erscheinen alle Signaturen auf der lokalen Installation - mit Umlauten und korrekter Bilddarstellung

Hoffe, das funkt auch bei euch.