Outlook - Backup - Archiv..

[Zaiga]

Hallo zusammen,

whr. verstehe ich einfach Outlook nicht, aber wie kommt es das die "Archive" welche automatisch? von Outlook angelegt wurde und nur bis Datum X Emails enhält, größer ist als das Backup welches ich vom gesamten Postfach erstellt habe?

Vielen Dank!

 

[DHC]

Sind die Archive vielleicht unkomprimiert, während das Postfach komprimiert ist?

Da musst Du halt mal die Archive genauer anschauen.

Irgendeinen Grund wird es wohl haben.

 

[M@rsupil@mi]

Zusätzlich zu dem, was @DHC geschrieben werden gelöschte Mails in der Outlook-Datendatei (*.pst) nicht automatisch aus der Datei rausgeworfen. Dazu gibt es den Punkt Datendatei komprimieren.

Müsstest du mal schauen, was alles in deiner Archiv-Datei ist, ob dort ggf. auch was gelöscht wird bzw. über die Eigenschaften der Archiv-Datei mal eine Komprimierung anstoßen.

Ein weiterer Grund könnte sein, dass dein Posteingang nur der Cache eines IMAP-Kontos ist (Mails verbleiben auf dem Server und nur die letzten X Tage werden lokal vorgehalten).

Mit der Zeit sind ggf. generell einfach mehr Daten im Archiv und der IMAP Zwischenspeicher bzw. POP-Posteingang vielleicht nur wenige MB groß.

Würde helfen zu sehen, wie / wo du den Größenunterschied festgestellt hast (etwa ein Bild; aber private Sachen unkenntlich machen / schwärzen).

Edit: Sehe gerade in deinem anderen Thread (-> https://www.computerbase.de/forum/threads/outlook-emails-imap-loeschen.2188696/ ) du verwendest IMAP. In dem Fall befinden sich in deinem Posteingang, wie vermutet, nur wenige Mails. Ich weiß auswendig nicht was der Default-Wert von Outlook ist, aber ggf. sind es nur die letzten X Tage / Monate. Da ist ein Archiv mit der Zeit durchaus um einiges größer und den Posteingang zu sichern bringt dir auch eher wenig. Ist ja nur ein Zwischenspeicher, der beim nächsten Sync mit dem Server wieder abgeglichen wird.

 

[BFF]

welche automatisch? von Outlook angelegt wurde und nur bis Datum X Emails enhält, größer ist als das Backup

Das solltest Du fuer Dich ueberpruefen, warum es nur bis Datum X Mails enthaelt.
Wenn aktiviert, archiviert Outlook in der Standardeinstellung alle 14 Tage in dem es Mails aelter als Monate in das Archiv verschiebt. Hier bei mir ist archivieren (in Theorie) aus.

Fuer das Archivieren wird/werden die komplette(n) Mail vom Server geladen und in das Archiv gepackt. Und aus dem Archiv wird das was Du im Eingang oder anderen Ordnern spaeter loeschst nicht geloescht.
Damit kann ueber die Zeit das Archiv insgesamt groesser werden als das was das Momentane im Konto ausmacht.

 

[Zaiga]

Zusätzlich zu dem, was @DHC geschrieben werden gelöschte Mails in der Outlook-Datendatei (*.pst) nicht automatisch aus der Datei rausgeworfen. Dazu gibt es den Punkt Datendatei komprimieren.

Müsstest du mal schauen, was alles in deiner Archiv-Datei ist, ob dort ggf. auch was gelöscht wird bzw. über die Eigenschaften der Archiv-Datei mal eine Komprimierung anstoßen.

Ein weiterer Grund könnte sein, dass dein Posteingang nur der Cache eines IMAP-Kontos ist (Mails verbleiben auf dem Server und nur die letzten X Tage werden lokal vorgehalten).

Mit der Zeit sind ggf. generell einfach mehr Daten im Archiv und der IMAP Zwischenspeicher bzw. POP-Posteingang vielleicht nur wenige MB groß.

Würde helfen zu sehen, wie / wo du den Größenunterschied festgestellt hast (etwa ein Bild; aber private Sachen unkenntlich machen / schwärzen).

Edit: Sehe gerade in deinem anderen Thread (-> https://www.computerbase.de/forum/threads/outlook-emails-imap-loeschen.2188696/ ) du verwendest IMAP. In dem Fall befinden sich in deinem Posteingang, wie vermutet, nur wenige Mails. Ich weiß auswendig nicht was der Default-Wert von Outlook ist, aber ggf. sind es nur die letzten X Tage / Monate. Da ist ein Archiv mit der Zeit durchaus um einiges größer und den Posteingang zu sichern bringt dir auch eher wenig. Ist ja nur ein Zwischenspeicher, der beim nächsten Sync mit dem Server wieder abgeglichen wird.

Vielen Dank, das ist die Antwort!

Aber wer entscheidet wie groß der "IMAP Cache" ist? Weil genau das passiert X Tage werden aus dem IMAP vorgehalten.

Das solltest Du fuer Dich ueberpruefen, warum es nur bis Datum X Mails enthaelt.
Wenn aktiviert, archiviert Outlook in der Standardeinstellung alle 14 Tage in dem es Mails aelter als Monate in das Archiv verschiebt. Hier bei mir ist archivieren (in Theorie) aus.

Anhang anzeigen 1466453

Fuer das Archivieren wird/werden die komplette(n) Mail vom Server geladen und in das Archiv gepackt. Und aus dem Archiv wird das was Du im Eingang oder anderen Ordnern spaeter loeschst nicht geloescht.
Damit kann ueber die Zeit das Archiv insgesamt groesser werden als das was das Momentane im Konto ausmacht.

Ja bei mir ist in der "Theorie" es auch ausgeschaltet, aber Outlook macht es trotzdem.
Allgemein finde ich die Datenverwaltung bei Outlook sehr komisch:

So wie ich das verstehe wenn ich nun ein Backup erstelle:
-> Macht er nur ein Backup von meinem Postfach (in diesem sind aber nicht die Emails aus dem Archiv)
-> Somit muss ich zusätzlich auch das Archiv abspeichern

Aber beide .pst Files haben am Ende Überschneidungen. Also sehr komisch das man nicht einfach sein Postfach safen kann und Outlook ständig irgendwelche "Archive" Dateien erstellt.

 

[BFF]

Ja bei mir ist in der "Theorie" es auch ausgeschaltet, aber Outlook macht es trotzdem

Dann schalte mal dort ein und mach die Haken/Punkte raus wo geht und schalte wieder ab.

 

[DHC]

Also sehr komisch das man nicht einfach sein Postfach safen kann und Outlook ständig irgendwelche "Archive" Dateien erstellt.

Standardmäßig ist bei Outlook Auto-Archivierung aktiv.
Das kann man aber ausschalten, wenn es einen stört.

Was ein Backup eines Postfaches (PST) betrifft. Das kann man auch händisch machen oder per Aufgabe, solange Outlook nicht geöffnet ist.

Ich nutze keine Auto-Archivierung.
Das Postfach, wie Du es nennst, sichere ich regelmäßig mit 7zip (Kennwortgeschützt) auf mein NAS (RAID 1 + 2 separate Backups).
Mein Postfach (PST) ist mittlerweile bei 12 GB Größe angekommen. Es ist halt über mehr als 20 Jahre gewachsen.
Oftmals bekam ich E-Mails mit Anhängen von mehreren MB, zum teil zig MB. Die blähen halt das Ganze auf.

 

[Zaiga]

Standardmäßig ist bei Outlook Auto-Archivierung aktiv.
Das kann man aber ausschalten, wenn es einen stört.

Was ein Backup eines Postfaches (PST) betrifft. Das kann man auch händisch machen oder per Aufgabe, solange Outlook nicht geöffnet ist.

Ich nutze keine Auto-Archivierung.
Das Postfach, wie Du es nennst, sichere ich regelmäßig mit 7zip (Kennwortgeschützt) auf mein NAS (RAID 1 + 2 separate Backups).
Mein Postfach (PST) ist mittlerweile bei 12 GB Größe angekommen. Es ist halt über mehr als 20 Jahre gewachsen.
Oftmals bekam ich E-Mails mit Anhängen von mehreren MB, zum teil zig MB. Die blähen halt das Ganze auf.

Kann es sein das die Autoarchivierung in Outlook mir teilweise die Emails aus meinem Postfach (IMAP) auf dem Server des Anbieters löscht. Ist jetzt kein wichtiges Postfach aber zb. Emails vor mehr als 1 Jahr sind weg aber im Archiv..

Dann schalte mal dort ein und mach die Haken/Punkte raus wo geht und schalte wieder ab.

Dh. es ist doch an obwohl eigentlich der Haken standartmäßig bei aus ist?

Danke !!!

 

[DHC]

Soweit mir bekannt, wie gesagt ich nutze die Archivierung nicht, werden die E-Mails vom "Haupt"-Postfach in das Archiv, je nach Einstellung, verschoben.
In der Regel sind bei IMAP alle Clients mit dem Server synchron.
Wenn an einer Stelle etwas gelöscht (verschoben) wird ist es überall weg.
Es sei denn man stellt die Software so ein, das immer Kopien lokal gespeichert werden sollen.

Für Schlunz-E-Mails (Shopping / Etc.) nutze ich IMAP auf Thunderbird.
Dort habe ich diese genannten lokalen Kopien aktiviert. Auch diese werden regelmäßig mit 7zip (Kennwortgeschützt) auf ein NAS mit entsprechenden Backups gesichert.
Somit habe ich immer die E-Mails, auch wenn sie, warum auch immer, mal vom Server oder von anderen Clients gelöscht werden.

 

[BFF]

es ist doch an obwohl eigentlich der Haken standartmäßig bei aus ist?

Jupp. Es ist an (was es nicht sein sollte) und deswegen tippte ich:

Hier bei mir ist archivieren (in Theorie) aus.

Das Verhalten bei Outlook hat sich wohl nicht geaendert. So sollte es eingestellt sein damit nix automatisch rennt und ausser einer kleinen Archive.pst nix weiter passieren.

Wir haben damals per Gruppenrichtlinien das so wie im Bild eingestellt, damit fuer unsere Nutzer keinerlei (Auto)archivierung stattfindet.

Kann es sein das die Autoarchivierung in Outlook mir teilweise die Emails aus meinem Postfach (IMAP) auf dem Server des Anbieters löscht.

Ja. Waehrend der Archivierung wird verschoben. In das Archiv.
Steht eigentlich immer so da.

Emails vor mehr als 1 Jahr sind weg aber im Archiv..

Aus dem Archiv wieder in die passenden Ordner ziehen.

Was ich nicht weiter untersuche ist ob es eine zusaetzliche Abhaengigkeit gibt wenn das Archivieren doch durchgefuehrt wird obwohl es aus sein sollte fuer Geraete deren Benutzer sich per Microsoftaccount anmelden und/oder Onedrive als Backup nutzen.