Outlook Briefe Word Datenbank Vorlagen

[DickDiver]

Hallo,

ich kenn ich leider überhaupt nicht mit solchen Programmen aus. Weiss nicht, ob sie der Buchhaltung oder der allg. Bürosoftware zugeordnet werden. Aber ich suche für meine mom, die sich nicht allzugut mit pc auskennt, eine Möglichkeit, einfach Briefe zu schreiben wie auch Serienbriefe. Daher frage ich hier nach solchen tools, die dafür geschrieben wurden und dieempfehlenswert sind. wird es sicher seid Anbeginn der PC Zeit geben. Stelle es mir so vor (ohman fühle mich lächerlich aber schuldigung...)

Adr. Datenbank in Outlook (oder anderem tool. Hab gesehen dass Databecker sowas anbietet.)
Anbindung an MS Word. Entweder per plugin oder ähnlichem aus Word heraus oder aus der Datenbank an Word. So dass die gewünschten Adressen in einen Serienbrief einfliessen oder halt nur die eine gewünschte... Nett wäre mit einer Auswahl/Vorschau an Briefköpfen, Anreden etc. Je nach dem worum es grade geht. (Anwalt...Freunde...Bürgermeister...Immobilien...was weiss ich...).

Kennt wer da etwas, was zutreffen würde?

Falls noch nicht, möhte ich ein Beispiel anführen, was mir grade einfällt. Nehmen wir an, ich bin Kassenwart meines tollen Fussballvereins. Ich brauche nun eine Adressenverwaltung.... Nun, weil ich Kassenwart bin, möchte ich aufführen, wer alles meiner Mitglieder die Jahresgebühr bezahlt hat und wer schon alles die 5,- Euro für das nächste Tunier überwiesen hat...
Ich vermute, dass man hier nun wirklich eine Datenbank braucht...nur was nimmt man da? Was ist flexibel und zu gleich für voll Dummies wie mich? Acess war wohl immer sehr was für Leute, die sich wirklich sehr sehr damit beschäftigen... Deltaron habe ich gelesen, diene zum DB selber bauen (auch zu langwierig)... Ich weiss es nicht, und hoffe ihr!

Glaube, ohne die richtigen Begriffe zu kennen braucht man:
a) flexible Adr. Datenbank (siehe das mit dem Tunierbeitrag)
b) Anbindung an Word / Serienbriefe
c) Word-Vorlagen System

beste Grüße
DD

 

[werkam]

Wenns was kosten darf, nimm Office, wenn nicht nimm Open Office.

 

[supastar]

Also das 2. kannst du notfalls auch in eine Excel-Tabelle schreiben, ist zwar, wie du selbst erwähnt hast eigentlich eine Aufgabe für Access oder ähnliches, sollte allerdings in Excel ebensogut funktionieren, soweit der der Datenbestand nicht zu groß wird.

 

[DickDiver]

Mh ok,

glaube Excel oder Acess sind nicht die Programme, die ich meiner mom empfehlen würde. Aber so grundsätzlich, wenn man Excel nähme - kann man damit einfach Serienbriefe gestalten? Also gibt es da eine einfach Anbindung an Word zb. ?

Aber dennoch, suche ich eigentlich was kompletteres. Also mit Vorlagensystem (damit meine ich 2-4 Wordvorlagen - für den Schriftverkehr). Aber werd mal weiter suchen, was es so gibt. Doll wäre natürlich noch, auf mein Vereinsbeispiel oben bezogen, wenn so eine Datenbank (Adr. und ...) zb. Daten einer Bankingsoftware einlesen könnte. Man stelle sich vor, jedes Vereinsmitglied ist angewieden einen Bestimmten Verwendungszweck zu nutzen auf den Überweisungen...
Nun hat meine Adr.DB zugang zu den Bank-Transfer und bei jenen Personen, die halt nicht überwiesen haben, gibts einen Vermerk. Nun brauche ich nur noch die 'Markierten' Personen auswählen in meiner Adr.DB und es gibt einen Serienbrief aus meinem Vorlagensystem (Mahnung in diesem Falle. Meinet eine nette ....

Aber ich ahne schon,
sowas muss man wohl selber programieren dann mit einer Office-Lösung. Wenn möglich.

beste Grüße
DD

 

[keshkau]

Für die Adressverwaltung braucht man nicht unbedingt eine Tabelle oder eine Datenbank. Ich würde die Auswahl in erster Linie von dem Pflegeaufwand der Daten abhängig machen. Wenn es darum geht, einfache Adressen (samt individuellen Anreden) zu verwalten, dann genügt eine einfache Tabelle, die z. B. in Winword geschrieben wird. Die kann dann im Doc-Format oder auch im Rtf-Format gehalten werden.

Die Textverarbeitungen verfügen heute alle über gute Serienbrieffunktionen. Dafür musst Du natürlich die textliche Vorlage erstellen, also den Briefinhalt. Mit den integrierten Assistenten wählst Du dann die jeweils benötigten (Adress-)Felder Deiner Adressenliste bzw. Adressentabelle aus. Das ist wirklich simpel.

Problematisch wird es erst, wenn die einzelnen Datensätze umfangreich werden und kaum noch auf eine DIN-A4-Seite passen. Dann wird die Verwaltung mit Winword zur Tortur und Du bist mit echten Tabellenprogrammen (wie Excel) besser bedient.

Wenn die Serienbriefe anhand bestimmter Merkmale geschrieben werden sollen (z. B. Mahnung, sofern nicht bezaht wurde), dann muss in die Tabelle eine entsprechende Spalte eingefügt werden, in der man das vermerken kann. - Theoretisch könnte man dann, ohne irgendetwas zu "programmieren", die Tabelle nach diesem Kriterium sortieren (das geht sowohl in Winword als auch in Excel) und dann die Serienbrief-Verknüpfung erstellen.

Bei Datenbanken ist das ein wenig anders. Dort werden die Daten nicht "sortiert", sondern anhand der gewünschten Merkmale selektiert. Dann heißt es also: Nimm alle Datensätze, bei denen der Betrag offen ist und verwende diese für den Serienbrief mit der Mahnung." Diese Tools nicht natürlich mächtiger, weil man mit ihnen mehr machen kann (wenn man es darauf anlegt).

 

[addl1970]

@ DickDiver

Also wie ich Deinem Beitrag entnehme sind Office Programme vorhanden (Outlook, Excel, Word, (Access)).

Wir haben gerade die Einladungsbriefe zur Hannover Messe geschrieben - waren nur 1.600 für unsere Top Leute!

Vorgebensweise:

Im Outlook (nicht Outlook Express!) ist der Datenbestand mit allen Daten (Tel. Nr. ect.) - Exportieren nach Excel (kann man hier beliebig bearbeiten) - damit Steuerdatei für Serienbriefe.

Im Word Sereinbrief aufgesetzt und mit Excel verknüpft - gedruckt - eingetütet - verschlossen - auf der Post abgestempelt - 2 Tage damit beschäftigt und 4 Mädels im Büro temporär mit eingespannt!

Wenn Du aber immer nur eine Adresse in Standardbriefe einsetzen willst - mach das entweder händisch (das schnallt auch Deine Mutter) oder setz Dich hin und investier Hirnschmalz in Access. Dort sind dann auch Verknüpfungen in Bezug auf den Inhalt machbar.

Access ist für die Vereinsverwaltung eh besser geeignet! Ggf. gibt es schon Vorlagen dafür
Gucks Du hier: http://office.microsoft.com/de-de/templates/CT101172481031.aspx

Übrigens kann Access auch nach Excel und umgekehrt!

So etwas geht auch in Open Office - das liest ja auch Excel Dateien ein! Wie das dann mit den Serienbriefen geht? (noch nicht gebraucht)

 

[keshkau]

Wenn man das eingangs angesprochene Beispiel mit dem Verein nimmt, kann ich noch die eine oder andere klassische Vereinsverwaltung empfehlen. Es muss ja nicht gerade VEWA sein, denn damit würde man mit Atombomben auf Spatzen schießen. Aber eine einfache Alternative wie die Chip-Vereinsverwaltung (siehe z. B. hier http://www.softguide.de/software/verbaende-vereine.htm) bietet im Grunde auch alle Adressfunktionen und stellt den Datenaustausch mit MS Office sicher.

 

[DickDiver]

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edit: unten ...
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Hallo!

Finde es ganz toll, dass Ihr so viele Ideen zusammentragt zu meiner doch recht banalen Frage. Ist halt leider manchmal so, kann man quasi alles anstellen mit einem PC aber bei so etwas kapituliert man erstmal, weil man sich die letzten 15 Jahre nie mit sowas beschäftigt hat. Bin froh, dass ich endlich mein Latexsystem laufen habe mit mla konformer Zitierweise etc.

Aber zurück zum Thema. Habe nun viele Eurer Beispiele versucht gedanklich nachzuvollziehen und mir auch schon ein paar demo Programme angesehen (Adr. Datenbanken), damit ich sehen kann, was es gibt und was nicht. So weiss ich, nach was ich suchen muss bzw falls ich mich mal an Access oder OpenOffice setze, was ich zu berücksichtigen habe, damit die Zeit nicht total verloren ist

Und siehe da, recht am Anfang meiner Überlegungen und der Beispiele, die Outlook als "Adr. DB" 'Basis' nehmen, was ich eigentlich auch für sinnvoll und toll halte, zeichnet sich das erste Problem ab. Ich meine, wenn will ich es richtig haben - sprich automatisiert (aka Latex .
Bin leider nicht in der Lage, nur gewünschte Adressen aus Outlokk zu exportieren. Also beim Beispiel des Vereins, habe ich nun eine Outlook Kategorie "Verein" eingerichtet . Ist ja irgendwie sinnvoll - wozu gibts denn auch sonst Kategorien. Nun dachte ich mir, mh, dürfte ja niht so schwer sein, einfach alle Adr. der Kategorie "Verein" zu exportieren. Meinetwegen als Access mdb, damit sie einer anderen Adressverwaltung (habe die 'Caleido Address-Book') zur Verfügung steht. Klappt leider nicht.

Nichts desto trotz, werde mal sehen, wie das mit den Verknüpfen untereinander der Office Anwedungen geht, damit ich den Ansatz mit den Tabellen nachvollziehen kann.

Vielen Dank erstmal & beste Grüße
DD

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edit:
ok, man kann bei Outlook unter Kontakte quasi 'Unter-Kontakte' Ordner, graus welch Wort, erstellen. Somit meinet wegen für alte Schulfreunde oder Vereinsmitglieder oder sonst was... UND diesen kann man dan gesondert exportieren :=) Wäre ja auch lachhaft gewesen.