Outlook löscht emails vom Server?

[hatemjapo]

Hallo

Wir haben hier in der Firma 3 Geräte, die alle mit der gleichen Email verbunden sind.

Ein Macbook, welches über Pop3 verbunden ist.
und 2 Windows Geräte über IMAP.

Bis jetzt lief alles gut und jeder konnte alle Emails lesen.
Ende Juni haben wir die beiden Windows Geräte auf Windows 10 geupdatet.
Bei einem Gerät haben wir auch Office 2016 installiert (hatten nur eine Lizenz). Und die Email neu eingerichtet.
Da bemerkten wir dass wir nur alle Emails sehen können die nur einen Monat alt sind.
Auf dem Macbook ist uns dann auch aufgefallen dass nur die Emails die 30Tage alt sind angezeigt werden.

Wir probierten uns in das Webmail unseres Anbieters anzumelden um zu wissen was auf dem Server ist und sahen wirklich nur 30Tage alte Emails. Alles davor war nicht da.

Wir haben daher bei unserem Emailserver (Domainfactory) nachgefragt, ob die Löschung der Emails von deren Seite aus passiert. Was verneint wurde.

Daher glaube ich dass eins unserer Geräte mit Outlook diese Löschung vornimmt.

Im Betrieb sind:
Outlook 2016 Mac (Pop3)
Outlook 2016 Windows (IMAP)
Outlook 2007 Windows (IMAP)

Wie kann ich herausfinden wer die Löschung vornimmt?

 

[derChemnitzer]

schaue in die Outlook Settings für die mailadresse das da nicht drinne steht das er automatisch die Mails auf dem Server löscht die älter als 30 Tage sind

 

[PUNK2018]

Indem du beim MAC schaust ob das häckchen "runtergeladene emails auf dem server belassen" gesetzt ist. das ist bei IMAP kein thema da er das nie runterlädt, bei POP3 schon.. ^^

Aber generell würde ich das bei jedem Outlook checken.

 

[hatemjapo]

Ist es vl möglich dass ihr mir genau sagt wo ich das checken kann? ich finde nämlich kein Punkt dass irgendwie so eine Funktion bewirken könnte.
Und das häkchen beim Mac habe ich extra weggegebn.
Ich glaube aber auch dass es wegen dem Outlook 2007 passiert.
Denn ich habe einmal auf dem Windows keine Emails aus Juni sehen können und habe daher auf dem Mac geschaut. Er hatte noch die Emails. Als ich aber auf aktualisieren geklickt habe (um die neuen zu holen) war auch auf dem Mac alles aus Juni weg. Da es ja auf dem Server entfernt wurde.
Der mac wird zu selten benutzt dass er die Emails löscht.

Wo kann ich das also in Outlook 2007 nachschauen ob so eine löschung vorgenommen wird?

 

[Darkblade08]

Als ich aber auf aktualisieren geklickt habe (um die neuen zu holen) war auch auf dem Mac alles aus Juni weg. Da es ja auf dem Server entfernt wurde.
Der mac wird zu selten benutzt dass er die Emails löscht.

Sollte nicht passieren, wenn du die Mails per POP3 abrufst. Die gennante Einstellung findest du in dem jeweiligen Email Konto und dann unter den weiteren Einstellungen. Dort wo du die Verbindungseinstellung einstellst (SSL und die jeweiligen Ports)

 

[hatemjapo]

Da wo du es sagst.. stimmt. Eigentlihc sollten die Emails weiterhin da sein. Die Emails werden ja auf dem Mac runtergeladen und nicht jedesmal vom Server abgefragt. Ich check das lieber mal schnell bevor ich da was falsches erzähle

 

[mod666]

Wenn beim Mac auch alles weg ist, dann ruft der Mac die Mails nicht per POP3 ab.

IMAP = Serversync
POP3 = Download (=liegen nochmal lokal auf platte).

Wenn in einem pop3 konto eingestellt ist, dass kopien nach x tagen (oder sofort) gelöscht werden, verschwinden die vom server, sind aber noch lokal im pop3 postfach vorhanden.

 

[Knecht_Ruprecht]

Warum den Mac nicht auch auf IMAP umstellen? Oder soll das so eine Art Backup sein, die lokal runter zu laden?

 

[hatemjapo]

Ich korrigiere: Alle 3 rufen die Emails per IMAP ab!!

Ja, der Mac war als Backup gedacht und auch aus einem anderen Grund.

Ich habe gerade den Punkt vor mir offen finde aber wirklich nichts was darauf hinweist..

Ich habe da nur eine Email.
Nach einem Doppelklick sehe ich ein Fenster mit mehreren Reitern.
Allgemein, Ordner, Postausgangsserver, Verbindung, Erweitert

Egal wo ich klicke nichts gibt irgend ein Limit oder Löschung an...
finde nur ich das nicht? oder bin ich falsch..

 

[jp30ffm]

Hallo,

ich hatte vor ein paar Monaten ein ähnliches Problem - es war ein Bug. Hast Du sämtliche Updates für Office eingespielt? Bei mir wurde das mit einem Update behoben, was es nicht weniger ärgerlich macht.

Anbei der Vollständigkeit halber der KB-Artikel von Microsoft.
https://support.microsoft.com/en-us/kb/3145116

Grüße, Jones

 

[Darkblade08]

@jp30ffm
Der Fehler betrifft aber das abrufen der Mails über POP3. Mittlerweile ist bekannt, dass der MAC die Emails auch über IMAP abruft

 

[mod666]

Gibts irgendein Tablet oder Smartphone, bei dem der Account auch eingetragen ist?

Wenn ÜBERALL iMAP eingestellt, dann ist es eigentlich nicht möglich, dass Mails einfach so verschwinden, die älter als 30 Tage sind. Irgendein Gerät muss einen POP3 Account haben, der dafür zuständig ist.

edit: oder es geht ein Mitarbeiter her und zieht die Ordner aus dem Posteingang raus und verschiebt sie in irgendeinen Ordner. Dann sind sie auf den anderen Geräten natürlich auch nicht mehr im Posteingang. Könnte auch an einem der Rechner eine eingestellte Regel sein...

 

[mod666]

Schade, dass es keine Rückmeldung mehr gibt ob das Problem gelöst wurde und falls ja, was die Ursache war.

 

[nurmalsoamrande]

Gibts irgendein Tablet oder Smartphone, bei dem der Account auch eingetragen ist?

Wenn ÜBERALL iMAP eingestellt, dann ist es eigentlich nicht möglich, dass Mails einfach so verschwinden, die älter als 30 Tage sind. Irgendein Gerät muss einen POP3 Account haben, der dafür zuständig ist.

edit: oder es geht ein Mitarbeiter her und zieht die Ordner aus dem Posteingang raus und verschiebt sie in irgendeinen Ordner. Dann sind sie auf den anderen Geräten natürlich auch nicht mehr im Posteingang. Könnte auch an einem der Rechner eine eingestellte Regel sein...

Nein, es muss NICHT zwingend ein POP3-Account dazwischen sein. Das geht auch, wenn 1 Gerät alles, was Älter als 30 Tage ist, archiviert. Z.B. Outlook besitzt eine Archiv-PST. Alles was Archiviert wird, wird in diese PST verschoben. Damit ist deine normale Arbeits-PST leer gemacht. Dann ist das Archiv ebenfalls lokal verfügbar, der Server wird aber leer gemacht.

 

[mod666]

Stimmt, Autoarchivierung wäre noch eine Möglichkeit.