Outlook: mehrere User - Rechte verw.?

[McDuc]

Hallo liebe CB´ler,

ich muss mal wieder auf Euer Know How hoffen
Meine Freundin hat die Leitung eines Wellnessbereichs übernommen (neu gegründet). Das Team ist neu und es gibt nur einen PC, am Empfang. An diesem PC werden alle Termine fürs gesamte Team koordiniert. Leider kommt es vor, dass manch ein findiger Fuchs Termine einfach wieder löscht (jeder hat Zugriff auf den Kalender und das Personal am Empfang wechselt), um evtl. früher gehen zu können etc. Das ist natürlich zum einen kundenunfreundlich, zum anderen macht es eine reibungslose Organisation unmöglich.

Zu meiner Frage: bei uns im Büro haben wir ein Intranet. In diesem hat jeder sein eigenes Outlook, bei dem man andere freischalten kann. Diesen Leuten kann man bestimmte Berechtigungen geben, z.B. "Lesen", "Lesen + Schreiben" ...
Diese Lösung wäre insofern gut, als dass meine Freundin als Einzige die Berechtigung zum "Löschen" hat ... wenn ein Termin gelöscht wird, verschoben etc. können es die Anderen ja einfach als neuen Termin eintragen, nicht aber rauslöschen! Klar, dann stehen z.B. um 10:00 2 Termine drin, der Ablauf ist aber wenigstens nachzuvollziehen.

Um das Dilemma zu veranschaulichen: Person A muss einen Vortrag halten. Das stellt meine Freundin ein (ca. 3 Monate im vorraus). Am Tag des Vortrages ist Person A aber nicht da (freier Tag). Als eine Mitarbeiterin meine Freundin fragt, wer den Vorrag leitet, ruft sie Person A an. Diese behauptet es nicht gewusst zu haben, da es nicht im Kalender steht. Meine Freundin schaut nach, und voilá, es steht wirklich nicht mehr drin. Man kann natürlich nichts beweisen, WER es gelöscht hat - und man will ja auch nichts unterstellen

Konkret:
- geht das an einem einzelnen PC? Ich kenne das System leider nicht, gehen wir mal davon aus, dass man nicht auf 2 verschiedene Benutzerkonten ausweichen kann.
- es handelt sich dabei um einen Win PC (OS ist, glaube ich, XP).
- auch die Abteilung hat Intranet ... sofern wichtig?!
- gibt es die Möglichkeit (ohne daraus einen mehrminütigen Akt zu machen), eine Art "switch user" an Outkook? Person A meldet sich schnell an, schreibt einen Termin u. meldet sich wieder ab. Person B meldet sich an (mit einer eigenen NutzerID), und greift auf den gleichen Outlook Kalender zu? (viel. in einer anderen Farbe o.ä. - was nur der Admin ändern kann?)

Optimal wäre es natürlich, wenn jeder ne eigene ID bekommt, um den Verlauf lückenlos nachvollziehen zu können - aber das mit den eingeschränken Rechten würde auch schon reichen.

Sind nur so Ideen, aber das muss doch irgendwie möglich sein?!

Vielen Dank und mal wieder: sry. für den vielen Text,

Mc

 

[Syberdoor]

Naja prinzipiell geht das in Outlook natürlich dass man immer beim Einstieg einen user angeben muss aber ein solcher outlook user wie du ihn dann hast braucht ziemlich sicher exchange im hintergrund und so wie du das beschreibst hat sie vermutl nur irgendeine email adresse mit pop oder imap eingerichtet da und verwendet den lokalen kalender, nicht?

 

[Merle]

So wirds sein. Mit mehreren lokalen Usern (alle das selbe emailkonto), einem zusätzlichen PC, und dem hier:
http://www.keyseven.de/public_sharefolder.asp
Solls funktionieren.
ACHTUNG: ich hab das nur gegoogelt. Keine Erfahrungswerte.

 

[Syberdoor]

Das hab ich auch gefunden, würde das aber jedenfalls testen vor einem Kauf weil es auf PSTs basiert und ein Kalender in der PST möglicherweise nicht gleich funktioniert (automatische erinnerungen) wie der eigene.
Außerdem ist zu bedenken dass die da einen extra Server PC vorschlagen (kann möglicherweise aber der gleiche sein wie Client) und das heißt dass der Kalender dann nur auf einem gewöhnlichen Rechner gesichert ist und im gegensatz zu den Emails bei Festplattendefekt verloren geht (Kann natürlich sein dass das jetzt auch nicht besser ist, kA was das jetzt für ein Kalender ist...)

 

[Merle]

Muss ebenso ein ganz normaler Kalender als PST sein. Die Dimension spricht gegen Exchange oder Profilösungen.
Wenn man einen Server hat (reicht ja n Atom mit 1GHz und 60GB Platte), kann man ja jederzeit den Kalender syncen (auf irgend n Onlinespace). Wenn nur der Kalender in der PST ist, ist der winzig.

 

[McDuc]

Vielen Dank schonmal für Eure Mühen!

Gibt es denn eine andere Lösung, abgesehen von Outlook?
Es geht grundsätzlich ja nur um den Kalender. Z.B. wie im Supermarkt, wo jeder sein Passwort für die Kassen hat.

Sprich: Person A erstellt einen Termin und muss das mit einem 4 stelligem PIN bestätigen. Person B verschiebt den Termin und bestätigt wieder mit dem PIN usw. Im hintergrund läuft natürlich eine Log File, um alles nachvollziehen zu können?!

Lg, Mc

 

[Syberdoor]

Also software für kalenderverwaltung mit protokoll und so kenn ich keine aber das basisprinzip wo nur einer ändern darf und die andern sehen kann man imo zB mit einem kalender bei googlemail haben. Und den kann man soweit ich weiß auch fast überall hinsyncen.

 

[McDuc]

Hallo Syberdoor,

vielen Dank für den Hinweis!
Weißt Du / man zufällig, wie es dabei mit der privacy aussieht? Es handelt sich dabei ja um ein Geschäft mit vertraulichen Kundendaten. Nicht dass die bei Google gecloudet werden, so dass die immer Zugriff auf die Auslastung etc. des Unternehmens haben

Lg, Mc

 

[Syberdoor]

Es ist auf Googles Servern also ists nur so sicher wie all die Daten bei Google. Ist natürlich jedem seine Sache inwieweit er solchen Diensten vertraut aber wenn sie sich nicht auf irgendein externes Unternehmen verlassen wollen in punkto Server muss ja eh alles intern aufgezogen werden, dann wirds für die Emails vermutl eh exchange und die ganze Problematik ist dann ja gar nicht mehr gegeben.

Erklär uns mal wo die Mailadresse herkommt, oder nutzen die Outlook nur für Kalender