Papiersparendes Büro - Überlegungen zur Umsetzung

[UweB156]

Hallo zusammen,
ich plane bald ein möglichst papierloses Büro einzurichten und habe aktuell noch einige Wissenslücken, die ich hoffe hier schließen zu können...

Ich möchte dabei in jedem Fall auf Cloud basierte Lösungen verzichten und keine teuren Programme kaufen, da es sich um einen 1-Mann-Betrieb handelt und Datenschutz ein sensibles Thema ist. Also im Wesentlichen habe ich bisher einen Dokumentenscanner (ScanSnap) und eine gut durchdachte Ordnerstruktur auf dem PC erstellt und überlege nun, wie ich weiter vorgehen soll. Dabei stelle ich mir gerade folgende Fragen:

1. Wie kann man eine digitale Unterschrift erstellen, die man in ausgehende Dokumente einfügen kann?
2. Wie kann man PDF-Dateien vom PC aus faxen und auf dem PC empfangen / automatisch archivieren? Bietet sich hier ein Faxmodem an oder geht das i.d.R. auch problemlos mit einem normalen Faxgerät?
3. Welche Aufbewahrungsfristen für Original-Dokumente gibt es, bzw. wo finde ich verbindliche Informationen dazu?

Falls jemand weitere wichtige Fragen hat, können wir die Liste gerne erweitern.

 

[Joe Walker]

zu 2. Solltest du eine Fritzbox haben geht es direkt über die Fritzbox zu faxen.
zu 3 dafür gibt es die GOB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung). Dort wird geregelt wie Belege gerade für die Buchhaltung erfasst und wie lange sie aufbewahrt werden müssen.

Die Erfahrung lehrt das ein Papiersparendes Büro eine nette Idee ist, man aber eher dazu neigt sich ein Vorgang jedes mal wieder auszudrucken, wenn man ihn braucht.

 

[nurmalsoamrande]

Wenn es dir nur darum geht, ein Bild deiner Unterschrift im Dokument zu haben, dann reicht es, deine Unterschrift einzuscannen und entsprechend aufzubereiten um sie dann als Foto einzufügen... Sieht man häufig auf Werbeschreiben z. B.
Für eine digitale Signatur sieht das ganz anders aus, das ist schon fast ein Thema für sich...

 

[UweB156]

Danke für die Antworten. Ich habe gelesen, dass man über die Fritzbox nur 2 Seiten faxen kann, ich müsste jedoch auch Schriftstücke mit mehreren Seiten faxen. Dann fällt die Option weg, oder?

Was die Unterschrift angeht, so soll diese schon rechtssicher sein und keine reine Zierde. Ich habe den Foxit Reader, damit kann man anscheinend digitale Signaturen einfügen. Mehr weiß ich allerdings noch nicht, also bspw. worauf man achten muss, damit diese rechtssicher sind.

 

[cumulonimbus8]

Mit meiner Box habe ich noch nicht geFAXt (das tut das AIO/MFG) - aber von einem 2-Seiten-Maximum habe ich noch nie gehört.
Auf einem FAX genügt naturgemäß eine gescannte Unterschrift.
Digitale Signatur im WEB oder bezüglich per Mail-Anhang versandter Dokumente ist, wie erwähnt wurde, ein anderes Kapitel.

Zum Thema papierlos mal folgende Gedanken:
Mit einem Bildschirm kannst du keine Fliege erschlagen, mit der Zeitung schon. Das gedruckte Dokument kann ich überall und offline lesen und mühelos Notizen machen. Kein Tablet leistet so was bisher. Und simultan offene Files, ein Graus so lange nicht simultan upgedatete wird (und der Andere das sieht).
Nie hat du 10 Bildschirme wie du mühelos 10 Papiere auf dem Schreibtisch liegen haben kannst. Aus Nummer 3 ablesen um dann nurr 8 und 9 zu vergleichen um dann auf 3 nachzufassen.
Und inwiefern die Kaffeeküche und das Örtchen papierlos funktionieren… Ich weiß nicht, ich weiß nicht…

CN8

 

[werkam]

Du kannst es gerne selbst nachlesen.
https://avm.de/service/fritzbox/fri...egrierte-Faxfunktion-in-FRITZ-Box-einrichten/

Pro Faxversand werden maximal zwei DIN A4-Seiten übertragen. Längere Faxdokumente werden beim Versand auf zwei DIN A4-Seiten gekürzt.

 

[760_Torr]

[...]Die Erfahrung lehrt das ein Papiersparendes Büro eine nette Idee ist, man aber eher dazu neigt sich ein Vorgang jedes mal wieder auszudrucken, wenn man ihn braucht.

Genau! In den 1990er Jahren herrschte eine riesige Euphorie: man glaubte an Vernunft und Logik und war fest davon überzeugt, dass man mit Hilfe von Computern Unmengen an Papier einsparen könnte. Aber dann trat genau das Gegenteil ein: der Papierverbrauch ist seitdem kontinuierlich und exorbitant gestiegen. (Ich glaube, Störfaktor waren und sind wohl immer noch die denkfaulen Computer-Analphabeten).

 

[orok]

Hallo,

ich weiß nicht ob es dir bekannt ist, aber originale Belege (Papierform) können durch Digitalisierung ersetzt und danach vernichtet werden. Das pdf. dient danach als Originalbeleg. Allerdings muss dieser Prozess dokumentiert werden und es gelten spezielle Vorschriften.
http://elektronische-steuerpruefung.de/management/heinirch_1.htm

 

[cumulonimbus8]

Ich fand, dass »intern« tatsächlich nach 2 Seiten Sense ist (wie blöd ist das denn?), mit Fritz!FAX aber keine solche Einschränkung besteht.

CN8

 

[werkam]

Deshalb habe ich noch eine ISDN Fritz!Karte in einem Rechner und an die Fritzbox angeschlossen, keine Probleme bisher.

 

[halwe]

Ich denke, cumulonimbus hat Recht. Das Ganze ist vor allem eine Bildschirmfrage: Wenn ich alles elektronisch verwalte, sollte ich ausreichend Anzeigefläche haben, um damit zu arbeiten. Das sehe ich jedoch nicht als Problem, sondern Motivation, mir zwei große 28 Zöller an meinen Computer anzuschließen.
Aber ansonsten ist es ja wirklich so, dass man viele Dokumente nicht noch mal anfassen muss, sondern einfach nur wegarchivieren will.
Übrigens, Grundlage sind nicht die GoB (die sind zu allgemein) sondern die GoBD.

 

[ThomasK_7]

..Ich möchte dabei in jedem Fall auf Cloud basierte Lösungen verzichten und keine teuren Programme kaufen..

Damit fällt schon Dein ganzes Vorhaben ins Wasser.
Einfache Scanprogramme, wie Deinem Scanner beigelegt, erfüllen nicht die strengen Anforderungen an veränderungsgeschütztes Scannen und Archivieren.

zu 1. Geht nicht rechtssicher mit einer eingescannten Unterschrift, wenn danach nicht mit Analogfax versendet wird.
(Wird in der Praxis aber keinen interessieren, bis es mal zu einem Zivilstreit kommt.)
zu 2. Faxmodem = digitales Fax = kein Papier, normales Fax/AIO = digitales Faxen ist durch meist beigelegte Faxsoftware aus den PC-Anwendungen heraus möglich = digitales Fax s.o., normales FAX/AIO auch = analoges Fax = ausgedrucktes Papier wird zum Faxen benötigt aber
zu 3. meistens 10 Jahre

Zu den GoBD gab es letztes Jahr noch einige Korrekturen betreffs vereinfachter Handhabung, z. Bsp. Wegfall der Pflicht zu einer elektr. Signatur für pdf-Rechnungserstellung u.a., bitte selber mal googeln.

Wenn Deine 1-Mann-Firma klein bleibt und Du schön sauber fortlaufende Rechnungsnummern vergibst, Deine Steuererklärungen in sich stimmig sind, wird das FiAmt aus der Erfahrung heraus keine Tiefenprüfung/Betriebsführung vornehmen und Deine formellen Sünden somit nicht auffallen.
Ach ja, eine Excel-Liste im PC für Kostenaufstellungen reicht übrigens auch nicht als Nachweis einer GoB/GoBD, obwohl das Ergebnis das Gleiche ist wie bei ausgedruckten Kostenaufstellung. Also ums Ausdrucken kommst Du hier und da wohl nicht herum.

 

[halwe]

Die Excel Liste mag an sich nicht den Aufzeichnungspflichten genügen, aber wenn sie auf den Bankauszügen basiert, sollten diese als Grundaufzeichnung ausreichend sein.
Und richtig, ganz wichtige Dokumente wie Rechnungen, sollten wohl nicht nur elektronisch vorliegen.