PC, welcher schnell Mails in Outlook finden kann...

[schneckischneck]

ich hab ne eher ungewöhnliche kaufberatungsanfrage:


folgende situation

ich verwende gegenwärtig outlook 2003. der mailserver ist in mittelamerika, ich bin in mitteleuropa (falls das eine rolle spielt)

es ist für mich unbedingt notwendig, alte emails , welche bis zu 12-24 monaten alt sind, aufzubewahren, da der emailinhalt oftmals nach monaten wieder gebraucht wird.

momentan sind im postfach circa 4 gigabyte an mails drin

wenn ich jetzt über outlook anfange, nach einem mail zu suchen (also in dem suchfeld bzw dem "look for" feld, dann kann das teilweise SEHR lange dauern....5 minuten oder sogar mehr sind keine seltenheit.

das ganze ist extrem ermüdend und trägt nicht sonderlich zur produktivität bei.

gegenwärtig verwende ich für diesen office pc einen pentium 3 rechner (win XP) mit IDE festplatten und ca 1 GB ram. die internetleitung (adsl) schafft circa 980kbps

mit welcher hardware könnte der ach so langwierige suchvorgang beschleunigt werden? ist das überhaupt möglich? dazu muss noch gesagt werden, dass ich nicht weiss wie outlook von dem her funktioniert (werden die gelesenen mails lokal gespeichert, und dann, wenn danach gesucht wird, wird eine riesengrosse outlook datei vom pc durchsucht?)

könnte mit SSD platten und mehr RAM was gehen? oder wäre diese investition wohl sinnlos?

danke für jede art von tipp

 

[Tarkoon]

Ich grübel grade, ob es nicht ne Idee wäre, die pst-Datei (da drin sind die ganzen Mails) temporär auf ein RAM-Drive zu legen. Das wäre auf jeden Fall verdammt schnell.
In der Umsetzung hab ich aber wenig Erfahrung, hab das nur mal vor vielen vielen Jahren genutzt...
Entsprechend viel RAM bräuchte man für die Lösung aber auf jeden Fall schonmal!

 

[tifa]

Schon mal mit Windows Search probiert ?
Ich weiß nicht ob das mit Outlook 2003 läuft aber mit 2007 ohne Probleme

 

[SteveO]

Ich bin mir jetzt nicht sicher, aber speichert Office die Mails nicht auf einem Server? Das heißt egal wie schnell dein PC ist, du bist auf die Bandbreite deiner internetleitung und auf die Performance des Servers angewiesen. Von daher kannst du die geschwindigkeit maximal mit schnellerem DSL erhöhen...korrigiert mich wenn ich falsch liege

 

[andy_0]

@ schneckischneck
Eine Investition in einen neuen Rechner ist eigentlich der falsche Schritt. Die Suche dauert lange, wenn das Postfach nicht indiziert ist. Schau mal bitte, dass wirklich alle Ordner in den Index mit aufgenommen werden und/oder auch alle eMails lokal abgespeichert werden anstatt nur Online zu arbeiten. Ich bin mir zwar nicht sicher, aber das sollte mit Microsoft Outlook 2003 möglich sein.

Wie Outlook das macht, hängt von der Konfiguration ab. Wenn du einen Exchange Server oder IMAP verwendest, werden die Dateien eigentlich lokal gespeichert, damit sie auch Offline verfügbar sind. Wenn du jetzt was suchst, muss er sämtliche eMails aus dem Dateisystem auslesen und durchsuchen (4 GB pro Suchvorgang). Erstellt er einen Index, durchsucht er nur diesen. Das geht VIEL schneller (wenige Sekunden).

@ SteveO
Nicht wirklich. Die Dateien werden zwar, in Abhängigkeit vom System, auf dem Server gespeichert, Outlook hat jedoch eine lokale Kopie z.B. um Offline arbeiten zu können. Den Umfang dieser lokalen Kopie (z.B. in Wochen) kann man, glaub ich, jedoch konfigurieren.

@ Tarkoon
Ein RAM Laufwerk wäre zwar eine Möglichkeit, ist aber eigentlich Overkill. Die Daten müssen ja bei jedem Hochfahren erst in das Laufwerk gelesen werden. Außerdem dauert die Suche so auch noch ne ganze Weile. Das Auslesen der Daten von der HDD ist nicht die einzigste Arbeit. Das "manuelle" durchsuchen der eMails ohne Index dauert einfach ne Zeit, selbst wenn alles im RAM liegen würde.

 

[Der Trollinator]

Am einfachsten wäre es wahrscheinlich, die Windows Desktop Search nachzuinstallieren, dann können die Emails indiziert werden und die Suche ist eine Sache von Sekunden - ganz ohne neue Hardware oder sonstige Kosten .

 

[Zensai]

uiuiui..

also:

(werden die gelesenen mails lokal gespeichert, und dann, wenn danach gesucht wird, wird eine riesengrosse outlook datei vom pc durchsucht?)

Ja. Die findet sich in %APPDATA%\Local\Microsoft\Office wenn ich mich nicht irre... sie heißt Outlook.ost

Zusätzlich ist die Größe deines Postfaches KRITISCH. Du solltest dringend deine Mails in Archive auslagern!

mehr als 2GB sollte ein Postfach nicht haben, und das ist schon nicht schön. Besser <1 GB.

Dein Postfach ist eine LOKALE KOPIE der Mails auf dem Server in Mittelamerika (Wer zur Hölle macht denn sowas? Was ist das für eine Firma? Wieso habt ihr keinen eigenen Mailserver bei euch in der Niederlassung?) Ich gehe mal von einem Firmenaccount aus^^.


Wenn du ALLE Emails lokal gespeichert hast (standard) kommt der billige P3 mit dem bisschen RAM und ner IDE platte einfach nicht hinterher. Nimm den nächstbesten billig-PC der sollte locker dafür reichen.

ich bin mir jetzt nicht sicher, aber speichert Office die Mails nicht auf einem Server?

nein. Der Exchange speichert sie zwar selbst, aber die OST ist lokal und wird immer geladen und dann aktualisiert.


@Tarkoon: Die PST ist das Archiv, die OST ist das Postfach :-)


edith: Windows Search ist ne gute Idee, gar nicht drauf gekommen =)

 

[izak]

Hallo Schneckischneck,

kommt sicher darauf an wie du Outlook verwendest. Ist das eine Vorgabe bzw. zwingend notwendig das die Daten auf dem Server liegen oder warum holst du sie dir nicht auf deinen Rechner? (Ich nehme an du verwendest IMAP)

Falls die Daten auf dem Server liegen (z.b. bei einem Fremdanbieter) wird ein neuer PC dir wohl nicht weiterhelfen. Da wäre zu klären wo der Flaschenhals ist. (Leitung/Server des Anbieters)

LG izak

Nachtrag: Ich prüfe das mal im Privatbüro, da hab ich auch ein ca. 4GB Postfach. Suche aber sehr selten

 

[RobaL]

tdb

 

[crux2003]

Hast du deine mails einigermaßen strukturiert in Unterordner nach Thema einsortiert?
Weil dann könntest du deine Suche immer auf die Ordner beschränken anstatt die ganzen 4GB zu durchsuchen.

Man kann auch automatische Regeln zum Sortieren verwenden/erzeugen, aber ich verschiebe immer manuell in meine Ordner und Archiv-pst-Datein (alles aber lokal)

 

[nukular8400]

Solange die Mails auf deinem Rechner liegen, kannst du die Beschleunigung mit einem schnellen Datenträger (SSD oder auch moderne Festplatte) machen. Ich habe einen 2,5GB Ordner mit Mails unter Thunderbird und da dauert es keine Sekunde, bis die Suche fertig ist. Auf meinem SSD-Rechner noch etwas schneller als auf dem mit Samsung F4. Ich weiß natürlich nicht, ob ein Pentium 3 noch ernsthaft unter der Anforderung zu betreiben ist.

Der Vorschlag mit der RamDisk hätte auch was für sich, müsste eigentlich gehen. Aber auch hier müsste die RamDisk ja mindestens so groß sein wie der Mailspeicher, da reichen 1GB einfach nicht. Ein aktueller Einsteiger-PC mit 8GB RAM, von denen man 6GB für die RamDisk nutzt, könnte mit genau dieser Anwendung das günstigste Unterfangen werden.

 

[Seinfeldfreak]

Wenn die Mails lokal gespeichert werden, befinden sie sich in der *.pst Datei.
Wie du ja sagst, sind deine Mails mittlerweile auf über 4 GB angewachsen, dass macht die Verwaltung auf einem alten Rechner natürlich sehr schwierig. Allein schon der Arbeitsspeicher setzt dir da die Grenzen.
Ein aktueller PC, es muss gar keine Höllenmaschine sein, mit 4 GB Arbeitsspeicher und Dualcore CPU würde hier schon Abhilfe schaffen. Mit einem PIII wird ja zum Teil schon normales Surfen zur Qual.
Zudem solltest du in Outlook die Archivierung von alten Mails einrichten, d.h. ältere Mails, z.B. ab einem Alter von 6 Monaten, werden in eine gesonderte Archiv-pst ausgelagert, auf die man im Bedarfsfall aber auch sofort zugreifen kann. Das macht das normale Arbeiten mit Outlook auch deutlich schneller.

 

[Goozilla]

Erstmal sollte geklärt sein was für ein Postfach das ist. Exchange, Imap, Pop etc.

 

[Tarkoon]

Hatte die Idee mit dem RAM-Drive, weil RAM z.Z. ja nix kostet - und das dann in Kombi mit nem Einsteiger-PC...

 

[andy_0]

@ Zensai
Die Postfachgröße ist mit einem Index eigentlich kein Problem. Es hat zwar vorteile alte Dateien in eine Archivdatei auszusortieren, ist aber bei weitem kein muss. So sind wenigstens alle Dateien weiterhin Online verfügbar, wenn er mehrere Rechner verwendet.

@ RobaL
Er hat Windows XP und einen Pentium 3. Glaubst du wirklich er hat mehr als 4 GB RAM (er sagt selbst, er hat 1 GB RAM)? Glaubst du 4 GB RAM wären bei ihm auch nur ansatzweise "bezahlbar" nachzurüsten?

 

[Der Trollinator]

Lol, neuer PC mit RAM Drive nur zum Emails-Durchsuchen, das kann doch nicht euer Ernst sein

 

[Gurke95]

Hallo, erstmal muss ich wissen wie du mit dem mailserver verbunden bist, ist es Exchange ? Oder per pop oder per IMAP oder liegen die mails lokal in einer Pst datei oder sind lokal synchronisiert, liegen also auch als kopie auf dem Rechner als Cachedatei vor..? Wenn du mit Exchange verbunden bist und die Mailbox nicht lokal synchronisiert ist muss der Suchvorgang durchs Netz erfolgen das wäre langsam, zweitens wenn die mails lokal auf dem Rechner liegen, egal ob Im chache oder in einer PSt Datei dann solltest du deine Mails Indizieren lassen, dann werden sie schneller gefunden, allerdings dauert das Indizieren einmal ganz lange..
Das kannst du mal dazu lesen...
http://www.zentodone.eu/windows-des...-und-e-mails-effektiver-und-schneller-finden/

Dann wäre da noch was wegen deiner Hardware... Arbeitsspeicher aufrüsten auf 4 GB und eine neue schnelle SATA Festplatte einbauen , falls du kein Sata hast kannst einen Controller nachrüsten.

Gruß Gurke

 

[Mathematiker]

Wir wäre es, wenn du erstmal schaust, was am meisten belastet wird, wenn Outlook ne Suche startet.

CPU bei 100% -> neue CPU
CPU im grünen Berreich aber HDD am Anschlag -> Festplatte zu langsam bzw. Zugriffszeiten auf diese zu schlecht
CPU und HDD kaum gefordert -> eventuell doch die Internetleitung (denke ich aber eher nicht)

 

[Gurke95]

Da wäre noch was, wie bist du auf den Geilen nicknamen schneckischneck gekommen lol

 

[schneckischneck]

Danke für die extrem rasche Hilfe an Alle! Ich les grad erst nebenbei all die Antworten und versuch das gleich zu beantworten.

Vorab mal die Info: das läuft über Exchange Server

drunter steht noch „use cached exchange mode“