PDF automatisch mit Excel-Daten befüllen

[Gesundheitskind]

Hallo liebe Community. Da ich über Google-Suchen nicht weiter komme, versuche ich es hier im Forum.

Für unseren Reha-Sportverein suche ich eine Lösung um Daten aus einer Excel-Datei automatisch in eine PDF-Vorlage einfügen zu können:
Ich habe eine PDF-Datei in der einige Felder mit Mitgliederdaten befüllt werden müssen. Diese Daten stehen in einer Excel-Tabelle. Jetzt möchte ich das entsprechende Mitglied, also eine bestimmte Zeile in Excel, auswählen können. Die verlangten Daten sollten dann automatisch in die richtigen Felder in das PDF eingefügt werden.

Bisher hatte ich es über einen Serienbrief in Word gelöst. Nur ändert unser Dachverband ständig die PDF-Vorlagen. Es ist immer sehr aufwendig das neue Aussehen in dem Serienbrief anzupassen, da die Formatierung einer automatischen Konvertierung nicht viel taugt.

Jetzt habe ich nach Programmen gesucht, welche zeilenweise die Daten aus ausgesuchten Zellen in das entsprechende PDF einfügen. Ich bin dabei auf PDF-FieldMerge von Ovis gestoßen. Das Problem hierbei: Beinhaltet eine Zelle in Excel eine Formel, wird die Formel und nicht das Ergebnis übernommen.

Hat jemand eine Idee wie wir das Problem lösen könnten? Mit einer Office-Lösung oder auch (bezahlbarer!) Fremdlösung.

Vielen Dank für Eure Vorschläge

 

[kartoffelpü]

Schau dir mal BulkPDF an. Wenn ich das richtig sehe, sollte die Freeware-Version davon reichen.
Video mit Beispiel

Optimaler wäre aber, wenn ihr eine Lösung mit dem Dachverband finden könntet, also wenn die euch z.B. einfach die Vorlage nicht als PDF, sondern als Word zur Verfügung stellen. Dann kann man ja einfach die Serienbrieffunktion von Word nutzen.

 

[DieRenteEnte]

Das hört sich nach einer Zweckentfremdung und völlig umständlichen Lösung an.

Wenn man schon kein Access nutzen kann/möchte, könnte man bspw. ein zweites Arbeitsblatt in Excel erstellen, welches genau die Form deiner PDF hat. (und bei Bedarf drucken)

Die Umsetzung ist extrem einfach, aber da ich weder eure Excel-Datei noch PDF gesehen habe, kann ich nur vermuten, dass ihr es extrem umständlich macht.
So viel zur Idee.

Die Optimallösung wäre wahrscheinlich trotzdem Access.... eine richtige Datenbank, in der man Eingabemasken nach Wunsch erstellen, sodass auch der größte Laie nichts kaputt machen kann und ein PDF-Druck.

 

[CM286]

Du hast also eine Excel-Datei mit den ganzen Mitgliederdaten und musst diese per PDF (Vorlage) an den Dachverband schicken, indem die PDF-Felder mit den Excel-Daten gefüllt werden?

Das klingt, als müsste eine einfachere Lösung her wie @DieRenteEnte schon erwähnt hatte.

 

[cumulonimbus8]

@ DieRenteEnte & CM286
Ich wäre da voll auf eurer Linie, aber wenn diese Pfiffikusse in der Zentrale ständig am Layout herumfricklen bist du mit Access so weit oder so kurz wie mit Word, also letztlich der Gekniffene.

CN8

 

[User007]

Hi und willkommen im Forum!

[...] Nur ändert unser Dachverband ständig die PDF-Vorlagen. [...]

Das ist das Formular mit dem Daten übermittelt werden - aber mit welcher Anwendung verwalten die denn die ganzen übermittelten Daten?​

Fragt doch einfach dazu mal nach, denn m. E. n. dürfte vermutl.

Diese Daten stehen in einer Excel-Tabelle.

den Stein des Anstoßes bilden - Excel ist eben keine Datenbank. 🤷‍♂️

Btw.:

Hmm,... so'n Dachverband hat dann bestimmt neben Euch auch noch andere Unterverbände/-vereine - wie lösen die das denn?​

 

[cumulonimbus8]

Excel ist eben keine Datenbank.

👍 Aber Access ist auch kein Serienbriefverteiler 😉.

Du hast aber recht, ein Dachverband sollte weitere Unterorganisationen haben die bei so einem Quellenmaterial auch nicht stillhalten dürften.

CN8

 

[User007]

Aber Access ist auch kein Serienbriefverteiler 😉.

Nein, aber sicherlich eher dafür (gedacht und) konzipiert die Serienbrief-verteilende Anwendung Word mit Daten zu steuern als Excel. 😉

Nichtsdestotrotz ist mir die "Problematik" durchaus bekannt von (m)einer (ehemaligen) Betreuung eines Seniorenfördervereins als Dachverband mit einzelnen Ortsverbänden - die haben, bis ich das mal migriert hab', ihre jeweiligen Mitglieder-/Veranstaltungslisten u. W.) auch mit Excel geführt und tlw. noch "zu Fuß ausgetauscht", wobei natürlich auch gern eine immerwährende "Datensynchronität" erwünscht war.
Auch in solchen "Größenordnungen" kann man eben nicht mehr effizient mit allzu individalisierten Use-Cases agieren. 🤷‍♂️​

 

[Incanus]

Das Problem hierbei: Beinhaltet eine Zelle in Excel eine Formel, wird die Formel und nicht das Ergebnis übernommen.

Dann könntest Du ja eine weitere Spalte in die Excel-Datei einfügen, die das Ergebnis und nicht die Formel enthält.