Planungstool/Management/Aufgaben/Terminkalender-Tool (Cloud) gesucht

[M.B.H.]

Hallo zusammen,
Mein Problem ist, dass ich mein Privatleben nicht gut organisieren und überblicken kann, ich habe sehr viele Aufgaben, Microaufgaben, teils wiederholende im bestimmten Rythmus. Dazu noch viele unterschiedliche Hobbies und viele Themen zu denen ich mich weiterbilden und viel recherchieren muss, woraus auch wieder neue ToDos entstehen.
Bisher habe ich nen riesen Haufen an unterschiedlichen Google-Tabellen, für jedes Thema/ Hobby eigene Tabellen, eigene Unter-Tabs wo dann zugehörige Aufgaben /Fortschritte und Informationen / Bilder, Texte reinkommen.
Aber das ist einfach zu aufwendig und viel zu unflexible, keine Intelligenz, jede einzelne Tabelle muss eigen formatiert werden, keine Verlinkung untereinander, keine Einträge von dort in meinen Google-Kalender. Kein Blick von ganz oben.
Ich bräuchte ein Organisationstool/Datenbank/Übersichtsplan, wo einfach alles was ich oben erwähnt habe gesammelt drin ist, mit beliebige Ansichten, Filter, Direktlinks, Tag-Planer. Quasi ein One-Pager als Startseite, den ich jeden Tag offen habe, wo eine Übersicht aller Aufgaben zu sehen ist, und von dort ich mich zu jedem x-beliebigem Thema direkt hinklicken kann und weiterarbeiten kann, keine externen Dokumente, sondern alles in einer einzigen Datenbank. Am besten mit Mind-Map Ansicht wo ich auch direkt Objekte und Einträge direkt hin und her verschieben kann oder direkt in andere Themen/Gruppen schieben kann. So ein Mix aus OneNote und Excel und Mindmap und Organisationstool, mit mehr Intelligenz. Und am besten Cloudbasiert um von jedem Gerät drauf zuzugreifen.

Schlagt mal alles vor was in die Richtung geht, darf auch was kosten wenn es gut ist.

 

[Dig.Minimalist]

Interessante Frage…
Tendenziell würde ich nach Projekt-Mgmt. Tools und Task-Plannern Auschau halten.

Gute Integration - speziell in deine präferiertes Email/Kalendar App.

Google (Gmail/Calendar/Task/…), oder Outlook mit Task Planner.
Die Outlook Variante kannst du natürlich auch in Richtung MS-Teams aufbauen und deine eigene Kanding Page mit Dateiablage bauen.

Oder sowas wie OpenProject wenn du dein Leben wie ein Projekt organisieren willst

 

[Dreia]

MS Planner vielleicht?

 

[nr-Thunder]

So ein Mix aus OneNote und Excel und Mindmap und Organisationstool, mit mehr Intelligenz.

Möglichkeiten sind gut, aber man sollte einen klaren Fokus haben, was man wirklich benötigt

Im beruflichen Kontext, dadurch dass ich mit vielen E-Mails arbeite, benutze ich einfach die Aufgabenfunktion aus Outlook. In Onenote mit seinem Ordnersystem fehlt mir etwas die Übersicht, weil alles von Beschriftungen abhängt und man sich viel durchklicken muss um einen Überblick zu erhalten.

Aber auch wenn ich nicht mit E-Mails arbeiten würde, geben Outlookaufgaben schon mal die Grundstruktur vor. Ich würde auch nicht mit Zeitachsen arbeiten (sind in Outlook Dreck), sondern tabellarisch. Ich hab mir noch die verbleibenden Tage als Spalte hinzugefügt, um schnell zu sehen wie überfällig eine Aufgabe ist https://outlook-blog.de/4004/wie-man-die-verbleibenden-tage-einer-aufgabe-anzeigen-lasst/ (" statt ' verwenden)
Persönlich sind mir bei meinen Aufgaben der Zeitpunkt, die Priorität, und der Aufwand am wichtigsten, diese Punkte müssen in der Übersicht auf einen Anhieb erkennbar sein. Und wenn du wirklich mit Kalenderterminen arbeitest (jeden Montag 1 Stunde Sport), hast du hier auch gleich die Schnittstelle, und kannst eine Terminserie erstellen, und diese mit den Aufgaben verknüpfen.

Gruppierung nach Kategorie (1. Prio sofort erledigen, 2. Prio persönliche Projekte etc.)

Verbleibende Tage	Titel	Startdatum	Fälligkeitsdatum	Erinnerungszeit	Sonstige Spielerein wie % Fortschritt
-10	Neujahresvorsätze	01.01.23	11.01.23	-	0%

So hat man schon mal eine schnelle Übersicht um Aufgaben zu finden und zu überblicken. Gibt auch die Möglichkeit es im Raster anzuzeigen und Felder aus der Übersicht zu bearbeiten. Da man auch mehrere Kategorien pro Aufgabe vergeben kann, kann man das was eine Mindmap macht mit Ober- und Unterkategorien größtenteils ersetzen. Innerhalb der Aufgabe, ist es fast wie eine Onenotepage, du kannst alles mögliche an Texten/Dateien/Verlinkungen reinziehen. Man kann sich also wie bei Onenote endlos verkomplizieren, aber wenn du jetzt eine Miniaufgabe hinzufügen willst, dauert das keine 10 Minuten um es in eine komische Projektmanagement/Mindmap Struktur mit Formen Farben und 20 Einträgen und Verlinkungen einzufügen, sondern 1 Minute maximal je nachdem wieviel man an Daten pflegen möchte.

Eine Tabelle als Hauptansicht klingt erst mal wenig visuell, ist es aber nicht, weil man eben durch Gruppierungen (nach Kategorie z.B), und schnelle Sortierung schnell je nach Bedarf hin und herstrukturieren kann. Eine Mindmap ist eher als Brainstorming gedacht, als "Archiv", wird sie schnell unübersichtlich und macht nur Arbeit.

Tools wie MS Project sind eher auf Projektmanagement im Team gedacht, das eignet sich nicht für persönliche Selbstorganisation meiner Meinung.

Und es wäre Cloudbasiert und auf jedem Gerät verfügbar. Somit hättest du dann den Excel-Übersichts-One-Pager mit Aufgaben die du wie in Onenote mit allem möglichen füllen kannst, und über Kategorien/Sortierungen/Gruppierungen/Mehrfachauswahl genüg Möglichkeiten um es zu strukturieren und nach Bedarf zu manipulieren.

 

[simoron]

was @Dig.Minimalist empfiehlt ist ein richtiger weg.
@M.B.H. je mehr integration und automatismen du möchtest, desto mehr wirst du dich in eine Systemumgebung begebenn müssen. (google, microsoft, usw.)

Ich arbeite mit einem Kalendertool (Epim) das ist um sonst, und kann zwischen android und Win10 Synchronisieren. vielleicht fängst du erstmal damit an um dich zu organisieren. (Kalender, notizen aufgaben)
E-Mails kann das ding schonmal nicht.

Bzgl. Wissen und aufgaben und weiterbildung, kannst du dir mal Citavi anschaun. Das kann das sehr gut.

Und zuletzt: am Anfang braucht die Organisation mehr Zeit bis du deine eigenen Prozesse verinnerlicht hast.
Vielleicht reduzierst du für den ersten Moment ein paar freizeitaktivitäten?

 

[Stöf]

Teilweise wäre für dich, für die Übersicht und Verknüpfung, ein Tool a la obsidian geeignet, darüber gibt's aber keinen wirklichen Kalender, glaube ich

 

[Dig.Minimalist]

Heutzutage gibt es quasi drei Optionen mit akzeptablen Aufwand (privat und beruflich):

Microsoft 365 (incl. MS-Teams, etc)
Google Workspace
Nextcloud

Ich benutze die ersten beiden recht viel beruflich & privat und bin gerade dabei privat (wieder) MS zu nutzen nach vielen Jahren mit hauptsächlich Google.
Fun Side Project: Mal schauen wie weit ich mit Nextcloud als Open Source Alternative komme - ggf mit Collabora als Office Ersatz, OpenProject als MS Project Ersatz und Monica als Contact/CRM tool

 

[using_e]

Ich werfe Mal einige Tools (to do & PM) hier ins Rennen.
Du kannst ja mal nachsehen ob da was für dich dabei ist:

• nozbe
• zenkit to do
• asana
• todoist
• any.do
• ticktick
• trello
• 2doapp (nur Android / iOS / Mac)
• taskcoach
• goalsontrack
• evernote

 

[Dig.Minimalist]

@using_e
Die Haelfte habe ich schon ausprobiert

Email client, Kalendar, Task Planner, Notizblock und alles schoen integriert und von mehren Geraeten zugreifbar (Cloud) mit guter Smartphone App.

Microsoft ist m.E. aktuell vorne, sofern man evtl. sowieso schon MS365 Kunde ist im Windows ecosystem

 

[halwe]

Ich nutze auch die Outlook Aufgabenfunktion. Die ist für so was einfach unschlagbar, wobei ich mich hier durchaus zu den Powerusern zählen würde. Möglichkeiten u. a.:

• individuelle Ansichten mit Gruppierungen, Textvorsachau, Filtern, individuellen Spalten, farbiger Kennzeichnung usw.
• formatierte Notizen, die praktisch alles hergeben, u. a. eben auch die Integration von Excel & Co.
• Offline Sync mit Handy (alternativ zu Online Speicherung - ist mir bei der Neugier von Microsoft sehr wichtig)
• zahlreiche Möglichkeiten für Aufgabenwiederholungen,
• Ablaufverfolgung (Gesamtaufwand/Fortschritt, ...)

Ich nutze dann die Formatierung innerhalb des Aufgabentextes auch, um Teilaufgaben aufzulisten und einzeln abzuhaken oder um Tabellen und Bilder einzufügen. Im Prinzip ist bei mir alles immer erst mal eine Aufgabe, ehe daraus Mails, Termine usw. werden. Und ich arbeite intensiv mit Verlinkungen z. B. auf Mails, Termine, Dokumente, Kontakte usw.
Insgesamt hilft mir das sehr, den Kopf frei zu halten und trotzdem den Überblick zu behalten.
Bin ansonsten kein großer Microsoft Fan, gerade wegen Datenschutz, aber hier sehe ich keine Alternative.

 

[M.B.H.]

@All
Vielen Dank für all die hilfreichen Informationen, ich werde mich systematisch durcharbeiten und alles miteinander vergleichen und abwägen!
Hilft mir auf jeden Fall sehr weiter!