Private Dokumentenmanagement - Best Practices?

[revx]

Hallo zusammen,

ich bin auf der Suche nach best practices für's private Dokumentenmanagement.
(Arbeitnehmer + Immobilien, also es flattern nun nicht ständig Dokumente bei mir rein)

Was ist bereits vorhanden:

• Microsoft 365 Business (Outlook, Sharepoint, etc.)
• Synology NAS
• HP Microserver für Virtuelle Maschinen und Docker-Container
• ScanMate i940

Hauptfrage für mich: Lohnt es sich, via Docker auf Software wie EcoDMS oder Alfresco zu setzen?
Hoffnung dabei: Durch OCR werden meine Dokumente automatisiert eingeordnet, womit ich Zeit spare.

Oder: Bei vlt. 5-20 Briefen pro Woche, lieber auf Sharepoint setzen (Manuell in Ordnerstruktur einordnen und via Spalten/Rasteransicht Meta-Daten pflegen)?

(Früher hätte ich Self-Hosted und Datenschutz über alles gestellt, wo ich aber auch in der Arbeit täglich mit Office 365 arbeite, überwiegt für mich nun doch mehr Komfort und Verfügbarkeit/Backup)

 

[benneq]

Würdest du überhaupt jemals nach den Inhalten der Dokumente suchen?
Ich habe hier einfach 'ne Ordner Hierarchie, wo ich alles schnell wieder finde, wenn ich weiß was ich brauche.

 

[Ponderosa]

Ist der Wonderfox Document Manager eventuell was für dich.

 

[revx]

@benneq Guter Punkt.
Also die Kodak SmartTouch Software macht eh einen OCR bei den PDFs, d.h. wenn ich in Sharepoint nach Inhalten suche, werden mir die richtigen PDFs angezeigt.

Da die Dokumente immer ähnlich sind (e.g. Nebenkostenabrechnung, Heizungskosten, etc.) reicht eine Hierarchie zur Wiederfindung sicherlich.

Der Mehrwert von DMS sehe ich eher in der Automatisierung, also wenn ich z.B. die Unterlagen der letzten Jahre mal digitalisieren möchte. Die Frage ist nur, ob es in der Praxis dann echt so eine Arbeitserleichterung ist, oder die Nachteile überwiegen.

 

[DrCox1911]

Interessantes Thema, bin auch schon eine Weile an diesem Thema dran und konnte mich bisher noch nicht so recht entscheiden. Gerade in meinem Fokus gerückt ist Paperless-ng.

Läuft bei mir dann auf einem Unraid-Server als Docker. Noch ist nichts eingerichtet, kann also noch nichts darüber sagen. Bin noch am Einlesen und Informieren, wollte es aber trotzdem hier schon mal anbringen, da sich so vielleicht auch einige melden, die es schon benutzen.

 

[revx]

@DrCox1911: Danke dir, insb. den Punkt finde ich bei Paperless-ng auf den ersten Blick spannend:

• Paperless stores your documents plain on disk. Filenames and folders are managed by paperless and their format can be configured freely.

Das ist nämlich meine Hauptsorge bei ecoDMS: Die Speicherung aller Dokumente in der proprietären ecoDMS Datenbank. Im Unternehmens-Umfeld kann ich das ja verstehen, wegen besserer Indexierung, etc. - aber im privaten Umfeld habe ich keine Lust auf die Probleme, die damit irgendwann einher gehen könnten, durch Lockin-Effekte, Legacy-Software, etc.

 

[benneq]

aber im privaten Umfeld habe ich keine Lust auf die Probleme, die damit irgendwann einher gehen könnten, durch Lockin-Effekte, Legacy-Software, etc.

Das muss es ja nicht zwangsläufig geben. Das Tool hat bestimmt eine Exportfunktion, um die Dateien und Metadaten zu erhalten.

Eine Art "Lock-in" hast du sogesehen auch mit konfigurierbaren Order- und Dateinamen. Wenn du dann ein anderes Tool nutzen willst, ist es ziemlich wahrscheinlich, dass du alles umbenennen / anpassen musst.

Wichtiger fände ich, dass das Tool etabliert und großflächig zum Einsatz kommt. Dann kann man auch ziemlich sicher sein, dass das noch viele Jahre so weiter geht. Und auch, dass Drittanbieter eine Importmöglichkeit für deren Format erstellen.

 

[cumulonimbus8]

Der Mehrwert von DMS sehe ich eher in der Automatisierung, also wenn ich z.B. die Unterlagen der letzten Jahre mal digitalisieren möchte.

Das kapiere ich jetzt nicht. Wenn ich diese Dokumente auf dem Rechner habe dann sind sie doch digitalisiert??!

Wie auch immer, auch ich rate zu ordentlicher Ordnerstruktur und von eine Datenbanksystem ab.

CN8

 

[revx]

@cumulonimbus8 Hmm? Automatisierung bei der Digitalisierung.
D.h. wenn ich mehrere Aktenordner einscanne, via OCR automatisch Metadaten gesetzt werden (Datum auf dem Briefkopf wird erkannt, Typ des Dokuments wird erkannt (e.g. Rechnung) anhand der Headline, etc.) und die Einordnung in eine Struktur automatisiert erfolgt.

 

[DrCox1911]

Wie auch immer, auch ich rate zu ordentlicher Ordnerstruktur und von eine Datenbanksystem ab.

Hm, eine Ordnerstruktur nimmt mir aber eben nicht die Arbeit ab, das DMS eben schon. Mit einem DMS (wie z.B. dem oben von mir verlinkten) brauche ich die Dokumente nur in meinem Scannereinzug zu legen und den Scan zu starten, der Rest läuft komplett automatisiert ab.

Und dann eben noch den Komfort, dass ich einfach nach Tags suchen kann und so eben z.B. alle Dokumente anzeigen kann, die ich von meiner Krankenkasse erhalten habe. Das stellt sich mit einem Ordnersystem als schwieriger dar (nicht unmöglich, aber halt mehr Aufwand für mich). Insbesondere, da ich dann ja das entsprechende Ablegen selbst machen muss.

 

[cumulonimbus8]

Persönlich: dieser Aberglaube an voll funktionierendes OCR ist… beklagenswert (angeregt durch Darth Vader).
Wenn das Scan-and-Store (Fire-And-Forget, diesmal militärisch angehaucht) so toll klappte könnte auch ich mich dafür begeistern.
Ich traue aber diesem Braten nicht, und auch nicht der (proprietären!?) DB-Lösung. Vielellicht bei einer WordPress-Website, aber nicht bei solchen Dokumenten.

CN8

 

[omavoss]

@revx :

Für private Anwendungen kannst Du ja mal Paperwork ansehen, funktioniert mit Scanner-Anbindung und OCR, man kann aber auch zusätzlich Schlagworte eingeben:

https://openpaper.work/de/

Bitte beachte aber, dass es kein revisionssicheres System ist, welches bei professioneller Nutzung unabdingbar ist. Das heißt in der Praxis, dass die einmal im DMS abgelegten Dokumente nachträglich nicht mehr manipuliert werden können. Deshalb "revisionssicher".