Programm zur terminlichen Visualisierung von Projekten im Beruf

[Infect007]

Hallo zusammen,

bei uns auf der Arbeit eskaliert es mittlerweile zunehmend.
Aus unserem 4 Personen Team, das davor schon zu klein war um alles zu erledigen, wurden zwei Personen abgezogen (Mutterschutz und andere Abteilung).
Die Arbeit wurde leider nicht weniger - im Gegenteil, sie wurde noch mehr.

Da das unseren Chef nicht wirklich juckt und er uns alles Mögliche zur Bearbeitung über den Zaun wirft, verlieren wir mittlerweile einfach den Überblick.

Wir suchen also ein Programm was uns hilft, alle Aufgaben in einem Kalender zu visualisieren.
Am Besten mit der Möglichkeit Notizen hinzuzufügen, wann die Aufgabe an uns übermittelt wurde, wann sie fertig gestellt sein muss, sonstige Notizen die wichtig wären für die jeweilige Aufgabe.
Schön wäre auch, wenn man es farblich irgendwie einfärben könnte, um zu sehen ob etwas schon fertig ist, oder noch offen ist, oder aktuell daran gearbeitet wird.

Da es ein Großkonzern ist, sollte das Programm lokal arbeiten, ohne irgendwohin zu telefonieren...
Da die Laptops nicht unbedingt freundlich sind, was Installationen angeht, wäre eine portable Datei ganz gut.
Aktuell sind es nur zwei Personen die das nutzen müssen - mehr werden es wahrscheinlich nicht...
Achso ja, die Kosten... Ich sehe es nicht ein für etwas zu zahlen um meinen Job zu machen, nur weil mir die Firma das nicht bereit stellt xD

Könnt ihr mir hier was empfehlen bzw. gibt es sowas überhaupt?

 

[Faust2011]

Wie wärs mit Kanban als Vorgehensmodell für Euch? Das ist letztlich eine große Tafel mit Spalten, die den kompletten Abarbeitungszyklus von Aufgaben zeigt. Die Aufgaben "wandern" durch deren Bearbeitung Schritt für Schritt von links (hier stapeln sich die zu bearbeitenden Aufgaben) nach rechts (Aufgabe erledigt). Sieht dann so aus:

Da sieht man auf einen Blick, wie es um das Team und die Aufgaben steht. Transparenz pur! Über diverse Spielarten kann noch mehr Detaillierung hergestellt werden, bspw. dass die Stories mit jedem Tag, in dem sie in einer Spalte verbleiben, Punkte sammeln --> je mehr Punkte, desto "schlechter" bzw. Redebedarf. usw. usf.

Man kann das natürlich auch per Software abbilden, da gibts sogar freie web-basierte Software.

 

[Telvanis]

Würde ich auch vorschlagen, als Software-Variante wäre das dann bspw. Trello. Kanban hat außerdem den "Vorteil", das vorher festgelegt wird, wieviele ToDos, In Progress, etc. es überhaupt in den Spalten geben darf. Und daran rüttelt man dann auch nicht mehr, sondern verweist bei zu vielen Aufgaben einfach auf diese Ordnung.

 

[Zer0DEV]

ProjectLibre > http://www.projectlibre.com/product/projectlibre-open-source

 

[konkretor]

Hier mal die Tools die Open Source sind und Trello gleich kommen.

https://wekan.github.io/

https://kanboard.org/

mußt aber irgendwo nen Server haben wo du das drauf installieren kannst....

Jira Alternative in Opensource


https://www.openproject.org/de


Sonst wirklich die Aufgaben an die Wand wie oben schon gepostet worden ist

 

[M4ttX]

Ich kenne nur Online Tools, aber vl findest davon auch eine ähnliches Tool, das lokal läuft.
Neben Trello gibt es noch Asana und notion.so, letzteres mit vielen Anpassungsmöglichkeiten an die eigenen Anforderungen und Darstellung als Liste, Board oder Kalender.

 

[dermoritz]

Der Monopolist ist hier Jira - also das ist es was in der Industrie alle verwenden (Es ist leider auch das beste Tool). Und das gibt es kostenlos für bis zu 10 Leute:
https://www.atlassian.com/try/cloud/signup?bundle=jira-software&edition=free

Man kann es sich auch kostenlos installieren (auf nem Server) und bist zu 10 Benutzer sind dann auch kostenlos.

 

[SaxnPaule]

Der Monopolist ist hier Jira

Ich würde mal noch Azure DevOps - Boards in den Raum werfen.
https://azure.microsoft.com/de-de/services/devops/boards/

 

[DeadlyStriker]

Ich würde mal noch Meistertask in den Raum werfen. Auch hier gibt es eine "kostenlose" Variante.

@Infect007 Habt ihr eine Lösung gefunden?

 

[ayngush]

Ich mache das mit der Kanban Methode via Whiteboard, weil das ist keine Software, das kann man nicht beenden und vergessen (aus den Augen...) und wenn der Chef durch die Büros schleicht sieht er auch gleich, das da noch Arbeit vorhanden ist. Ist im Homeoffice allerdings etwas von mir vernachlässigt worden (das Whiteboard ist abgewischt und sauber - die Karten sind zu Hause ). Eventuell muss ich mir da auch mal Software zulegen...

Wenn übrigens Niemand(tm) weiß, dass ihr zu viel zu tun habt und euch die Arbeit über den Kopf wächst, und ihr es Niemand(tm) gesagt habt, woher soll euer Chef(tm) das dann wissen? Deswegen ruhig zeigen, was so los ist. Und auch ruhig mal die "rotierenden" Routine-Karten auch mit aufhängen. Damit meine ich so etwas wie Log-files auf Auffälligkeiten Stichprobenartig kontrollieren, usw.
Gehört ja auch zum Job.

Und für Aufgaben/Dinge, die einfach so in die Abteilungen geworfen werden kann man dann zur Priorisierung das sog. Eisenhower-Prinzip anwenden bzw., da Eisenhower eher aus der Führungsecke kommt, die ABC-Analyse im Kontext der Zeitplanung (nicht das BWL-Zeug).

Also sinngemäß meine ich das in etwa so:
A: Alles mit "wichtig, sofort" selber sofort erledigen.
B: Alles mit "wichtig, Termin später" auf Wiedervorlage legen.
C: Alles mit "weniger wichtig, sofort" hinter A schieben.
D: Alles mit "weniger wichtig, Termin später" ablegen (ganz nach hinten), dass kommt dann automatisch mit einer anderen Priorität wieder. Oder bleibt halt weg, dann ist es auch gut.

Was bei euch in der Abteilung an Aufgaben wichtig und was weniger wichtig ist müsst ihr natürlich beurteilen können. So eine Struktur hilft halt das Chaos etwas zu ordnen. In etwa so wie
Q: "Wie isst man einen Elefanten?"
A: "Stück für Stück."
was aus dem Komplexitätsmanagement kommt und beschreiben soll, dass man komplexe Aufgaben in weniger komplexe, kleine Aufgaben zerteilt und diese nach und nach erledigt. Das ist übrigens auch ein guter Ansatz um seine Kanban-Karten in vernünftige Tasks zu formulieren. "IT-Sicherheit des Konzerns neu machen" wäre nämlich keine gute Karte Da muss man sich ein wenig reinfinden, was für einen da am besten funktioniert.

Edit: Software hilft einen dabei übrigens erst mal nur bedingt. Das, was beschrieben ist, ist in erster Linie Organisation und Organisationsmethoden. Software ist dabei so etwas wie ein Akkuschrauber: Wenn ich nicht weiß wie ich einen Schrank aufbauen soll, hilft mir der Akkuschrauber zunächst nicht weiter, sondern die Anleitung.

 

[LJack510]

Das Kanban Prinzip finde ich sehr transparent. Andererseits tut es ein Aktionsplan in Excel auch.
Kommt auf die Tätigkeit an ob man saubere Tasks definieren kann