Rechnungen einscannen

[Tandeki]

Hallo zusammen,

eine Frage, die mich beim Googlen im Kreis herum geführt hat: sind eingescannte Rechnungen genauso wirksam wie Originalrechnungen?

Im Internet findet man viel über die Frage, wie das vor Gericht ist oder wie Firmen Rechnungen und Dokumente einwandfrei archivieren können. Aber wie ist das aktuell bei Privatpersonen? Muss ich die Original-Media-Markt-Rechnung behalten, um meine Rechte aus dem Vertrag z.B. bei einem Mangel effektiv wahrnehmen zu können? Nehmen Händler auch Rechnungskopien an oder muss es immer das Original sein? Und wo steht geschrieben, was wann gilt?

Da sogar Urkunden vor Gericht im digitalen Format akzeptiert werden, gehe ich davon aus, dass auch digitale Rechnungen gültig sind. Nur habe ich dazu einfach keine verlässliche Quelle gefunden.

Wisst ihr mehr?

 

[Labtec]

Bei der c't gibts einiges dazu:

https://www.heise.de/ct/ausgabe/2015-7-Rechtliche-Grenzen-des-papierlosen-Bueros-2562263.html
https://shop.heise.de/katalog/digitale-konserven-fur-den-fiskus

 

[TheNam3less]

Da sogar Urkunden vor Gericht im digitalen Format akzeptiert werden, gehe ich davon aus, dass auch digitale Rechnungen gültig sind.

Da muss man schon zwischen öffentlichem und privaten Sektor unterscheiden. Bei elektronischem Schriftverkehr im öffentlichen Dienst soll (vor allem wenn es um offizielle Dokumente / Beweise geht) eine elektronsiche Signatur verwendet werden. Das ist der Weg der momentan gegangen wird, um gefälschten elektronischen Dokumenten vorzubeugen. Das wirst Du mit einem einfachen Scan nicht sicherstellen können, dazu braucht man ein eigenes Zertifikat usw. Außerdem ist es egal was sich die öffentliche Verwaltung bei der Bearbeitung von elektronischen Dokumenten selbst vorschreibt, der private Sektor kann hier nach wie vor "den alten Weg gehen", ist also nicht verpflichtet die selben Sachen zu tun wie diverse Ämter.
Daher wird es erst einmal davon abhängen, ob der Händler so etwas akzeptiert. Man könnte auf Kulanz spekulieren wenn der Händler es überhaupt merktdass es eine Kopie ist, aber das klappt wahrscheinlich nicht zu 100%. Das Einfachste wird sein, das Original aufzuheben.

 

[GiGaKoPi]

Die meisten Händler senden die Rechnung heutzutage doch eh per Mail als PDF zu.

Letztendlich ist eine Rechnung ja nichts anderes, als der Nachweis, Ware A zu Tag Y gekauft zu haben. Da müsste es theoretisch ausreichen, wenn ich die Rechnungsnummer auf ein Blatt Papier schreibe, damit der Händler das eben selbst prüfen kann.
Das wird bei den meisten Händlern mit Sicherheit auch funktionieren. Und wenn die wenigen, die da nicht mitspielen, rechtlich mit durchkommen, wäre das halt mal wieder typisch deutsch.

 

[TheNam3less]

Die meisten Händler senden die Rechnung heutzutage doch eh per Mail als PDF zu.

Guter Punkt.. Und dann gerät man an den, der eine selbst erstellte Kopie nicht akzeptiert.
Aber jeder anständige Händler hat seine Rechnungen auch irgendwo in seinen Datengräbern hinterlegt, also sollte man das zumindest mit der Rechnungsnummer nachprüfen können. Rein technisch wäre das möglich.

 

[ThomasK_7]

Da sogar Urkunden vor Gericht im digitalen Format akzeptiert werden,..

Wo regelmäßig genau bitte schön?

 

[P4ge]

sind eingescannte Rechnungen genauso wirksam wie Originalrechnungen?

Aus steuerlicher Sicht nur so viel:

10 Jahre aufbewahren sowohl digital als auch Papier. Bekommst du die Rechnung Digital, musst du diese Mail/Rechnung 10 Jahre aufbewahren, der reine Ausdruck kann verworfen werden. Umgekehrt, Original einscannen und Papier wegschmeißen gilt genauso.

Übertragbar ist dies auch auf den Privatbereich. Natürlich kann der Händler z.B. MediaMarkt es akzeptieren, dass du nur einen PC Ausdruck deines Bon´s besitzt. Solltest du aber immer wieder Reklamationen haben, die nur mittels solcher Ausdrucke geschehen, darf sich auch Media-Markt fragen ob das alles sauber ist.

 

[Tandeki]

@Labtec: danke, die c't zum ersten Artikel müsste ich hier noch irgendwo haben.

@ThomasK_7: das ist eigentlich nicht direkt das Thema hier aber vor dem Arbeitsgericht habe ich über Jahre beobachtet, dass gescannte Dokumente physikalisch vorhandenen in der Beweiskraft nicht nachstanden.

Zudem habe ich das hier gefunden:

Ersetzendes Scannen von Dokumenten führt nicht zwangsläufig zu Nachteilen in der Beweisführung vor Gericht. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie, welche die Projektgruppe verfassungsverträgliche Technikgestaltung (provet) der Universität Kassel gemeinsam mit dem Steuerberatungs-Softwarehaus Datev erstellt hat. Dazu wurden 14 Gerichtsverfahren mit unterschiedlichen Fällen simuliert - sieben vor einen Finanzgericht sowie sieben vor einem Zivilgericht.

Quelle: https://www.kommunen-in-nrw.de/mitg...t.html?cHash=654da74662bdc7c5c922e97e927d4538

Dazu kommt noch:

In Gerichtsprozessen gelten digitale Kopien von Dokumenten als gültiger Augenscheinbeweis (nach § 371 Abs 1 ZPO). Das trifft selbst dann zu, wenn das Dokument lediglich mit einer Digitalkamera oder einem Smartphone abfotografiert wurde. Bei Rechnungen ist allerdings wichtig, dass sämtliche relevante Informationen zum Kauf vorhanden und gut lesbar sind. Dazu gehören Informationen wie der Preis, das Kaufdatum, die Belegnummer als auch Angaben zum Verkäufer (bspw. Name der Verkaufsstelle).

Quelle: http://blog.rewoo.de/sind-eingescannte-rechnungen-gueltig/

@P4ge und TheNam3less : das ist ja genau mein Problem. Ich will nicht von der Toleranz des Verkäufers abhängig sein, ich will wissen, was meine Rechte hier sind. Die obige Quelle sagt hierzu:

Rechtlich gesehen reichen digitale Kopien von Rechnungen vollkommen aus und sind ebenso gültig wie Originalbelege. In der Praxis kann es aber unter Umständen zu Komplikationen kommen, wenn kein Original mehr vorliegt. Hier kann man zwar über den Rechtsweg den Fall für sich entscheiden, allerdings sind damit Aufwand, Kosten und Nerven verbunden, wo man abwägen muss, ob es das einem im Einzelfall wert ist. Möchte man das umgehen, sollte man vielleicht doch die ein oder andere besonders wichtige Rechnung etwas länger im Original aufheben. Ansonsten ermutigt die Rechtssituation jedoch zum fleißigen Scannen und Schreddern, und bringt uns damit einen Schritt näher zum papierlosen Büro.

Quelle: s.o.

 

[Idon]

Bei einem Gewährleistungsfall musst du überhaupt keine Rechnung vorlegen, ein einfacher Nachweis, dass in dem Laden gekauft wurde, reicht. Das kann auch durch einen Zeugen geschehen, einen Kontoauszug, whatever.

In Garantiebedingungen kann und darf die Originalrechnung gefordert werden. Dies wird meiner Erfahrung nach aber sehr lasch umgesetzt, sprich, auch Duplikate o. ä. wurden bei mir bisher akzeptiert.

Letztlich kommt das aber natürlich auf den exakten Einzelfall an.

 

[P4ge]

das ist ja genau mein Problem. Ich will nicht von der Toleranz des Verkäufers abhängig sein, ich will wissen, was meine Rechte hier sind.

Sorry aber genau das bist du.
Wie Idon schon sagte, das ist so individuell wie alles im Leben. Du kannst Händler finden die sich weigern Dublikate anzunehmen, obwohl sie rechtlich gleichgestellt sind. Es gibt auch Händler da kannst du auf nur dein Handy mit einem Foto von der Rechnung vorzeigen und alles klappt.

 

[Tandeki]

Ja naja, Idioten wird es immer geben. Aber wenn ich weiß, dass ich im Streitfall meinen Anwalt mit der Sache betrauen kann, weil ich im Recht bin, dann hilft mir das eben, mich grundsätzlich für das papierlose Büro zu entscheiden.

 

[M@rsupil@mi]

Du willst auf der sicheren Seite sein, dann heb den Original-Wisch auf. Kostet dich weder Zeit noch nennenswerten Platz.

 

[Tandeki]

Thema verfehlt. Es geht um das Einscannen von Rechnungen, da kann nicht "gib's auf" die Lösung sein. Jedenfalls nicht für mich.

 

[TheNam3less]

Dann hast Du ja die Frage für Dich quasi schon geklärt.
Du digitalisierst alles und lebst mit dem "Risiko", dass möglicherweise der ein oder andere Vertragspartner da nicht mitspielt (was für Dich wohl nicht das Problem ist).
Abgesehen davon solltest Du ein ausreichendes Sicherungskonzept haben, um bei Datenverlust nicht mit runtergelassener Hose dazustehen.

 

[Tandeki]

Du hast meine Frage offensichtlich nicht verstanden.

Ich kann doch mit jedem Risiko leben, ohne hier im Forum nach Erlaubnis zu fragen. Hier geht es darum, welche rechtlichen Grundlagen bestehen, auf deren Basis eine digitale Archivierung von Rechnungen erfolgen kann.

Eine gültige Antwort wäre dann z.B. "Im Gesetzbuch XY steht in § Z, dass Rechnungen auch in digitaler Form Gültigkeit haben." oder "Urteil X hat festgestellt, dass auch digitale Rechnungen gültig sind.".

Unsinn ist aber "behalte das Papier" oder "lebe mit dem Risiko", denn sie beantworten a) die Eingangsfrage nicht und b) gehen damit komplett am Thema vorbei.

 

[Thorle]

Selbst im B2B Bereich ist das meines Wissens nach nicht eindeutig gesetzlich geregelt. Also bleibt nur zweigeleisig zu fahren oder nur Papier. Wenn du es für dich so willst, dann tue es mit dem gewissen Risiko. Wenn du das nicht verstehen möchtest, erübrigt sich eine weitere Diskussion.

 

[Tandeki]

Klar ist es im B2B-Bereich eindeutig geregelt. Das ist ja mein Problem hier: ich frage nach Wissen und Leute wie Du antworten mit Raten. Das hilft bei der Frage nach verlässlichen Informationen absolut nicht weiter.

 

[Idon]

Ich nahm an, dass ich deine Fragen bereits deutlich und umfangreich genug beantwortet habe.

Gewährleistung = Originalrechnung entbehrlich = digitale Kopie ok = wichtig ist der Nachweis, wo und wann gekauft wurde (und eventuell zu welchem Preis)
Garantie = was auch immer in den Garantiebedingungen steht

Zu deinem Anwalt musst du auch nicht gleich laufen. Die meisten Firmen knicken nach den ersten 1-4 ordentlichen Briefen ein, die müssen nicht mal sonderlich juristisch sein. Ansonsten kannst du ja z. B. hier im Forum grob nach der Anspruchsgrundlage fragen, solange daraus keine Rechtsberatung im Einzelfall wird, ist alles ok.

 

[TheNam3less]

Wie schon im ersten Post von mir erwähnt: im öffentlichen Sektor ist die Verwendung der elektronischen Signatur erforderlich. Eine quasi analoge Regelung gibt es auch im BGB (§126a BGB). Hier ist von der elektronsichen Form als Ersatz für die schriftliche Form die Rede, die nur erreicht werden kann, wenn eine "qualifizierte elektronsiche Signatur" verwendet wird. Was eine qualifizierte elektronische Signatur ist regelt der §2 Punkt 3 SigG.
Dies kannst Du quasi als Vorlage für die Erzeugung Deiner digitalen Kopien verwenden.

Folgende Wikis sind erwähnenswert:
https://de.wikipedia.org/wiki/Formanpassungsgesetz
https://de.wikipedia.org/wiki/Elektronische_Signatur

Juristisch genug? Ich möchte nur darauf hinweisen, dass man in einem Computerforum nicht unbedingt auf juristische Vollprofis trifft..
Alle Angaben ohne Gewähr, nur als Gedankenanstoß. Eine lückenlose Aufklärung in diesem Thema bekommst Du von Deinem Fachanwalt.

 

[Tandeki]

Vielen Dank!