Suche Programm zur Erstellung von Dienstplänen

littlestupid

Cadet 3rd Year
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Sep. 2020
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41
Hallo allerseits,

ich suche ein Programm, mit dem ich Dienstpläne erstellen kann. Folgende Voraussetzungen:
  • Das Programm muss kostenlos und portabel sein, da ich keine Admin-Rechte habe
  • Ich muss Zeiten für Mitarbeiter einpflegen können, an denen diese nicht im Dienstplan eingeteilt werden dürfen
  • Urlaube müssen eintragbar sein und die Stunden an der Wochenarbeitszeit des Mitarbeiters berechnen
  • Ich muss Schichten definieren und an einzelnen Tagen flexibel verändern können
  • Es muss mit wenigstens 15 Mitarbeitern pro Team funktionieren
  • Mitarbeiter müssen einpflegbar sein, ohne einen eigenen Account zu besitzen (Praktikanten zB)
  • Wochenenden und Feiertage müssen farblich markiert oder markierbar sein
  • Ferien müssen ebenfalls markierbar sein
  • Der Dienstplan muss druckbar sein
  • Wünschenswert: Möglichkeit, die fertigen Pläne mit Mitarbeitern zu teilen
  • Wünschenswert: Integration in Office360 (Export in Excel zB), den Kalender oder eine eigene, schlanke App für iOS und Android
  • Wünschenswert: Überblick, welche Schichten pro Tag nicht belegt sind

Natürlich hab ich mir schon einige Angebote angesehen. Manche sind auch ganz interessant, aber alle scheitern an den ersten beiden Voraussetzungen.

Vielen Dank im Voraus und habt ein schönes Wochenende!
 
Vivendi?

Soweit ich informiert bin, gibt es diese Funktionalität nicht kostenlos.

Als ich nur 12 MA hatte, habe ich mir in Excel entsprechende Makros gebaut und mit automatisierter Formatierung gearbeitet.

Lass mich raten: Eure Dienstpläne werden noch in Excel erstellt, du hast die Geschäftsführung endlich davon überzeugen können, auf ein dafür gemachtes Programm umzusteigen und nun darf es nichts kosten.
 
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littlestupid schrieb:
Das Programm muss kostenlos und portabel sein, da ich keine Admin-Rechte habe
Das wird wohl das größte Problem in deiner Wunschliste sein.
 
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Excel wenn es kostenlos bleiben soll, dann aber noch etwas auf die Details achten.

Von wie vielen Mitarbeitenden reden wir denn? Wie viele einzelne Schichten und Arbeitsplätze sind zu besetzen?
So wie ich es aus deinen Infos herausnehmen konnte habt ihr pro Team mindestens 15 Mitarbeitende plus eventuelle Praktikanten etc..
Es macht ja schon einen Unterschied ob es 20 Mitarbeitende plus 2 Praktikanten pro Team sind und fünf Arbeitsplätze im drei Schichtsystem zu planen sind oder ob es für alle individuelle Arbeitsplätze und Zeiten gibt.
Ich komme aus der sozialen Arbeit, da gibt es bspw. keine unterschiedlichen Arbeitsplätze in dem Sinne, sondern 24h mit Anwesenheit und Doppeldienste etc. Wenn du aber in einer Montage arbeitest und bspw. mindestens 8 Maschinen dauerhaft besetzt sein müssen stellt das ja noch einmal andere Anforderungen an so eine Planung.

Es gibt nicht umsonst hunderte Dienstleister, die eben solche Lösungen anbieten. Dienstplanung ist nicht mal eben so gemacht. Ich würde mich auch ungern als einzelne Person oder Team in eine selbst ausgedachte Lösung einarbeiten. Das hat für Arbeitnehmer und Arbeitgeber eher Nachteile. Es sollte doch lieber eine Lösung sein, wo der Einstieg einfach gehalten wird.
Was machst du bei Krankheit, Urlaub, Unfall oder Kündigung, wenn du dir eine Lösung zusammensuchst? Kann das aufgefangen werden? Wenn du von Teams sprichst habt ihr ja mindestens zwei, also Minimum 30+ Mitarbeitende. Da kann man schon überlegen eine Software Lösung einzukaufen. Bei uns sind es 120+ Mitarbeitende, die aber auf Teams mit einer maximalen Größe von 6-8 Personen aufgeteilt sind und es gibt 24h, Tag- und Spätdienste. Es muss praktisch immer nur jemand im Dienst sein aber es gibt sonst keine Anforderungen. Da wir auch 365 Tage im Jahr arbeiten gestaltet sich das einfacher. Aber auch da sind die Excel Tabellen schnell an ihre Grenzen gestoßen. Vor allem beim Thema Zeiterfassung etc., die jetzt mit dem Dienstplan Programm verknüpft wurde.
Auch das ist ein Thema was du auf dem Schirm haben solltest. Wie kann die Zeiterfassung der Mitarbeitenden mit eingebracht werden.
 
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littlestupid schrieb:
  • Das Programm muss kostenlos und portabel sein, da ich keine Admin-Rechte habe
warum gibt es keine Admin Rechte, wenn das Tool fuer die Organisation im Unternehmen sein soll?

Bei den ganzen Anforderungen sehe ich auch nicht, wie das dann kostenlos sein soll? Irgendwer muss das ganze ja mal programmiert und designed haben, das kostet Zeit und Personal, daher auch Geld. Von einer Wartung der Tools ganz zu schweigen - spaetestens bei optionalen gewunschten Apps und der Office365 Integration muss man irgendwann bestimmt mal Aenderungen migrieren. Koennte da eher unrealistisch sein, mit kostenlos. Aber wer weiss, evtl. hat ja jemand eine Idee.

Ist wirklich gar kein Budget da? Ist das ganze ueberhaupt offiziell dann, oder an der IT und Rechtsabteilung vorbei (also falls es sowas gibt)? Wie werden denn bisher bei euch die Dienstplaene umgesetzt? Noch nicht digital vermutlich?
 
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abcddcba schrieb:
warum gibt es keine Admin Rechte, wenn das Tool fuer die Organisation im Unternehmen sein soll?

Ich vermute, es ist gemeint, dass nicht jeder der Benutzer der Software den Dienstplan (in gleichem Ausmaß) bearbeiten darf.
Z.B. Teamleiter dürfen nur für die MA ihres Teams den Plan erstellen, ist dieser erstmal von der Leitung und dem Betriebsrat bestätigt, dürfen keine Revisionen mehr vorgenommen werden etc.
 
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"Vivendi?"

Hab ich meinem Chef tatsächlich schon nahegelegt, aber Vivendi ist wirklich teuer. Letzten Endes wäre das aber das für unsere Einrichtung perfekte Programm.

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"Lass mich raten: Eure Dienstpläne werden noch in Excel erstellt, du hast die Geschäftsführung endlich davon überzeugen können, auf ein dafür gemachtes Programm umzusteigen und nun darf es nichts kosten."

Fast. Unsere DP werden in Excel erstellt, ja. Ich habe dafür auch eine Tabelle mit bedingter Formatierung und allem Pipapo erstellt, aber was mir am Meisten fehlt, ist die Möglichkeit, Zeiten für MA festzulegen, in denen diese nicht eingeplant werden dürfen - nicht nur für bestimmte Tage, sondern auch für bestimmte Dienste bzw Uhrzeiten.
Da unsere bisherige Dienstplanschreiberin aufhört, soll ich die Dienstpläne künftig vorbereiten. Leider hält unsere Geschäftsleitung sehr an Office365 fest - und das ist dazu nur mäßig geeignet. Ich würde auch ein Programm kaufen, wenn es sich als praktikabel erweist, aber die kostenpflichtigen Angebote laufen alle nur als Abo mit einem Preis pro Mitarbeiter. Und 50€ im Monat, nur damit der Dienstplan leichter zu schreiben ist, werde ich nicht bezahlt bekommen.

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"Excel?"

Nutzen wir aktuell dazu, ist aber unbefriedigend zum Planen. Ich hab keine Ahnung von Skripten, Makros und VB, sodass ich auf die Excel-eigenen Funktionen angewiesen bin (die wieder mit Kompatibilitätsproblemen bei älteren Versionen einhergehen).

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"ABC-Roster"

Hab ich mir auch schonmal angesehen. Sieht interessant, aber auch sehr unübersichtlich aus und muss leider installiert werden, sodass ich es nicht testen konnte. Aber es ist evtl. einen Versuch wert, wenn unser Admin aus dem Urlaub zurückkehrt.

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"Das wird wohl das größte Problem in deiner Wunschliste sein."

Das ist wahr. Ich muss das Programm aber testen und vorstellen können, bevor irgendetwas bezahlt wird. Die Testzeiträume sind dafür zu kurz, die müssten wenigstens zwei Monate betragen.

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"Von wie vielen Mitarbeitenden reden wir denn? Wie viele einzelne Schichten und Arbeitsplätze sind zu besetzen?"

Es handelt sich um 3-5 Teams mit jeweils 10-15 Mitarbeitern. Und je nach Team gibt es verschiedene Schichten, sodass zwei Mal 12 Schichten angelegt werden müssten. Das Ganze kann aber auch auf 3 Teams mit je 10-15 MA und 12 Schichten heruntergebrochen werden. Als kostenlose Variante würde mir auch ein Team mit bis zu 12 MA und 12 Schichten reichen, aber Abwesenheiten müssen eingepflegt werden können, das ist meist nur den Bezahlversionen vorbehalten. (3x Teams im Gruppendienst, 2x Küche und Facility, daher auch verschiedene Schichten)
Ich arbeite ebenfalls im sozialen Bereich, in der Jugendhilfe, und muss dementsprechend ebenfalls 24 Stunden besetzen.

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"Was machst du bei Krankheit, Urlaub, Unfall oder Kündigung, wenn du dir eine Lösung zusammensuchst?"

Ich soll die Dienstplanung "vorbereiten", die letztendliche Abnahme erfolgt durch die Gruppenleitung. Da ich das diesen Monat das erste Mal mache und mit der Excel-Lösung unzufrieden bin, suche ich nach Möglichkeiten, die ich meinen Kollegen anschließend vorstelle und vielleicht einführe; zunächst nutze ich es nur für die "Vorplanung" und übertrage alles in die Excel-Tabelle. Solche Veränderungen brauchen immer vieeeel Vorlaufzeit. Und: Ich schreibe den Plan nur für eine von drei Gruppen.
Zeiterfassung spielt dabei übrigens keine Rolle. Aber Zeiten zu beachten, in denen beispielsweise unsere studierenden Mitarbeiter nicht eingeplant werden dürfen, möchte ich festlegen, weil das die Planung wesentlich erleichtern würde.

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"Warum gibt es keine Admin Rechte, wenn das Tool für die Organisation im Unternehmen sein soll?"

Weil ich "nur" Mitarbeiter im Gruppendienst bin. Unser Admin würde mir auch etwas installieren, aber der ist im Urlaub und ich müsste dann auch wissen, welches Programm für meine Bedürfnisse geeignet ist, da er nicht immer verfügbar ist.

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"Ist wirklich gar kein Budget da? Ist das ganze überhaupt offiziell dann, oder an der IT und Rechtsabteilung vorbei (also falls es sowas gibt)? Wie werden denn bisher bei euch die Dienstpläne umgesetzt? Noch nicht digital vermutlich?"

Es wäre schon Budget da, aber dafür muss ich erstmal Überzeugungsarbeit bei Personen leisten, die sich mit solchen Dingen nicht befassen, was ich ohne die entsprechende Software nicht kann. Ich würde auch gern ein Programm kaufen, aber eben kein Abo-Modell. Offiziell ist das Ganze noch nicht, da sich von meinen Kollegen kaum jemand mit IT beschäftigt (wir schreiben Dienstprotokolle noch per Hand). Bisher werden die Pläne per Hand in Excel geschrieben, wobei eben alles beachtet werden muss, was in einer App eingetragen werden könnte (Stichwort Abwesenheitszeiten).
Einzig "Schichten", was in Microsoft Teams integriert ist, konnte ich bisher wirklich testen, aber das bietet die Möglichkeit, "nicht verfügbar"-Zeiten einzupflegen, auch nicht und ist recht unübersichtlich.

LG
 
Zuletzt bearbeitet:
littlestupid schrieb:
Weil ich "nur" Mitarbeiter im Gruppendienst bin.

Ich hoffe, du bekommst dafür mindestens eine Funktionszulage.

littlestupid schrieb:
Es wäre schon Budget da, aber dafür muss ich erstmal Überzeugungsarbeit bei Personen leisten, die sich mit solchen Dingen nicht befassen,

Wir haben Vivendi eingeführt, nachdem die Firma dafür bei der Geschäftsführung selbst Werbung gemacht hat.

Es ist in der (stationären) Jugendhilfe leider überall das gleiche Elend…

Bei dem, was du beschreibst, gibt es meiner Erfahrung nach kein geeignetes Programm. Als ich noch die Bereichsleitung für verschiedene Einrichtungen mit insgesamt ~70 Mitarbeitern war, hab ich lange dafür gekämpft, ein ordentliches Programm dafür einzufordern. Letztendlich hat die Vivemdi-Firma unsere Geschäftsführung mit der Integrationsfunktion in die Personalabteilung überzeugen können. Damit erübrigte sich, dass jeder Mitarbeiter individuelle Arbeitszeitnachweise schreiben muss, die dann mit den offiziellen Arbeitszeiten abgeglichen werden mussten. Nun benötigt die Personalabteilung einen Bruchteil der Zeit für die Lohnabrechnung.

Bis dahin musste ich es eben mit Excel samt Makros und diverser Formeln lösen…

Man könnte nochmal nach einer besser geeigneten Excel-Vorlage suchen, die wird es vielleicht geben.
 
Abe81 schrieb:
Ich hoffe, du bekommst dafür mindestens eine Funktionszulage.
Das wird stark auf den Arbeitsbereich ankommen. Bei uns im sozialen gibt es dafür nix. Der Teamleiter bekommt als Teamleiter ein ganz klein bisschen mehr. Der stellvertretende Teamleiter bekommt gar nix. Ich mache bei uns bspw. die Kasse und betreue das Programm. Da gibt es nix extra.

@littlestupid
Aus welchem Bereich kommt dein Unternehmen? Habt ihr sonst nur Office in Nutzung? Bei uns im Sozialen haben wir bspw. auch Doku zu führen etc. Schlussendlich wurde bei uns ein Programm eingeführt, welches Doku, Zeiterfassung und Dienst- bzw. Urlaubsplanung komplett abdeckt. Vllt. habt ihr bei Euch auch ein Programm in Nutzung, welches mit einem Modul erweitert werden könnte.
Bei uns war es zumindest so, dass durch die neuen Regelungen (Zeiterfassung, Datenschutz etc.) eine Lösung über Excel so nicht mehr korrekt war. Habt ihr da einen, der sich mit den Punkten befasst? Nicht dass du dir eine Lösung überlegst, die der rechtlichen Prüfung nicht stand hält.
Du sagst du musst vorbereiten für eine Gruppe, wie machen es die beiden anderen? Du bist dann ja nicht der Einzige, der für seine Gruppenleitung den DP vorbereitet.
Wie @Abe81 das schon richtig anmerkt. Bei uns ist es auch so, dass die DPs irgendwann festgeschrieben sind und nicht geändert werden. In der Vorplanung können wünsche bspw. mit eingetragen werden, also Mitarbeitende tragen ein wann Sie nicht können/wollen. Wenn es klappt wird das berücksichtigt. Dann wird alles festgeschrieben. Bereichsleitung schließt das ganze und über den Vergleich Soll- und Ist-Plan wird gleichzeitig auch die Arbeitszeiterfassung realisiert. Jeder muss am Ende des Monats seinen Ist-Plan kontrollieren, Änderungen eintragen und dann der Bereichsleitung zur Verfügung stellen.
Ein wenig Umstellung war es, erleichtert die Arbeit jetzt aber ungemein. Vorher gab es Excel DP, Excel Arbeitszeiterfassung und alles war jederzeit änderbar.
Schau doch mal ob es in deiner Branche schon solche Programme gibt.
Habe mal in einer Veterinärmedizinischen Praxis gearbeitet, die hatten ein Vet-Programm, wir haben unser Jugendhilfe Programm. Je nach deiner Branche gibt es da vllt. schon Lösungen. Vivendi ist ja bspw. nicht Branchengebunden, sondern kann vielfältig genutzt werden.
Wenn du Überzeugungsarbeit leisten willst sind Kosten immer wichtig. Es lohnt sich mal durchzurechnen und aufzustellen, was der Vorplaner und der Gruppenleiter für Zeit und damit Kosten investieren muss um alles rechtlich sicher und Datenschutzkonform abzuarbeiten. Meist sind das doch etliche Stunden im Monat, die als Kosten meist höher sind, als die eines schnell und ordentlich funktionierenden Programmes. Weil Office mit dem Programm zu vergleichen und nur die Programmkosten dazu zu nehmen ist nicht gerade ein ordentliches Abbild. Wenn du mit Excel 5h investieren musst und mit dem neuen Programm nur 2h, dann kann sich das auch so durchaus rechnen. Auch sowas auf dem Schirm haben.
 
Millkaa schrieb:
[Die Vergütung über Funktionszulage] wird stark auf den Arbeitsbereich ankommen.

Na ja, eben auch von dem Druck der Angestellten über MA-Gespräche, Betriebsrat, Gewerkschaften, Streiks usw.

So sind bei uns etliche Extra-Vergütungen, extra Urlaubstage etc. zustande gekommen.

Millkaa schrieb:
Bei uns war es zumindest so, dass durch die neuen Regelungen (Zeiterfassung, Datenschutz etc.) eine Lösung über Excel so nicht mehr korrekt war.

Das ist nochmal ein wichtiger Punkt… bei uns wäre das mit Excel auch kaum noch datenschutzkonform umzusetzen. So steht im offiziellen DP nicht mehr U[rlaub], sondern A[bwesenheit] (was nicht nur Urlaub beinhaltet), weil der Abwesenheitsgrund dem Datenschutz unterliegt. In Vivendi ist intern der Abwesenheitsgrund erfasst, liegt also der Personalabteilung vor, aber im DP für die andern MA ist es nicht ersichtlich. Solche Dinge werden bei Excel schnell sehr kompliziert, weil sich viele Abhängigkeiten über viele Tabellen/Arbeitsblätter ergeben.
 
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Abe81 schrieb:
Na ja, eben auch von dem Druck der Angestellten über MA-Gespräche, Betriebsrat, Gewerkschaften, Streiks usw.

So sind bei uns etliche Extra-Vergütungen, extra Urlaubstage etc. zustande gekommen.
Das ist ein anderes Thema, aber ja es wird viel gemacht. Wir gehören aktuell zum Tarifvertrag Caritas, der an den TVöD angelehnt ist. Da gibt es für diese speziellen Bereiche noch nichts. Liegt aber auch daran, dass es eben nicht offiziell ist. Offiziell macht es der Teamleiter. Die anderen sind Mitarbeitende im Gruppendienst. Ich nehme meinem Teamleiter Arbeit ab, bin aber nicht offiziell stellv. Teamleitung, so dass das irgendwie bei den Perosnalern so gepflegt wird. Das ist eher was Zwischenmenschliches. Der eine hilft dem anderen, in einem gut funktionierenden Team schaut man, dass man nicht nur Dienst nach Vorschrift macht, sondern so arbeitet, dass es für das Team am effektivsten ist und man Spaß an der Arbeit hat.

Thema Datenschutz etc. sollte echt noch einmal angeschaut werden, da kann man schnell ins Fettnäpfchen treten.
 
"Schau dir mal QTime an"

Mache ich gerade. Sieht gar nicht uninteressant aus, ist aber erstmal ultrakompliziert. Momentan scheitere ich daran, eine Schicht festzulegen, die Abends beginnt und morgens endet. Aber mal schauen. Ich bin auch noch nicht sicher, ob ich da die "Nicht verfügbar"-Zeiten der MA einpflegen kann.


"Es ist in der (stationären) Jugendhilfe leider überall das gleiche Elend…"

Allerdings. Zu wenig Personal, zu wenig Budget. Aber mal nebenbei: Kannst du mir verraten, was Vivendi so ungefähr kostet? Im Netz finde ich dazu keinerlei Angaben.


"Bis dahin musste ich es eben mit Excel samt Makros und diverser Formeln lösen…"

Makros kann ich halt nicht. Kann man mit Makros mein "Nicht verfügbar"-Problem lösen?
Um das kurz zu erläutern: Wir haben im Team Eltern, Praktikanten und Studierende, die jeweils zu bestimmten Zeiten nicht können (Person A beispielsweise täglich erst ab 7 Uhr und keine Spät/Nachtdienste, Person B Mo, Mi und Fr erst ab 16:30 Uhr, Person C nur für Nachtdienste und so weiter). Diese ganzen Zeiten beim Planen zu beachten, dazu Termine, Wünsche und genügend freie Tage im Blick haben sorgt dafür, dass das Planen ewig dauert und ich ständig Änderungen vornehmen muss. Ich will, dass diese Zeiten eingepflegt und automatisch blockiert werden, sodass ich den MA dort nicht einteilen kann.


"Bei uns im sozialen gibt es dafür nix."

Richtig. Ein Grund mehr, es mir so leicht wie möglich zu machen.


"Aus welchem Bereich kommt dein Unternehmen? Habt ihr sonst nur Office in Nutzung?"

Wir sind eine Jugendwohngruppe der stationären Jugendhilfe. Und ja, wir nutzen fast ausschließlich Microsoft Office. Das Einzige, was ich dort erweitern kann, ist Teams mit seinen Apps, wo auch eine Schichtplan-App ("Schichten") dabei ist. Die habe ich getestet, die hätte Microsoft sich auch sparen können.
Bis so Sachen wie Zeiterfassung bei uns ankommen, wird wohl noch etwas dauern.


"Du sagst du musst vorbereiten für eine Gruppe, wie machen es die beiden anderen? Du bist dann ja nicht der Einzige, der für seine Gruppenleitung den DP vorbereitet."

Normalerweise macht das die stellvertretende Gruppenleitung. Unsere hört aber zum Ende des Monats auf und wir haben noch keinen Ersatz, weil unsere jetzige GL eigentlich auch nur Stellvertretung ist und unsere eigentliche GL in Mutterschaft. Und da ich in unserem Team der Einzige bin, der sich auch nur ansatzweise mit IT befasst, darf ich diese Aufgabe künftig übernehmen.
Die jetzigen "Vorschreiber" sitzen immer stundenlang an den Excel-Tabellen, wenn sie vorplanen. Das möchte ich schlichtweg nicht.


"weil der Abwesenheitsgrund dem Datenschutz unterliegt. In Vivendi ist intern der Abwesenheitsgrund erfasst, liegt also der Personalabteilung vor, aber im DP für die andern MA ist es nicht ersichtlich."

Das ist ein gutes Argument, das ich mir merken muss. Datenschutz ist sowieso so ein Thema, über das ich mir den Mund fusselig rede.


"Offiziell macht es der Teamleiter. Die anderen sind Mitarbeitende im Gruppendienst."

Ja, exakt das. Ich bin auch Mitarbeiter im Gruppendienst. In einem guten Team werden Aufgaben auch nach den Interessen und Kenntnissen der Mitarbeiter verteilt, deswegen krieg ich immer die IT-Aufgaben, wenn es um etwas geht, was ich als Nicht-Admin lösen kann.
 
littlestupid schrieb:
Ja, exakt das. Ich bin auch Mitarbeiter im Gruppendienst.
Zu zitieren
Es ist besser wenn du den Text, de du zitieren möchtest, unterlegst, dann zitieren anklickst.
Da öffnet sich ein neuer Beitrag, mit dem @ Usernamen und dem Textzitat. Bild 1
1 Zitat .png
Das braucht man dann, nur das Zitat des Users anzuklicken, und kommt zu dem Beitrag.
Bei deiner Weise muss man den Text kopieren und suchen, wer das geschrieben hat.
Siehe So zitiert man Teile eines Beitrags und vermeidet Fullquotes
 
Joe58 schrieb:
Es ist besser wenn du den Text, de du zitieren möchtest, unterlegst, dann zitieren anklickst.
littlestupid schrieb:
Danke für den Tipp. Ich hab meine Antworten immer per Notepad geschrieben, weil ich auf alle Antworten auf ein Mal antworten wollte. Offensichtlich kann ich aber auch leicht aus mehreren Beiträgen zitieren (hier getestet), werd' ich dann künftig so machen.
 
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littlestupid schrieb:
Kannst du mir verraten, was Vivendi so ungefähr kostet?
Das ist leider nicht so einfach. Das richtet sich danach, wieviel MA man damit verwaltet, auf wievielen Rechnern es läuft, wer im Umgang geschult werden muss etc. Das kann man nur anfragen.

littlestupid schrieb:
Makros kann ich halt nicht. Kann man mit Makros mein "Nicht verfügbar"-Problem lösen?
Das war bei mir, als ich lediglich 12 MA planen musste, bereits fummelig. In einem extra Arbeitsblatt hab ich die Arbeitszeiten der MA definiert, das Arbeitszeitkonto mit Plus-und Minusstunden und nach Erstellung des Dienstplans die Makros laufen lassen, um mir Fehler oder Warnungen auszugen.
Dann hatte ich noch ein Dokument, in dem genau die Abfolge der Erstellung definiert war. Sowas wie "Erst Urlaub/geplantes Krank/Wunschfrei/Schultage etc. eintragen, dann Wochenenden planen, dann Nächte planen etc." und dann eben zum Schluss die Makros laufen lassen, die - neben den bedingten Formatierungen - nochmal alles überprüft haben.

Das großartige an Programmen zur Dienstplanerstellung: Du definierst das alles vorher und klickst dann nur noch auf "Dienstplan erstellen" und das Programm nimmt dir das ab. Das kann Excel natürlich nicht.

littlestupid schrieb:
In einem guten Team werden Aufgaben auch nach den Interessen und Kenntnissen der Mitarbeiter verteilt, deswegen krieg ich immer die IT-Aufgabe
Na ja, das kann man sich natürlich solidarisch abnehmen. Aber irgendwann sollte man (in Absprache mit den KollegInnnen, die man ja nicht damit treffen will) die nicht definierte Arbeit ablehnen. Je mehr Arbeiten man ablehnt, für die man nicht qualifiziert ist/eingestellt ist (die nicht in der Stellenbeschreibung definiert sind), desto schneller bekommt man Personal dafür - z.B. mehr IT-Arbeitsstunden, extra Sachbearbeiter etc. Das kann ich euch nur als Rat mitgeben. Wir (mit mir als Bereichsleiter, verantwortlich für drei Einrichtungen und über 100 MA) haben uns da gegenüber der Geschäftsführung abgestimmt und dieser oft zurückgemeldet: Arbeit xy kann nicht gemacht werden, da niemand dafür qualifiziert ist/da die Stunden dafür fehlen etc. Dann erst wird das in den Kostenverhandlungen mit der Kommune aufgenommen und man bekommt mehr Personal... Ansonsten reibt man sich auch im besten und solidarischten Team auf und fällt irgendwann aus.
 
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