Tablet Unterstützung für Büroarbeit

[Shark1705]

Hallo zusammen,

ich möchte gerne mal das Schwarmwissen anzapfen. Ich überlege die ganze Zeit, wie ich die Arbeit meiner Mitarbeiter weiter erleichtern kann.

Speziell geht es mir um die Arbeit mit E-Mails und deren weiteren Bearbeitung während der Eingabe im ERP-System. Als aktuelle technische Ausstattung besitzt jeder Mitarbeiter ein Monitorsetup nach seinen Wünschen, also 2x 24" oder 2x 27" oder 1x 34" oder 1x 38" oder 1x 49", also zusammengefasst ist genügend Monitorfläche zum anständigen Arbeiten vorhanden. Trotzdem fällt auf, dass ca. 50% der Mitarbeiter sich Mails ausdrucken nur um gewisse Inhalte dieser Mail farblich zu markieren um sich die Eingabe in das ERP System zu erleichtern. Nach der Eingabe verschwinden die Zettel im Papierkorb, da wir grundsätzlich alles digital archivieren, was auch problemlos funktioniert.

Für sonstige Notizen hat jeder Mitarbeiter ein ReMarkable, welche wirklich genial sind. "Leider" sind diese nur mit E-Ink Displays augestattet und der Import von PDF Dokumenten verlangt immer einen Zwischenschritt über das Abspeichern des Dokumentes und dem Importieren über die App.

Meine Frage ist jetzt, ob jemand Erfahrung hat mit einem Grafiktablett hat, auf dem man sich in entsprechender Größe ein A4 Dokument hochkant anschauen und auch gewisse Stellen wie mit einem Textmarker markieren kann.

Wir hatten auch schon an ein normales Tablet gedacht, jedoch gibt es hier die Herausforderungen mit öffentlichen Ordner auf einem Exchangeserver und auch ist das Schreibgefühl nicht wirklich mit einem Stift vergleichbar. Getestet wurden in diesem Bereich Ipad Pro, Ipad Pro 12,9", X1 Yoga, HP Dragonfly, Lenovo 9i.

 

[blablub1212]

Ich würde anders ansetzen. Warum drucken Mitarbeiter die Mails aus um sich Punkte zu markieren?

Evtl. gibt es eine elegantere Möglichkeit, wenn wir das warum kennen.

Ist evtl. die Eingabe zu kompliziert?
Sind die Daten in den Mails unstrukturiert?
Ist Email der richtige Kanal hierfür?

Evtl. könnte man die Daten strukturieren und die Übergabe ins ERP automatisieren und dadurch evtl. sogar die Mitarbeiter entlasten und mehr Zeit für andere Tätigkeiten schaffen…

 

[Roesi]

Bei uns in der Firma das gleiche.
Gibt immer Situationen wo man mit der Hand um Welten schneller ist statt mit Maus.

Wir nehmen iPads mit dem Apple Stift und lassen das iPad als weiteren Monitor laufen am Windows Pc.
So lassen sich z.B. PDF super schnell bearbeiten, speichern und weiter verschicken oder ablegen.

 

[Shark1705]

@blablub1212

Ja den Einsatz hatten wir auch schon verfolgt, jedoch sind bereits zwei Anbieter an dieser Aufgabenstellung gescheitert. Auch bin ich hier für Vorschläge offen, das letzte Mal waren wir mit Ximantis im Rennen. Wir werden als ERP-System Dynamics NAV, von dem wir auch eine Entwicklerlizenz im Haus haben.

An der Struktur der Mails selber kann leider nicht viel verändert werden. Wir bedienen aktuell ca. 3.000 Kunden (nur B2B Geschäft) weltweit, von denen wir Bestellungen, Vorschauen, Rahmenverträge per Mail erhalten. Im schlimmstenfall haben wir ca. 3.000 verschiedene Belegstrukturen auf denen wir keinen Einfluss haben. Das kann man etwas zusammenfassen, da man sehr wohl anhand des Belegaufbaus erkennen kann, dass die Struktur von SAP und diversen anderen Programmen immer die gleiche ist.

Was markieren denn die MA:

• Lieferadressen
• externe Belegnummern
• Abweichungen von Standardversandanweisungen
• UID Nummern
• Artikelnummern, Mengen Preise

Aus meiner Sicht geht es nur darum, wichtige Eckdaten der Kundenbelege farblich hervorzuheben, nicht mehr und nicht weniger. Es scheitert also erst einmal nicht am Prozess der Eingabe. Die Dokumente müssen auch nicht gespeichert werden.

Im Bereich des Vertriebes können wir leider gar keine automatisierten Eingaben vornehmen. Hier werden Zeichnungen erstellt usw.

@Roesi
Wie habt ihr die Tablets an den Windows PC gebunden?

 

[blablub1212]

Wir haben für die Produkte, die wir verkaufen, einen B2B-Webshop mit unserem ERP verbunden (SAP S/4 HANA und Hybris Commerce).

Für die Produkte die wir einkaufen haben wir unser ERP mit einer Einkaufsplattform verbunden (Onventis & SAP Ariba)

In beiden Fällen erhalten wir strukturierte Daten und verschicken strukturierte Daten. In der Regel ist damit dann ein manuelles Doing nicht mehr notwendig.

Die Webshop-Integration mit MS Navision ist definitiv möglich. Das habe ich bereits selbst gemacht (Webshop war Magento).

Unsere Kunden bekommen beim Einkauf über den Webshop ein paar Prozent Rabatt und nutzen das so inzwischen auch zu über 90%. Was dazu führt, dass die Prozesskosten bei uns massiv gesunken sind.

 

[Shark1705]

Wer hat denn von einem Shopsystem geschrieben? Unser Shopsystem ist eher unter ferner liefen. Auf dem Vertriebskanal werden ca. 2% unseres Umsatzes erwirtschaftet. Eine Verknüpfung der SQL Datenbank mit der MariaDB ist auch weniger das Hexenwerk.

Ich rede von den Mails die uns die Kunden über deren Systeme verschicken, nicht alle nutzen EDI Schnittstellen.

Es ist auch sehr schwer einen Liebherr, Claas usw. zu überzeugen über einen Shop zu bestellen.

Des Weiteren geht es nicht nur um das reine Bestellwesen, sondern auch um weitere Bearbeitungen die man auf einem Blatt Papier vornimmt, aber im Anschluss wird das Papier weggeschmissen.

Mir fallen sofort zwei weitere Beispiele ein:

• Ableitung von 3D-Modellen aus Kundenzeichnung und dem Abstreichen der Merkmale, dass man auch in der Ableitung alle Merkmale vermerkt hat
• Programmierung 3D-Messmaschine und der Markierung bzw. Nummerierung der Prüfmerkmale

 

[Roesi]

@Roesi
Wie habt ihr die Tablets an den Windows PC gebunden?

Wenn ich das richtig gerade im Kopf habe über die Duett Display App.

 

[Shark1705]

Wie sieht es da mit der Verzögerung aus? Anscheinend läuft das Ganze ja als Cloudlösung oder sehe ich das verkehrt?

 

[Roesi]

Das weis ich nicht, das hat die IT eingerichtet.
Aber eine Verzögerung merkt man da nicht.
Speicherzeit und Öffnungszeit wie der Rest vom Windows PC.