Tech Stack für Mail Kommunikation

[looperna]

Hallo,

es gibt ja Anbieter wie z.B. Rapidmail (https://www.rapidmail.de/). Wenn man nun eine App hat, wo sich Nutzer registrieren müssen, dann müssen ja auch Registrierungsmails versendet werden. Ab und an auch etwas Newsletter und wenn sich jemand von außen an kontakt@domain.de wendet, muss ich das auch sehen und beantworten können.

Wie genau ist dann der Tech Stack aufgebaut? Wenn man Rapidmail hat, dann kann man das einfach für alle 3 Dinge nutzen? Können sich Mitarbeiter dann ganz einfach mit Thunderbird anmelden und Mails die an kontakt@domain.de gingen, beantworten?

Wie würde eure Auswahl aussehen, wenn ihr eine App hättet, wo eben die 3 genannten Dinge anfallen würden?

Vielen Dank euch und liebe Grüße

 

[tollertyp]

Irgendwie habe ich den Eindruck, dass hier von 3 unabhängigen Dingen gesprochen wird, die irgendwie zwanghaft in einen Tech Stack gepresst werden.

1. Also Benutzer-Registrierung läuft über einen Server. Welche Technologie der einsetzt ist relativ wumpe, wichtig ist halt, dass er E-Mails versenden kann (bzw. das E-Mail-Versenden eben anstoßen kann).
2. Newsletter versenden hat mit der App und der Registrierung ziemlich wenig zu tun. Da ist die Herausforderung halt die Empfängerliste zu verwalten. Das wird dann sicher über irgendwelche Benutzerdaten erfolgen, aber hat mit der Registrierung erst mal nichts zu tun.
3. Und ob ein Mitarbeiter sich bei dem E-Mail-Postfach anmelden kann hängt vom Postfach ab.

Zudem dürfte der Technologie-Stack auch sehr von der zu erwartenden Nutzerzahl abhängen...

 

[CitroenDsVier]

+1

Ergänzungen zur Antwort von @tollertyp :
1. Die Benutzer-Registrierung läuft zum Großteil in der Anwendung ab (Backend der Anwendung). Eingegebene Daten werden überprüft, Nutzer in der DB angelegt, Bestätigungsmail versandt. Für Letzteres brauchst du einen Mailserver, über den du bspw. per SMTP Mails versenden kannst.
Möglicherweise enthält die Bestätigungsmail einen Bestätigungslink, der wiederum auf deine App zeigt und ein individuelles Token enthält (das möglicherweise irgendwann abläuft usw...). Möglicherweise wird der Benutzer erst dann in der DB als "aktiv" o.ä. markiert. Wir kennen ja deine App nicht...
2. Newsletter können natürlich auch von der App angestoßen werden, aber praktisch wird so etwas eher von außen gestartet, weil du ja den Inhalt des Newsletters selbst beeinflussen willst (es sei denn, deine App ist so umfangreich, dass sie das auch abbildet). Im Prinzip brauchst du hier von der App nur die Mailadressen der Nutzer aus der DB.
3. Abrufen der Mails geht komplett an deiner App vorbei (again: es sei denn, deine App will das auch abbilden, aber wir gehen hier erstmal vom Minimalbeispiel aus).

 

[tollertyp]

Und da wir nichts über den Sinn der E-Mail-Adresse wissen, können wir eben auch nicht sagen, wie man das Postfach am besten realisiert, oder ob am Ende nicht jeder Mitarbeiter E-Mails mit eigenem Postfach aber entsprechender Reply-To-Adresse usw versenden sollen.

Auf theoretische Fragen kann es auch nur theoretische Antworten geben, die in alle möglichen Richtungen gehen. Wie sinnvoll sie dann konkret sind kann man halt nicht grundsätzlich sagen.

 

[looperna]

Ich habe wohl ein Talent mich so auszudrücken, dass mich alle falsch verstehen.

Es ist komplett egal was die App kann und was nicht. Es geht nur um die 3 Szenarien. Ich will Mails an kontakt@domain.de empfangen können und einfach beantworten können. Z.B. wenn jemand rechtliche Angelegenheiten klären will. Und dann eben noch die ganzen Usermails wie Registrierung, Passwort zurücksetzen, ... und eben Newsletter, wenn die App z.B. neue Features hat. Meine Frage ist nun, ob ich dann einfach Services wie Rapidmail oder SendGrid nehme und damit alle 3 Szenarien abdecken kann oder ob das nur für reine Newslettersachen gedacht ist und die Kontakt@domain.de Mail muss man dann z.B. woanders hosten, da Rapidmail und SendGrid nur für das Senden gedacht sind. Eigentlich hätte ich alles lieber bei einem Anbieter, ohne irgendwelche Experimente. Wie würdet ihr das lösen? Zwei DNS Einträge für zwei verschiedene Mail Server sollte ja auch nicht gehen?

 

[tollertyp]

Lies halt was Wikipedia zu SendGrid sagt: https://en.wikipedia.org/wiki/SendGrid

Du stellst immer noch extrem theoretische Fragen und erwartest konkrete Antworten.

 

[looperna]

Ich will einfach nur wissen, wie ihr das machen würdet. Ihr müsst Systemails wie Passwort zurücksenden versenden, dann Newsletter ab und an und ihr müsst über eure Impressum Mail erreichbar sein. Eigener Mail Server eher doof, weil wegen der Inbox Rate. Daher nimmt man ja eigentlich irgendwelche Dienstleister. Gerade als kleines Unternehmen, was sich nicht immer um den Mail Server kümmern wil.

 

[tollertyp]

Dann holt euch ein Beratungsunternehmen.

Meine Glaskugel sagte nicht, dass ihr ein kleines Unternehmen seid. Sorry, die scheint kaputt zu sein.
Du redest von Systemmails. Die werden - oh Wunder - vom konkreten System verschickt. Was ihr habt, keine Ahnung, Wie gesagt, die Glaskugel ist einfach defekt. Für das Absenden solcher Mails braucht es keine Rocket Science, nur einen Mail Server. Und je nach Mailserver können halt auch passende Absenderadressen dann angegeben werden.

Und wie ihr mit eurer Inbox umgehen wollt, sorry, ich kenne euren Workflow nicht, weiß nicht wieviele Mitarbeiter, und und und... Jeder hat ein anderes Bild deiner Anforderungen im Kopf... ich kann nur wiederholen: Du stellst abstrakte Fragen und erwartest eine konkrete Antwort, das funktioniert einfach nicht.

Und am Ende auch noch die Frage bzgl. DSGVO... gerade wenn Kundendaten in externer Hand liegen sollten.

 

[looperna]

Meine Glaskugel sagte nicht, dass ihr ein kleines Unternehmen seid. Sorry, die scheint kaputt zu sein.

Wtf, warum so frech? Habe doch nur gesagt, dass ein eigener Mail Server nicht infrage kommt. Hier sind echt immer richtig komische Leute unterwegs. Edit: Ok, bist allgemein einfach oft ziemlich unsympatisch. Das beruhigt mich dann. Aber dennoch ziemlich nervig. Ein anderer Ton wäre viel angebrachter.

Man bereut es wirklich immer wieder hier Fragen zu stellen. Dauernd wird man nur dumm angemacht. Es geht mir doch einfach nur darum, wie ihr vorgehen würdet. Es ist scheiß egal, wie viele Mitarbeiter. Man muss es nicht unnötig kompliziert machen. Thunderbird Zugang, Systemails und Newsletter. Setzt ihr da komplett auf Services wie SendGrid und Rapidmail oder wie handhabt ihr das? Das war die Frage, mehr nicht... oh man. Es ist komplett egal was die App macht und was nicht und wie viele Mitarbeiter wir sind.

 

[CitroenDsVier]

Ich will einfach nur wissen, wie ihr das machen würdet. [...]

Das habe ich dann falsch verstanden. Ich würde dir da gerne weiter helfen, aber damit habe ich leider keine konkrete Erfahrung. Ich habe bisher nur Anwendungen um existierende Mailserver drum herum gebaut, aber keinen Mailserver selbst eingerichtet / angemietet.

Schade, dass du dieses Forum so wahrnimmst / erfahren hast!

 

[looperna]

Also kann mir niemand helfen? Ich wollte doch nur wissen, wie ihr vorgehen würdet, wenn ihr eine App habt, wo man Newsletter an die Nutzer sendet, Registrierungsmails und eben seine Impressum Mail verwalten will. Dazu muss man nicht wissen, um was für eine App es sich handelt. Newsletter gibt es bei allen Anbietern, Impressum Mail auch und Registrierungsmails auch.

Mietet ihr dann einfach viele Postfächer bei z.B. Strato und regelt alles via SMTP? Also Newsletter HTML Files programmiert ihr dann selber jedes mal und versendet die dann über den Server via SMTP? Und Systemmails dann halt auch via SMTP mit entsprechenden HTML Files? Und Impressum Mail kann man dann ja einfach via IMAP mit Thunderbird verbinden.

Aber ich möchte es halt professionell haben. Und da muss man eben auch auf die Inbox Rate achten. Daher wollte ich eben zu Anbietern wie SendGrid oder RapidMail greifen. Aber irgendwie werben die eher nur so für Newsletter. Aber ich brauche doch auch noch Systemmails und mein Zugang zu meiner Impressum Mail. Und da steht dann auch nie wie viele Mail Konten man erstellen darf. Das ist alles so komisch.

Bei Namecheap z.B. steht alles ganz transparent dort: https://www.namecheap.com/hosting/email/ Aber bei SendGrid steht nur, dass man x Mails senden kann. Aber kann man dann dort auch unendlich Postfächer erstellen? Das verwirrt mich extrem. Und wenn ich ein Ticketsystem habe, muss das ja auch mit der Mail verbunden sein. Verbindet man die Support Mail dann auch einfach nur via IMAP mit dem Ticketsystem?

Und Postfächer bei IONOS oder Strato sind ja immer mit x GB limitiert. Also wenn ich da nun immer viele Systemails versende und Support Anfragen bekomme, ist das ja schnell voll. Klingt für mich nach keiner professionellen Lösung.

Wie gesagt, würde nur gerne eure Gedanken dazu hören. Vielleicht hat ja jemand auch ein eigenes Produkt oder hat an einem Produkt gearbeitet, wo es eben auch Newsletter, Systemmails, Newsletter Mail und Ticketsystem gibt. Vielen Dank!

 

[CyborgBeta]

Aber ich möchte es halt professionell haben.

Ich werfe mal folgenden Hinweis in den Raum: https://docker-mailserver.github.io/docker-mailserver/latest/

Die Konfiguration ist allerdings nicht trivial, wenn man noch keinerlei Erfahrung hat, und wird mehrere Tage beanspruchen, um nur die Docs zu lesen.

Ansonsten eben einen Drittdienst bezahlen.

Das Ticketsystem ist allerdings eine andere Baustelle und hat mit dem Mail-Stack nix zu tun ...

 

[looperna]

Ja, ein eigener Mail Server kommt für mich nicht infrage.

Ansonsten eben einen Drittdienst bezahlen.

Aber was für ein Drittdienst? Also hast du bereits Erfahrung mit einem der alles abdecken kann? RapdiMail bietet z.B. nur an Mails zu senden, wie die mir eben mitteilten. Also muss ich dann ja Mail Accounts bei Ionos z.B. haben und wenn ich dann Systemmails und Newsletter mit hoher Zustellrate senden will, nutze ich RapidMail. Und für Impressummail und Support Mail die ich via IMAP ans Ticketsystem verbinde, nehme ich dann Ionos. Es wäre also nett, wenn du konkreter werden könntest, falls du Erfahrung hast. Denn ein Anbieter wird vielleicht nicht reichen?

Ja, doch. Das Ticketsystem verbindet ja via IMAP zu den Mail Accounts. Also muss ich ja zwingend IMAP Zugang haben, was bei RapidMail ja z.B. nicht der Fall wäre. Das dann schon wichtig zu berücksichtigen.

 

[CyborgBeta]

Dein Vorhaben wird wahrscheinlich nicht umsetzbar sein.

Und ich helfe nur natürlichen Personen, nicht juristischen. Also, ich bin wieder raus aus dem Thema.

 

[jb_alvarado]

Das ist ein bisschen Geschmackssache, was du machen möchtest. Wenn du z.B. bei Strato eine Basic Mailbox nimmst, hast du eine Wunsch(DE)domain mit 25 Postfächern. Die Fächer kannst du dir dann einrichten und benennen wie du möchtest. Ähnliche Angebote haben viele Anbieter: Mailbox.org; Hetzner; DomainFactory, etc.
Wenn du Newsletter versenden möchtest und das System selber hosten willst kannst du PHPList installieren. Wenn du es etwas komfortabler haben möchtest nimmst du halt MailChimp.

 

[redjack1000]

Ich will einfach nur wissen, wie ihr das machen würdet.

Einen eigenen Mailserver einsetzen.

Ja, ein eigener Mail Server kommt für mich nicht infrage.

Hmmm dann gehen mir die Ideen aus.

Cu
redjack

 

[BeBur]

Also kann mir niemand helfen? Ich wollte doch nur wissen, wie ihr vorgehen würdet, wenn ihr eine App habt, wo man Newsletter an die Nutzer sendet, Registrierungsmails und eben seine Impressum Mail verwalten will.

Newsletter über einschlägige Anbieter, das ist absolut alternativlos aus verschiedenen Gründen. Impressummail und Registrierungs-Email über angemietete Postfächer.
Leuchtet mir nicht ein, das irgendwie anders zu machen nur um 50 Euro / Monat zu sparen als Unternehmen.

Ein Anbieter der "alles was du brauchst, genau so wie du es brauchst" macht kannst du vergessen. Miete ne Platform für Ticketsystem dazu. Akzeptiere, dass RapidMail gut ist für Newsletter und nicht geeignet dafür, tief ans Ticketsystem angebunden zu werden. Die Friktion ist deutlich geringer und ganz woanders als du vorab denkst. Versuch nicht, hypothetische Probleme zu lösen. Schau dir mal an, wie das die großen Player machen "Auf diese E-Mail können Sie nicht antworten, wenn Sie fragen haben, dann...".

Über einen "TechStack" für E-Mail und Ticketsystem denkst du nach, wenn dein Business entweder darin besteht, Ticketsysteme oder E-Mail Postfächer zu vermieten oder wenn ihr so weit skaliert habt, dass die regelmäßigen Kosten so groß sind und die realen(!) Anforderungen so groß sind, dass da besser zwei Leute Vollzeit dran arbeiten. Ansonsten willst du die Themen doch möglichst schnell abfrühstücken und dich dem eigentlichen Kernbereich widmen.

 

[jb_alvarado]

Newsletter über einschlägige Anbieter, das ist absolut alternativlos aus verschiedenen Gründen.

Rein interessehalber: Was wären die Gründe?

 

[BeBur]

@jb_alvarado Viele markieren Newsletter als Spam, daher landest du sehr schnell auf einschlägigen Listen, wenn du selber E-Mails verschickst. Zumal du ja prinzipbedingt sehr viele auf einmal verschickst, was auch wie Spam wirken kann. Deine E-Mails landen dann vielleicht bei allen gmail Accounts direkt im Spam-Ordner, werden bei gmx gar nicht mehr zugestellt o.ä.. Die großen Newsletter Anbieter hingegen haben eigene Abmachungen, kümmern sich um die Qualitätssicherung und dafür landen deren Server nicht auf Spamlisten. Und sie kümmern sich natürlich darum, da ggf. wieder runter zu kommen. Als kleines Unternehmen von solchen Listen wieder runter zu kommen kann sehr schwierig sein.
So jedenfalls mein Wissensstand und Erinnerung von vor ein paar Jahren als ich mich damit beschäftigt habe.

 

[jb_alvarado]

Danke @BeBur für die Erklärung! Macht Sinn was du sagst. Aktuell haben wir auf meiner Arbeit noch einen eigenen Mailserver und verschicken darüber auch Newsletter, allerdings nur ca. 2400 Stück pro Woche.

Man muss da wirklich hinter her sein, vor kurzem wurden wir auch von einem Anbieter geblockt, nach Kontaktaufnahme kam heraus, dass sie drei Kriterien haben womit sie Spam-Newsletter klassifizieren:

1. Links in Mails deren Domain von der Versandadresse abweicht
2. Unnötig "quoted-printable" Subject
3. Wenn deren Kunden den Newsletter als Spam markieren (anscheint ist es manchem zuviel Abbestellen zu klicken)

Wir konnten die Probleme lösen und können wieder zu allen Abonnenten schicken, aber wenn man was neu einrichtet macht ein Anbieter schon mehr Sinn.