Teilen einer Excel Datei *ohne* gleichzeitigen Zugriff - Office 365 Best Practice gesucht

[Franky29]

Hallo,
ich möchte eine Excel Datei in OneDrive teilen und dabei immer eine lokale Sicherheitskopie vorhalten. Meine lokale Kopie soll sich also immer automatische synchronisieren und ich möchte "notfalls" auch auf der lokalen Datei arbeiten können.
Gleichzeitig soll automatisch verhindert werden, dass mehr als 1 Mensch an der "online Version" arbeitet. Also im Prinzip alles so wie "früher": Wird die Online-Version gerade bearbeitet, bekommt Person 2 einen Warnhinweis, dass die Datei durch Person 1 aktuell bearbeitet wird. Hat Person 1 die Arbeit beendet, kann Person 2 (die natürlich editier-Rechte auf der Datei hat) direkt wieder editieren. Optimal wäre, wenn sie automatische einen Hinweis bekommt, dass Person 1 nun seine Arbeit beendet hat. Ist das irgendwie darstellbar?
Viele Grüße
Frank

 

[stage]

Wüsste nicht wie das mit dem O365 Konzept funktionieren soll. Genau das gemeinsame Bearbeiten ist ja gerade die Stärke.

Vielleicht erklärst du mal warum du es unbedingt so Umständlich wie "früher" haben willst.

 

[Scirca]

Also deaktivieren kannst das Multi User Edit in O365 nicht.
Du kannst aber so eine Alternativ Lösung machen, nämlich max Bearbeiter auf 1 setzen. Kommt auf selbe Ergebnis.

Bzgl. deinem Synch Vorschlag, sobald du die Datei kopierst und dann an der Kopie Änderungen vornimmst, haste diese typische Merch Problem. Also schonmal ne ganz schlecht Idee.
Da Office nach meinem Wissen keine Push und Zusammenführungsoptionen hat.

Mit Power Automate kannst du wohl einen CopyJob erzeugen, aber wie gesagt. Das kopiert dann deine Datei A nach Punkt B. Wenn du dann bei B Änderungen vornimmst sie diese beim nächsten mal weg. Mein Vorschlag ist es das ihr das einfach bei der Datei gehandhabt bekommt diese ordentlich zu bearbeiten.

ps: Hab mich glaub etwas vertan, falls du nur die Datei in deinem lokalen Onedrive aus raussichern willst. Für den Fall das du kein Netzwerk mal hast. Kannst du normal einfach einen Robocopy Job in der Aufgabenverwaltung anlegen der die Datei dann wegsichert. Das kann bisschen tricky sein den lokalen Onedrive Ordner zu finden. Den Onedrive für den Synch benutzt.

 

[tRITON]

Datei in Sharepoint Online speichern und dann auf die gewünschte Revision zurück gehen.

 

[Franky29]

Wüsste nicht wie das mit dem O365 Konzept funktionieren soll. Genau das gemeinsame Bearbeiten ist ja gerade die Stärke.

Vielleicht erklärst du mal warum du es unbedingt so Umständlich wie "früher" haben willst.

Der Grund ist einfach, dass wir keinerlei Notwendigkeit für eine gemeinsame Bearbeitung haben. Es sind 2 Menschen, die eine Datei abwechselnd bearbeiten möchten. Es geht dabei in erster Linie um die "Stabilität" der Datei.

Weil wir keine Möglichkeit dazu gefunden haben, haben wir ausprobiert, ob wir mit diesem "Feature" leben können. Wir haben gemeinsam an einer Testdatei gearbeitet und es wurden unsere Befürchtungen bestätigt: Oft sah man die Änderungen von Person 2 erst nach einigen Minuten, eigene Änderungen wurden ohne Fehlermeldung überschrieben usw. . Die MS-Hilfe hat genau diese Punkte bestätigt mit vagen Aussagen dass das Update dauern kann .... . Manchmal sind dann nur die letzten Änderungen da und der Rest ist einfach futsch.

Jedenfalls ist genau das befürchtete Chaos entstanden und auch in der MS Hilfe fand sich keine "best practice" für eine wirklich absolut zuverlässige Online-Zusammenarbeit. Im Gegenteil, alle "Fragilitäten" wurden bestätigt. Also haben wir unser Konzept noch einmal hinterfragt und beschlossen, auf das gemeinsame bearbeiten einer Datei zu verzichten.

Nun ist es äußert zeitaufwändig und unzuverlässig, wenn man sich gegenseitig per Teams mitteilen muss, wer gerade an der Datei arbeitet. Deshalb würde ich mir einen Weg wünschen, dass die Datei einfach "wie früher" gesperrt wird.

Viele Grüße
Frank

 

[cartridge_case]

Dann wohl einfach ohne OneDrive. Einfach auf ein Laufwerk packen.

 

[stage]

Oft sah man die Änderungen von Person 2 erst nach einigen Minuten

Ok da hab ich gänzlich andere Erfahrungen in unseren Unternehmen. Vielleicht liegt es auch an der dahinter liegenden Lizenz. Wir haben eine O365 Enterprise Lizensierung. Bei nem privaten Onedrive hab ichs noch nicht getestet.

Jedenfalls sehe ich jede Änderung innerhalb von Sekunden. Sobald jemand eine Zelle anfängt zu bearbeiten seh ich diese "...", das dort Mitarbeiter AB drin schreibt. Arbeite regelmässig mit 8 Leuten parallel in einer Excel über diesen Weg, daher auch meine verwunderte Frage weiter oben.

PS: wir arbeiten grundsätzlich immer nur mit der Online Version. OneDrive synced die zwar local auf c: aber das Bearbeiten findet immer nur in der Online Version statt.

 

[Franky29]

Ok da hab ich gänzlich andere Erfahrungen in unseren Unternehmen. Vielleicht liegt es auch an der dahinter liegenden Lizenz. Wir haben eine O365 Enterprise Lizensierung. Bei nem privaten Onedrive hab ichs noch nicht getestet.

Zunächst einmal: Vielen Dank für deine Ausführungen! Ich spreche hier ebenfalls von einer Firmen-Version, kein privates Onedrive. Allerdings haben wir gerade nur 3 O365 Lizenzen im Einsatz und wollen uns langsam an eine effiziente Nutzung herantasten. Am Ende soll es von 10 Leuten benutzt werden.
Wir werden sicherlich auch in Kürze die Fälle einer gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten haben. Deshalb ist für mich auch jeder Hinweis wertvoll, wie man das effizient macht. Um diese zukünftige Nutzung vorzubereiten, hatten wir die Experimente gemacht. Hier war die Enttäuschung groß, dass es zu solchen Aktualisierung-Verzögerungen kam. Ich dachte zunächst auch einen Bug - fand aber dann in den MS-Hilfetexten genau die Bestätigung dass es sich wohl um ein "normales Verhalten" handelt. Das hat bei Google Docs besser geklappt.
Bei gemeinsamer Arbeit an einer Datei müssen wir also die Regel aufstellen: Änderungen nur an der Online-Version? Hat man mal kein Internet, sollte man sicherheitshalber gar nicht mit der Datei arbeiten? Findet das "syncen" nach lokal (also hat jeder dann eine lokale Sicherheitskopie) automatisch statt oder muss man da eine Einstellung in Onedrive machen?

Ergänzung (29. November 2023)

Dann wohl einfach ohne OneDrive. Einfach auf ein Laufwerk packen.

Für diese eine Datei, die nicht gemeinsam bearbeitet werden muss, wäre das wohl die richtige Lösung. Ist es denn im Rahmen von Onedrive möglich, dort ein "Laufwerk" zu erstellen, was sich entsprechend verhält? Ich möchte natürlich alle Dateien auch für die Zukunft nur an einer Cloud-Stelle haben um dort auch entsprechende Rechte vergeben zu können.

 

[Franky29]

Du kannst aber so eine Alternativ Lösung machen, nämlich max Bearbeiter auf 1 setzen. Kommt auf selbe Ergebnis.

Danke für den Tipp - das probieren wir aus!

Datei in Sharepoint Online speichern und dann auf die gewünschte Revision zurück gehen.

Vielen Dank - mit Sharepoint haben wir uns bislang noch nicht beschäftigt, aber das ist dann wohl auch mal angesagt....

 

[Akahra_23]

Du kannst aber so eine Alternativ Lösung machen, nämlich max Bearbeiter auf 1 setzen. Kommt auf selbe Ergebnis.

Hallo, ich arbeite mit Franky29 an den besagten Dokumenten. Wie schränke ich denn die maximalen Bearbeiter ein? in Exel/Exel Hilfe finde ich dazu nichts. Im Netz ebenso, bzw. nur das Gegenteil: wie gebe ich frei und teile eine Arbeitsmappe.