Tool für Dokumentenablage

[JetGum]

Hallo zusammen,

nach dem Kauf eines ADF-Scanners möchte ich nun mit der digitalen Ablage der Briefe, Dokumente und sonstigen Belege im privaten Umfeld beginnen und diese eben möglichst sinnvoll ablegen.

Nun überlege ich gerade eine sinnige Ordner-Struktur inkl. Konvention für die abgelegten Dateien (z.B. <YYYYMMDD><Firma><Thema>).
Soweit so gut. Allerdings kam mir in den Sinn, ob es hier nicht ggf. auch eine Tool-Unterstützung gibt?

Ich könnte mir vorstellen, dass dieses Tool ggf. zu jedem Dokument noch einige zusätzliche Meta-Informationen ablegen könnte, wie zum Beispiel Datum, Firma, Thema... oder einige Dokumente eben bestimmte "Tags" erhalten können (z.B. um diese als relevant für die jeweilige Steuererklärung zu "markieren"). Klar, vieles geht auch alles über die entsprechende Benennung der Dateien (s.o.), dennoch wollte ich Euch einfach einmal fragen welche Tools ihr in diesem Zusammenhang ggf. nutzt? Gibt vielleicht noch weitere sinnvolle Möglichkeiten, welche ich aktuell noch gar nicht im Sinn habe

Bin für jeden Hinweis dankbar und freue mich auf Euren Input :-)

Viele Grüße & Danke!
Jens

 

[cgs]

Ja sowas gibts. Angefangen bei NextCloud und Co. bis zu Professionellen Lösungen.

 

[Zer0DEV]

Alfresco Community Edition > https://www.alfresco.com/de/ecm-software/alfresco-community-editions

Ist möglicherweise aber dann doch etwas übertrieben wenn es nur um die eigenen Dokumente, und nicht um die von mehreren Personen, geht.

 

[cgs]

Hier ist noch eins:
https://www.mayan-edms.com/

 

[dr_lupus_]

Deine Dateistruktur ist schon gut, überlege Dir aber genau, ob du wirklich die Chronologie als erstes Kriterium verwenden willst. Gehe mal logisch ran, und überlege, womit du eine Suche beginnst. In der Regel doch mit einem Oberbegriff, also Firma und danach Jahr. Aber das musst du für dich selbst entscheiden. Eine Profilösung kommt für den Privatgebrauch eher nicht in Frage, denn da musst du zu viele Kriteriene entscheiden, da war mir immer der Mehraufwand zu groß, auch bei solch einfachen Systemen wie dem von Leitz-Ordnern.
Ich habe meine Fotos (ca. 50 000) völlig ohne Chronologie sortiert ... Motiv steht immer im Vordergrund.
so finde ich immer direkt, was ich suche.

 

[UhrenPeter]

So etwas sollte doch in der Software vorhanden sein?

Ich kann beispielsweise wählen, dass immer ein bestimmter Bereich in Word oder Powerpoint oder bestimmte Zellen in Excel etc. als Dokumentenname verwendet werden.

Ich sortiere grundsätzlich alles mit "YYYYMMDD" + "Dokumentenname". Zu welchem Unternehmen die Dokumente gehören, lege ich in manuell angelegte Ordner ab. Aber auch das kann man anhand des Unternehmens in vordefinierte Ordner automatisch ablegen lassen.

Das ist für mich seit Jahren die beste Benennung, da ich bei der Steuererklärung direkt sehe, welche Dokumente wichtig ist. Bei der Versicherung kann ich sehen, wie aktuell diese sind oder wann die letzte Änderung vorgenommen wurde. Kontoauszüge ebenfalls, damit ich diese den Steuererklärungen, Versicherungen, etc. zuordnen kann.

Ausnahmen habe ich nur bei Zeugnissen, Urkunden, Abschlüssen, etc.
Da ist mir die Jahrgangsstufe oder das Thema wichtiger als das Datum.
Diese habe ich alle manuell benannt und manuell abgelegt.

Dank OCR kann man sowieso irgend einen Suchbegriff eingeben und Windows sucht diesen in allen Dokumenten heraus.

Fotos habe ich immer mit Stichpunkten abgelegt, z.B. "Italien Strand Sandburg Regen".
Eine Übersicht aller Stichpunkte bieten einige Apps bereits an, sodass man auch diese durchsehen kann.

 

[cgs]

Chronoloogie ist schon wichtig, damit ich weis wann ich was löschen kann. Bei Bildern ist das anders als bei Dokumenten. mMn.

 

[UhrenPeter]

Ich lösche nichts, was ich archiviere.
Viele Jahre habe ich 2x 400 GB HDDs genutzt und als diese voll wurden, wechselte ich zu 2x 2 TB SSD.
Die Zweite ist immer nur eine Kopie der Ersten, falls diese kaputt gehen sollte.
Diese werden mir voraussichtlich noch 15-20 Jahre reichen.

Da ich kein Unternehmen habe und nur private Dinge speichere, gibt es keine großen und extrem vielen Dateien. Deshalb erlaube ich mir schon immer die optimale Qualität beim Scannen zu nutzen, weil der Speicher einfach mehr als ausreichend ist und jedes Jahr immer günstiger.

 

[cumulonimbus8]

Diese werden mir voraussichtlich noch 15-20 Jahre reichen.

Werden sie auch 15-20 Jahre halten..?!

Überugens - mir wären selbst 2 Platten viel zu wenige. Und die »mehr« gehören nach außer Haus verteilt wenn man wirklich Daten sichern will.

Und noch eins… Meachnsiche Platten sind recht haltbar. Als gelegentlich [also nicht mitlaufender Dauerbetrieb] eingesetzte LW komme mir 2x 4TB günstiger als diese SSDs. Denn deren Vorteile (leise lasse ich nicht gelten!) können sie beim Einsatzzweck nie ausspielen. So viele Daten sind das wöchentlich nicht, dass das Tempo wirklich etwas raushauit.
Ob meine Platten (je nach dem wie oft angehängt) längee oder kürzer laufen - das Backup stört das restliche Tun nicht wirklich und es kann halt auch länger brauchen. (Müsst morgen mal 2 vorkramen…)

CN8

Nachtrag: solche Platten gehören auf keien Fall dauernd zugrfefbar fürs System angeschlossen!!! Ein Missgriff, ein Kryptotrojaner und Hurra. Ich Dämel weiß wovon ich rede.

 

[UhrenPeter]

@cumulonimbus8
Nunja, das sind alles Grundsätze von denen du redest und diese sollten selbstverständlich sein.
Ob die SSDs 15-20 Jahre halten, kann niemand wissen. Deshalb sind es zwei. Wenn eine kaputt geht, würde ich die Übrige direkt auf zwei neu gekaufte SSDs kopieren.

Die Wahl zu SSDs war für mich ganz simpel:
Wenn ich eine HDD öfters transportiere (Erschütterungen, Temperaturbedingungen, etc.) oder fallen lasse, geht die eher kaputt als eine SSD, unter anderem weil eine HDD ist viel größer und schwerer ist (kinetische Energie).
Nebenbei merkt man schon sehr deutlich, dass eine SSD tausende von Dateien viel schneller anzeigt oder per Suche findet.

Meine alte HDD musste fast eine ganze Minute lang laden und rattern, bis ich damit arbeiten konnte und bei einer Suche nach Begriffen in Dateien in Ordnern dank OCR, konnte ich locker Kaffee machen um anschließend festzustellen, dass ich nach einem anderen Begriff suchen muss.

Eine HDD gehört für mich begraben. Diese alte Technik ist höchstens noch zum Archivieren extrem großer Datenmengen geeignet, die man hoffentlich nie oder selten benötigt.

 

[Scientist]

Keine Ahnung wie es aktuell aussieht. Vor einigen Jahren ging von WD eine damals schon veraltete Empfehlung rum. SSD sollten nicht bei zu hohen Temperaturen gelagert werden. Dort hieß es, mehr oder weniger, Enterprise-SSDs koennen nach 3 Monaten bei 40 °C einen Datenverlust erleiden.
Im Betrieb sieht das hingegen wieder anders aus.

Das nur als Hinweis. vielleicht eher Mischen? Eine HDD, eine SSD und beide regelmäßig anwerfen.

 

[Coldframe]

Habe mich auch eine Zeitlang damit beschäftigt.
Mein Setup & Workflow (vereinfacht) ist jetzt:

• Brother ADS-1700w
• Synology DS 918+
• OCRmyPDF (Docker) & synOCR (Frontend)

Der Brother hat verschiedene Scanprofile und scannt z. B. beidseitig/sw/300dpi und schickt das PDF-File per WLAN in ein Verarbeitungsverzeichnis (Input) auf meiner Synology. Mit synOCR kann ich Tags festlegen, und auch "Tags->Ordner".
Manuell oder als Cronjob arbeitet synOCR den/die Inputordner durch und sucht per OCR die PDF nach Tags, benahmt diese um, und verschiebt die in einen Sammelordner, oder in einen Tag-Ordner. Die Synology übernimmt dann die Fileindexierung und ich kann alle Dokumente vollumfänglich durchsuchen.
Als Ergebnis hab ich dann z. B. alle Dokumente die auf der ersten Seite das Wort "Rechnung" enthalten im Ordner "Rechnungen" nach Rechnungsdatum+Tag+Tag+Tag+... abgelegt. synOCR hat eine verdammt gute Erkennungsquote für das richtige Datum im gescannten File (sogar bei Kassenbons).