Verläufe in Emails - ich bekomme sie einfach nicht ordentlich organisiert...

[wasd123]

Moin!

Ich habe da ein Problem was die Organisation meiner Mails (speziell für die Arbeit) angeht und würde gerne eure Erfahrungen dazu, sowie Softwarelösungen haben wollen.

Für jeden Kunden habe ich eigene Postfächer (als Unterordner im Fach "Kunden"). Ebenso für alle meine Kollegen (im Unterordner im Fach "intern"), sowie alle Subunternehmen, mit denen wir auf Grund von Kundenaufträgen zusammenarbeiten müssen.

Wenn ich mit einem Kunden kommuniziere und später dann zB jemand aus dem CC oder wie auch immer noch andere Leute (Kollegen oder andere Firmen) in die Diskussion einsteigen, habe ich in meinem Postfach nur eine Mail dazu, wo der gesamte Verlauf hinten dran gehängt wurde.

Jetzt fängt es schon an: Wem ordne ich nun diese EINE Email zu?
Auch die Suche nach Inhalten aus irgendwelchen Verläufen gestaltet sich mehr als schwierig.

Am liebsten wäre es mir, wenn ich statt Verläufe einzelne Emails erhalte. Optimal wäre es natürlich, wenn ich dennoch irgendwie miteinander verlinkt wären, damit man dennoch später sehen kann: "aha, auf diese Mail hat Person XY nun so und so geantwortet"

Als Alternative hierzu wäre es vielleicht auch in Ordnung, wenn ich sowohl die Mails wie bisher bekomme, welche ich dann einfach alle im gleichen Postfach als "Verlaufsarchiv" sammeln kann, aber gleichzeitig nochmal jede Mail einzeln der richtigen Person in sein Postfach legen kann.

Ist sowas möglich?

 

[morphispiz]

Wenn du Outlook verwendest , solltest du unter Ansicht die Unterhaltungen deaktivieren können. Danach sollten die Mails eigentlich einzeln und nicht mehr zusammengefasst reinkommen.

 

[Ost-Ösi]

Ist es denn so wichtig, aufs erste, die Mails Personen zu zuordnen? Ich könnte mir vorstellen, dass das erste Ordnungskrizerium ein Projekt ist. Darunter könnte man dann je nach Bedarf nach Zeit oder Personen (und dann nach Zeit) ordnen. Über Software wird das kaum gehen, weil es nicht zu erwarten ist, dass jeder Adressat eine bestimmte Projektnummer wo angibt. Da wird nichts anderes übrig bleiben, als nach dem Lesen, die Mauls händisch einzu ordnen.

 

[Conqi]

Als Alternative hierzu wäre es vielleicht auch in Ordnung, wenn ich sowohl die Mails wie bisher bekomme, welche ich dann einfach alle im gleichen Postfach als "Verlaufsarchiv" sammeln kann, aber gleichzeitig nochmal jede Mail einzeln der richtigen Person in sein Postfach legen kann.

Du kannst in den Sortier-Regeln als Reaktion auf eine Mail auch festlegen, dass eine Kopie davon in einen bestimmten Ordner gepackt wird ohne das Original zu verschieben. Damit sollte das eigentlich umsetzbar sein.

 

[Yuuri]

Man könnte die Mails natürlich taggen, allerdings läuft das in Outlook nicht mit IMAP - da bräuchte es einen Exchange. Addons sind mir nicht bekannt.

edit: Gerade das gefunden.

Sonst nutz die Suchfunktion. Schneller, übersichtlicher und bedeutend weniger Wartungsaufwand.

 

[wasd123]

@Ost-Ösi
generell ist mein Ordner der Kunden ja das Projekt, aber - Beispiel:

Kollege schaltet sich mit ein, nimmt die Mail die er als CC erhalten hat und antwortet nun nur mir... da schreibt er mir dann Infos zu und dann kommt "ach ja, kümmere dich bitte auch noch im Kunde XY, hier die Kontaktdaten......"

Wo finde ich dann später die Kontaktdaten von Kunde XY? Genau, im Verlauf einer Email, welche einem völlig anderen Kunden zugeordnet ist

 

[gaym0r]

Ich hab alles in einem Ordner und sehe auch keinen Vorteil das auf verschiedene Unterordner zu verteilen - eigentlich nur Nachteile. Einzige Ausnahme: Automatisch generierte Mails aus z.B. einer Netzwerküberwachung.

Wie ich E-Mails finde und Übersicht schaffe?

• Outlook Suche
• Suchordner

 

[cumulonimbus8]

Ich hab alles in einem Ordner und sehe auch keinen Vorteil das auf verschiedene Unterordner zu verteilen

Komisch. und ich war ewig im Wahn, dass Ordner dazu dienen Ordnung zu halten.
(Oder anders ausgedrückt: hätte ich alle Korrsebondenz auf einem Haufen - Outlook… - würde ich total die Orientung verieren.)

Außerdem lese ich nicht welches Tool eingesetzt wird. Andererseits gibt IMAP schon mal Ordenrstrukturen überall vor. Warum ich aber nicht als Hauptordnungsstuktur reale Postfächer (=Mailadressen) nutze eröffnet sich mir nicht. Eine Mail jedenfalls die irgendwo begann liegt dort und nr dort. Wenn ich sie (IMAP…) in verschiedenen Mailkonten erhalte (weil sich derjenige mit einschaltete) sollte es überall die selbe Mail mit dem selben Verlauf.

Wo also drückt hier der Schuhschrank?

CN8

 

[Jesterfox]

Das Problem an "klassischen" Ordnern ist das es sich (zumindest auch für mich) schwierig gestaltet damit tatsächlich Ordnung zu halten... ich finde es besser tatsächlich alles auf einem haufen zu haben und dann verschiedene Sichten darauf anzuwenden. Früher hab ich dazu den M2 von Opera verwendet, aber der wird leider nicht mehr supported und hat so seine Macken... allerdings hab ich vor kurzem festgestellt das auch Outlook sogenannte "Suchordner" beherrscht. Damit erübrigt sich die frage wo man eine Mail einsortiert... denn wenn mehrere Suchen zutreffen dann sieht man sie halt in mehreren Suchordnern und das ohne das es tatsächlich (physische) Duplikate gibt.